Das Lieferantenlebenszyklus-Toolkit: Das richtige Qualitätswerkzeug für jede Phase

Das Instrumentarium eines Qualitätsteams im Umgang mit Lieferanten ist umfangreich. Lieferantenfragebögen, PPAP, Lieferantenbewertungssysteme, Wareneingangsprüfung, Audits, Korrekturmaßnahmen – die Liste ließe sich fortsetzen.

In meiner langjährigen Erfahrung als Qualitätsmanager sehe ich die Herausforderung darin, jeden einzelnen Faktor der richtigen Phase im Lieferantenprozess und dem richtigen Risikoniveau zuzuordnen.

In dieser Übersichtsreihe stellen wir Ihnen wichtige Instrumente für jede Phase des Lieferantenqualitätslebenszyklus vor, darunter Onboarding, Monitoring, Auditing und Verbesserung. In den folgenden Teilen gehen wir detaillierter auf die Instrumente der jeweiligen Phase und deren Anwendung ein.

Dabei werden wir uns ansehen, wie die Koordination jeder dieser Phasen dazu beiträgt, die Beziehung von der Überwachung der Lieferanten hin zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit bei der Problemlösung zu verändern.

Erfahren Sie, wie die AssurX Supplier Quality Management Software jede Phase des Lieferantenqualitätslebenszyklus miteinander verbindet.

Welche Phasen umfasst der Qualitätslebenszyklus eines Lieferanten?

Das Lieferantenqualitätsmanagement funktioniert am besten, wenn es als strukturierter Prozess umgesetzt wird. Jede Phase bereitet die nächste vor:

• Einarbeitung und Qualifizierung Es geht darum, eine Ausgangsbasis zu schaffen, damit nur qualifizierte Lieferanten Zugang zu Ihrem System erhalten.
• Leistungsüberwachung stellt sicher, dass Sie überwachen, ob die Lieferanten nach ihrer Aufnahme in das System die Erwartungen weiterhin erfüllen.
• Prüfung und Bewertung Hier überprüfen Sie, ob die Angaben des Lieferanten mit den tatsächlichen Gegebenheiten übereinstimmen.
• Abhilfe und Verbesserung ermöglicht es Ihnen, Probleme einzudämmen, die wahren Ursachen anzugehen und die Leistungsfähigkeit Ihrer Lieferanten zu steigern.
• Daten und Governance sind durchgehend unerlässlich für die zentrale Erfassung, Nachvollziehbarkeit von Aufzeichnungen und Entscheidungen, die auch einer Prüfung standhalten.

Jede dieser Phasen verfügt über eigene Instrumente zur Lieferantenqualitätssicherung mit spezifischen Anwendungsfällen, Stärken und Schwächen. Die gesammelten Daten ermöglichen Ihnen im Laufe der Zeit produktivere Gespräche mit Lieferanten, die sich auf Fakten statt auf gegenseitige Schuldzuweisungen konzentrieren.

Onboarding: Stellen Sie die Leistungsfähigkeit des Lieferanten sicher, bevor Sie ihn verpflichten.

Ein erfolgreiches Onboarding ist die Basis, und eine gelungene Umsetzung in dieser Phase erspart Ihnen später viel Ärger. Durch die Optimierung Ihres Auswahlprozesses stellen Sie sicher, dass Sie auf einen größeren Pool an qualifizierten Lieferanten zurückgreifen und somit den Bedarf an Kontrollmechanismen oder Anreizen reduzieren.

Drei Tools leisten hier die Hauptarbeit, jedes geeignet für ein anderes Lieferantenrisiko:

• Lieferantenfragebögen Wir bieten Ihnen eine schnelle, standardisierte Methode, um zahlreiche Lieferanten zu überprüfen und potenzielle Risiken vor Produktionsbeginn aufzudecken. Der Nachteil besteht darin, dass die Daten auf Selbstauskünften beruhen und daher allein keine tieferliegenden Risiken erkennen lassen.
• PPAP und APQP Die Fähigkeit, kritische Bauteile zu liefern, muss anhand dokumentierter Nachweise belegt werden. PPAP (Production Part Approval Process) bestätigt, dass ein Lieferant die Spezifikationen erfüllen kann, während APQP (Advanced Product Quality Planning) den übergeordneten Planungsrahmen darstellt. Beide Verfahren erfordern Aufwand und eine gewisse Reife des Lieferanten, weshalb Hersteller sie eher für kritische Komponenten als für junge oder kleine Zulieferer einsetzen.
• Qualitätsvereinbarungen Verantwortlichkeiten, Standards und Kontrolle ändern und Benachrichtigungsmechanismen. Die Einschränkung hierbei ist, dass deren Erstellung Zeit in Anspruch nimmt und kleinere Anbieter möglicherweise nicht über die nötige Infrastruktur verfügen, um einen solchen Mechanismus zu unterstützen.

Monitoring: von anfänglichem Vertrauen zu messbarer Leistung

Sobald ein Lieferant im System ist, ist die Überwachung entscheidend für anhaltendes Vertrauen und proaktive Risikominderung. Drei Instrumente sind hierbei besonders hilfreich für die laufende Leistungsüberwachung:

• KPIs Die Leistung von Lieferanten lässt sich anhand messbarer Kennzahlen wie Pünktlichkeit, Fehlerquote, Reaktionszeit, Beschwerdequote oder der Dauer bis zum Abschluss von Korrekturmaßnahmen transparent machen. So können Sie einem Lieferanten beispielsweise mitteilen, dass seine Pünktlichkeitsquote innerhalb von drei Quartalen von 98 % auf 90 % gesunken ist, anstatt lediglich von Lieferverzögerungen zu sprechen. Die Einschränkung besteht darin, dass Sie nur das messen, was Sie erfassen möchten, was zu einem verzerrten Bild der Realität führen kann.
• Lieferanten-Scorecards Fassen Sie diese KPIs übersichtlich in einer Ansicht zusammen, um Lieferanten miteinander, mit einem Zielwert oder einem Standard zu vergleichen. Dies ermöglicht datengestützte, fundiertere Gespräche mit Lieferanten und hilft diesen, ihre eigene Leistung zu bewerten und zu verbessern.
• Risikobasierte Wareneingangsprüfung Die Wareneingangskontrolle prüft die Ware bei Ankunft anhand eines Stichprobenplans, der sich an den Bereichen mit dem höchsten Risiko orientiert, anstatt jede Sendung einzeln zu prüfen. Ein effektives Wareneingangsprüfungsprogramm benötigt klare Prüfkriterien, Annahme-/Ablehnungsregeln und einen Eskalationsprozess für den Fall, dass Materialien die Prüfung nicht bestehen. Der Nachteil einer reinen Wareneingangskontrolle liegt in ihren hohen Kosten und der nicht immer effizienten Fehlererkennung. Daher empfiehlt sich ein risikobasierter Ansatz.

Beachten Sie, dass eine effektive Überwachung nur dann wirksam ist, wenn ihr Maßnahmen folgen. Das bedeutet, dass beim Überschreiten eines bestimmten Schwellenwerts ein Gespräch, eine Eskalation oder eine Anforderung von Korrekturmaßnahmen ausgelöst werden sollte.

Auditierung: Überprüfung, ob Lieferanten ihre Versprechen einhalten.

Lieferantenaudits gehen über die reine Überwachung hinaus, indem sie bestätigen, dass die Prozesse eines Lieferanten einer genauen Prüfung standhalten. Das geeignete Audit-Instrument hängt davon ab, wie breit oder gezielt die Fragestellung gefasst ist.

• Lieferantenaudits Die Bewertung eines Lieferanten anhand definierter Kriterien dient der Validierung der Compliance in zahlreichen Prozessen, beispielsweise der Bestätigung, dass eine vor sechs Monaten abgeschlossene Korrektur- und Vorbeugemaßnahme (CAPA) tatsächlich wirksam war. Ihre Stärke liegt in ihrem Umfang und der damit verbundenen regulatorischen Sicherheit, ihre Grenzen hingegen im Zeit- und Ressourcenaufwand, insbesondere bei Vor-Ort-Audits. Zudem sind sie nur dann effektiv, wenn die Auditkriterien gut durchdacht sind.
• Fokussierte Prozessüberprüfungen Sie konzentrieren sich auf einen risikoreichen oder qualitätskritischen Prozess und sind nützlich zur Identifizierung Ursachen und Engpässe. Sie bieten zwar einen detaillierten Einblick in einen Bereich, sind aber definitionsgemäß eng gefasst und können Probleme in anderen Bereichen übersehen.
• Risikobasierte Checklisten Nehmen Sie eine Standard-Checkliste und passen Sie sie an das individuelle Risikoprofil des Lieferanten an. Dies sorgt für Transparenz und Einheitlichkeit im Umgang mit Risiken, erfordert aber im Vorfeld eine sorgfältige Risikoanalyse.

Verbesserung: Hier stagnieren die meisten Lieferantenqualitätsprogramme

In dieser Phase habe ich Qualitätsteams die größten Schwierigkeiten haben sehen. Denn Lieferanten zu gewinnen ist einfach im Vergleich zum Aufbau der Fähigkeiten, die Probleme (und deren Wiederauftreten) langfristig verhindern.

Drei Werkzeuge sind für diese Phase des Lebenszyklus von zentraler Bedeutung:

• Eindämmung Die Eindämmung des Problems dient dem Schutz von Produktion und Kunden, während an einer dauerhaften Lösung gearbeitet wird. Zwar hilft sie, die Auswirkungen von Problemen durch Maßnahmen wie Quarantäne und Sortierung zu begrenzen, löst das Problem aber nicht von selbst.
• Ein SCAR (Lieferantenkorrekturmaßnahmenantrag) SCARs fordern Lieferanten auf, die Ursache eines Problems zu untersuchen und Maßnahmen zur Behebung und Verhinderung des erneuten Auftretens vorzuschlagen. Sie bieten einen strukturierten Prozess und Verantwortlichkeit, haben aber den Nachteil, dass sie reaktiv sind und erst nach dem Auftreten eines Problems greifen.
• Lieferantenentwicklung und kontinuierliche Verbesserung Die Lieferantenkompetenz kann durch Workshops, Schulungen und gemeinsame Projekte, wie beispielsweise ein gemeinsam mit dem Lieferanten durchgeführtes Kaizen-Event, gestärkt werden. Dieser proaktive Ansatz kann helfen dabei, die Beziehungen zu Lieferanten zu transformieren in wirklich partnerschaftliche Zusammenarbeit, aber das erfordert Zeit und Engagement von beiden Seiten.

Eine Matrix zur Auswahl von Werkzeugen zur Lieferantenqualität

Kein einzelnes Tool deckt den gesamten Lebenszyklus ab. Die praktische Frage ist daher, welches Tool wann eingesetzt werden sollte. Die folgende Matrix bietet einen schnellen Überblick darüber, welche Tools für verschiedene Szenarien und Lieferantenrisikostufen geeignet sind.

Der eigentliche Mehrwert entsteht durch die Vernetzung dieser verschiedenen Tools innerhalb des QMS in einer geschlossenen Plattform.

Ein global tätiger Pharma- und Chemiehersteller hat beispielsweise das Lieferantenfehlermanagement in sein Qualitätsmanagementsystem (QMS) integriert. Werden Rohstoff- oder Verpackungsfehler erfasst, werden die Lieferanten- oder Subunternehmerdaten automatisch aus dem ERP-System übernommen. Anschließend werden im System automatisch Folgeaufgaben basierend auf dem jeweiligen Fehlertyp generiert. Dies ermöglicht eine standardisierte Fehlerbehandlung und schafft eine zentrale Datenquelle für alle Lieferantenqualitätsdaten.

Die wichtigste Erkenntnis ist, dass es Herstellern hilft, wenn Probleme wie Mängel direkt auf die Lieferantenaufzeichnungen zurückgeführt werden können:

• Probleme mit der Sendungsverfolgung effektiver zur Schließung, um die Kosten mangelhafter Qualität (CoPQ) zu reduzieren.
• Sehen Sie das Gesamtbild im Hinblick auf Trends in der Lieferantenleistung und Verbesserungsmöglichkeiten.
• Gewährleisten Sie eine revisionssichere Rückverfolgbarkeit und konsequente Entscheidungsfindung.

Wo Lieferantenqualität zum Wettbewerbsvorteil wird

Kein einzelnes Lieferantenqualitätsmanagement-Tool ist allein ausreichend. Entscheidend ist, das jeweils am besten geeignete Tool für die Situation und den Lieferanten zu finden. Die Verknüpfung aller Tools in einem zentralen Qualitätsmanagementsystem (QMS) ermöglicht es, aus verstreuten Daten in E-Mails und Tabellenkalkulationen ein einheitliches Bild der Lieferantenleistung und -risiken zu gewinnen.

Unternehmen stellen außerdem fest, dass sich die Beziehung verändert, wenn Daten reibungslos von der Qualifizierung bis zur Verbesserung fließen. Lieferanten werden nicht länger als bloße Kontrollinstanz betrachtet, sondern zu echten Partnern im Prozess. Dieser Wandel wandelt die Lieferantenqualität von einer Kostenfrage der Compliance in einen Wettbewerbsvorteil.

Über den Autor

Stephanie Ojeda ist Vice President of Product Management für die Life-Sciences-Branche bei AssurX. Sie verfügt über mehr als 18 Jahre Erfahrung in leitenden Positionen im Bereich Qualitätssicherung in verschiedenen Branchen, darunter Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik, Lebensmittel und Getränke sowie Fertigung.