12 octobre 2022
Imaginez que vous effectuez une inspection avant expédition sur plusieurs palettes contenant des bidons de produits. À la suite de cette inspection, vous constatez des étiquettes froissées sur l'ensemble du lot. Bien que le défaut soit esthétique, il nécessite néanmoins une vérification de la qualité. la gestion des incidents pour corriger cela. Certaines étiquettes peuvent être illisibles et les lots risquent d'être renvoyés.
Après un examen plus approfondi, vous réalisez que le lot date de plusieurs semaines. Malheureusement, cela rend l'analyse des causes profondes difficile, voire impossible. Ce qui était autrefois un problème simple à corriger est devenu chronophage et coûteux.
La prévention de problèmes tels que ceux mentionnés ci-dessus dépend entièrement de votre processus de gestion des incidents de qualité.
Cet article explore cinq pistes pour améliorer l'analyse des causes profondes (ACP) et la gestion des incidents qualité, en reconnaissant leur lien essentiel. Nous examinons également comment un système de gestion de la qualité d'entreprise (SGQE) permet d'intégrer ces processus pour accélérer la résolution des problèmes.
1. Rapports ponctuels – à chaque fois
L'un des principaux obstacles à une analyse efficace des causes profondes et à une gestion de qualité des incidents est la rapidité des rapports. Plus le temps passe et plus les rapports d'incident restent incomplets, plus il devient difficile de mener une enquête efficace et efficiente.
Il est important de commencer une gestion de la qualité des incidents dès leur apparition. Heureusement, la technologie EQMS facilite grandement l'enregistrement des incidents et accélère leur enregistrement. La possibilité de saisir les incidents en temps réel depuis n'importe quel appareil connecté à Internet permet de les enregistrer immédiatement. En revanche, la probabilité de capturer des détails précis et importants concernant l'incident diminue lorsqu'il est documenté sur papier à la fin d'une journée de travail.
2. Normaliser la définition des incidents
Malheureusement, un problème courant de gestion des incidents qualité survient lorsqu'il n'existe pas de définition standard des types d'incidents au sein de l'entreprise. Dans l'exemple des bidons ci-dessus, les opérateurs pourraient ne pas signaler les étiquettes froissées comme un défaut ou une non-conformité.
Une stratégie pour éviter ce problème consiste à réaliser une analyse des modes de défaillance et de leurs effets (AMDEC). Une AMDEC consiste à parcourir toutes les étapes de votre processus afin d'identifier tous les points où des problèmes peuvent survenir. Cela vous permet d'analyser en détail les différents types d'incidents que vous souhaitez que vos employés signalent.
Une fois que vous avez réalisé une AMDEC, vous devez également boucler la boucle en formant votre équipe sur ce qui est considéré comme un incident. système automatisé de gestion de la qualité Vous permet de lier les mises à jour AMDEC aux nouvelles exigences de formation, garantissant ainsi que la production sache ce qu'elle doit signaler. Malheureusement, de nombreuses entreprises commettent l'erreur de classer l'AMDEC et de l'oublier.
La standardisation de la définition des incidents est essentielle pour le reporting SMQ. Par exemple, quelle doit être l'ampleur d'un pli pour être qualifié de défaut ? De plus, où se situe le premier point d'inspection ? Sans cohérence des définitions et des responsabilités, les opportunités d'analyser les données pour identifier les tendances susceptibles d'améliorer l'efficacité de la production sont perdues.
3. Établir une culture d’ouverture
Au-delà de l'harmonisation des définitions de la gestion des incidents qualité, il est essentiel de créer une culture où chacun n'hésite pas à signaler les incidents. Malheureusement, la crainte d'être tenu responsable d'une erreur est fréquente. Par conséquent, les fabricants doivent normaliser la saisie des incidents pour pallier cette hésitation.
La direction doit expliquer clairement pourquoi le signalement des problèmes améliore l'organisation. Une culture de collaboration où les incidents ne sont pas perçus négativement est essentielle à la transparence et à une meilleure visibilité. De plus, une gestion efficace des incidents qualité grâce à l'automatisation réduit le risque de problèmes futurs. Enfin, même si personne ne souhaite être tenu responsable de certains problèmes, un SMQ fournit un enregistrement clair des points de contrôle et des responsabilités. Cela élimine le jeu des reproches et permet à la direction qualité de se concentrer directement sur un point de défaillance évident.
En résumé, il est important de faire comprendre aux gens que détecter les problèmes en interne facilite leur résolution plutôt qu'après leur découverte par le client. Cette compréhension est essentielle pour être proactif, plutôt que réactif et passer son temps à éteindre des feux.
4. Capturez les détails importants pour la gestion des incidents de qualité
Recueillir suffisamment de détails pour mener une enquête approfondie est un autre domaine où les fabricants peinent à gérer les incidents qualité. Les détails essentiels à documenter sont les suivants :
- Lorsque vous: Heure et date de l'incident
- Quoi? : Quels produits ont été touchés par l'incident et dans quelles quantités
- Destination:Sur quelle ligne l'incident s'est produit et l'emplacement précis sur la ligne
- Qui sommes-nous:Qui a observé l'incident quand il s'est produit
Encore une fois, il s’agit d’un domaine dans lequel un SMQ automatisé facilite la capture de plus de détails, ce qui vous permet de :
- Normalisez les détails que vous souhaitez documenter
- Téléchargez des photos pour capturer rapidement une image détaillée de l'incident
- Lancer un Analyse de la cause originelle processus d'enquête et de mesures correctives directement à partir de l'incident
- Attribuez des éléments d'action, des parties responsables et des dates d'échéance pour vous assurer de suivre et de boucler la boucle sur le problème.
- Signalez rapidement le problème aux autorités réglementaires, le cas échéant.
5. Utilisez le bon outil pour l'analyse des causes profondes
Il existe plusieurs outils d'analyse des causes profondes permettant aux fabricants d'identifier précisément les causes d'un incident. Cependant, ces outils ne sont pas toujours utilisés efficacement pour la gestion des incidents qualité.
Certains des outils d’analyse des causes profondes les plus couramment utilisés incluent :
- 5 Pourquoi : Le 5 pourquoi est utile pour creuser dans les couches plus profondes d'un problème, en demandant pourquoi cinq fois ou plus de suite pour arriver à la cause profonde.
- Diagramme en arête de poisson: Un diagramme en arête de poisson peut aider à identifier les causes profondes possibles à étudier. Cela permet de prendre en compte les facteurs contributifs des 6M (man, machine, méthode, matériau, mesure, et Mother nature), que vous pouvez ensuite utiliser dans une analyse des 5 pourquoi.
- diagramme de Pareto: Basé sur Principe de ParetoLes diagrammes de Pareto peuvent vous aider à identifier et à hiérarchiser les problèmes les plus importants ou les contributeurs à un problème.
- FMEA:En évaluant votre processus et en identifiant les domaines dans lesquels les choses pourraient échouer, un FMEA peut fournir un point de départ utile pour enquêter sur les causes potentielles d’une défaillance de qualité.
- 8D: Les Méthode de résolution de problèmes 8D Il s'agit d'un processus détaillé et complet qui peut être utile pour résoudre des problèmes récurrents. Il est également utile pour enquêter sur des problèmes à haut risque susceptibles d'avoir de graves conséquences.
Exemple de diagramme de Pareto (également appelé analyse de Pareto ou diagramme de Pareto). Il s'agit d'un outil visuel permettant d'analyser des ensembles de données relatifs à un problème spécifique. Lorsque le principe de Pareto est appliqué (règle des 80/20), les 80 % des résultats mesurables les plus importants représentent les problèmes vitaux, en fonction de leur gravité et de leur impact sur l'entreprise. Ces problèmes sont les plus critiques à résoudre pour avoir l'impact le plus significatif sur l'assurance qualité.
Dans le cadre d'un SMQ, il est utile de disposer d'un système intégré qui vous guide à travers chaque outil. Cela vous permet de vous assurer de ne rien oublier et de relier l'enquête à des processus tels que les mesures correctives, le contrôle des modifications et la gestion de la formation.
Conclusion
Une analyse des causes profondes et une gestion des incidents efficaces sont essentielles pour améliorer la qualité des performances. La synchronisation de ces processus nécessite une standardisation de la définition d'un incident et de la manière dont les employés doivent l'enregistrer. Les organisations doivent également s'efforcer de créer une culture d'ouverture favorisant le signalement.
Les outils d'analyse des causes profondes et de gestion des incidents du SMQ sont essentiels pour résoudre les problèmes et éviter qu'ils ne se reproduisent. Les entreprises qui utilisent systématiquement ces outils sont bien mieux placées pour éviter les rappels et réduire les coûts liés à la qualité, tout en améliorant la sécurité des produits et la satisfaction client.
À propos de l’auteur
Stéphanie Ojeda Stéphanie est directrice de la gestion des produits pour le secteur des sciences de la vie chez AssurX. Elle possède plus de 15 ans d'expérience en assurance qualité dans divers secteurs, notamment l'industrie pharmaceutique, la biotechnologie, les dispositifs médicaux, l'agroalimentaire et la fabrication.
