Melhores práticas de gestão de treinamento para empresas emergentes de ciências biológicas

Não importa quão boas sejam suas políticas escritas, quão limpas sejam as instalações que você opera ou quão bem-sucedido seja no mercado, tudo pode fracassar sem um controle sólido sobre as necessidades de treinamento da sua organização e a capacidade de gerenciar um programa de treinamento de forma eficaz. Garantir que sua equipe esteja devidamente treinada para realizar seu trabalho é uma expectativa básica dos órgãos reguladores das indústrias de ciências biológicas. Para gerenciar essa atividade extremamente importante, sua organização deve:

• Identificar e manter adequadamente os requisitos de treinamento
• Gerenciar todas as atividades de treinamento associadas
• Identificar, fornecer e gerenciar materiais de treinamento e locais
• Ser capaz de relatar com sucesso o histórico de treinamento de um indivíduo
• Garantir que as necessidades de treinamento pendentes sejam concluídas em tempo hábil
• Garantir que o treinamento seja eficaz

Implementando um solução de melhores práticas para gestão de treinamento é essencial para ajudar uma empresa emergente de ciências da vida a garantir conformidade e qualidade. As agências reguladoras dos setores de ciências da vida exigem que sua empresa tenha controles adequados para garantir que seus funcionários, funcionários e não funcionários sejam devidamente treinados, que seus treinamentos sejam documentados e que as mudanças que exigem retreinamento sejam mantidas, comunicadas e implementadas adequadamente, resultando em treinamentos documentados e auditáveis.

Utilizando um Cartão sistema de gerenciamento de treinamento é preferível, mas, independentemente do sistema, há alguns pontos que devem ser compiladas para que se esteja pronto para implementar uma estrutura que ajude uma organização de treinamento ou equipe de recursos humanos a gerenciar o treinamento com sucesso. Outro objetivo importante aqui é a capacidade de criar um ambiente em que uma mudança em um requisito de treinamento resulte em um conjunto imediato e lógico de tarefas de treinamento a serem atribuídas aos trainees afetados. Isso é essencial para garantir a qualidade contínua no ambiente de treinamento da sua organização.

Então, como começar a criar esse ambiente? O primeiro passo é entender o cenário de treinamento da sua organização. Sua organização possui diversas pessoas, cada uma podendo desempenhar múltiplas funções (especialmente em startups) e, portanto, cada função tem suas próprias necessidades e requisitos de treinamento. Esse cenário também inclui muitos elementos de treinamento que precisam ser gerenciados. Isso inclui documentos e cursos que podem ser necessários. Você precisará reunir essas informações e organizá-las em uma estrutura que permita o gerenciamento mais fácil à medida que as mudanças ocorrem. Além disso, é fundamental que você tenha uma boa ideia de como as mudanças serão tratadas, pois elas inevitavelmente ocorrerão, e também identificar como essas mudanças serão comunicadas.

Depois de compreender bem o seu cenário atual, o próximo passo é seguir um processo de quatro etapas para identificar e estruturar os dados, de modo a estar pronto para gerenciar o treinamento da sua organização. Vamos analisar cada etapa:

1. Criação de Requisitos. O objetivo desta etapa é identificar e documentar todos os elementos de treinamento (documentos e cursos) necessários para atender a um requisito específico (por exemplo, Requisitos de Gerentes, Requisitos de Limpeza Estéril, Requisitos Gerais de Recursos Humanos, etc.).
2. Identificação de Funções. O objetivo desta etapa é identificar as funções/principais atividades presentes na sua organização (por exemplo, Gerente de Turno, Operador de Linha, Funcionário, etc.).
3. Associação entre Função e Requisito. O objetivo aqui é pegar os requisitos definidos e atribuí-los às Funções identificadas. Observe que algumas funções têm múltiplos requisitos a serem cumpridos. Por exemplo, o “Gerente de Turno” pode ter os requisitos “Limpeza Estéril” e “Gerente” atribuídos a ele.
4. Identificar a(s) função(ões) do(s) funcionário(s). O objetivo aqui é atribuir a(s) função(ões) identificada(s) aos indivíduos, mostrando quais funções eles desempenham na nossa empresa. (Por exemplo, John Smith atua nas funções de “Gerente de Turno” e “Funcionário”)

Após a implementação completa, se um novo documento de treinamento (por exemplo) for adicionado a um requisito, todos os funcionários cuja função incorpore esse requisito precisarão ser treinados. Ou, se uma pessoa mudar de função dentro de uma organização, o ato de atribuir essa função a essa pessoa desencadeará a necessidade de um novo treinamento e a atribuição do mesmo a essa pessoa.

Esta abordagem de quatro etapas oferece uma maneira muito eficiente de gerenciar o treinamento em sua organização. Ela ajuda a organizar o treinamento por função para um funcionário ou contratado, mas também ajuda a organizar os requisitos para essas funções. Na prática, agora você pode gerenciar todo o treinamento de funcionários e contratados de forma agrupada.

Importância da automação:

À primeira vista, gerenciar manualmente essas listas em uma planilha ou outra ferramenta de escritório comum pode ser bastante trabalhoso. É aí que a implementação de uma solução de gestão de treinamento, configurada especificamente para lidar com a gestão de treinamento, ajuda tremendamente. As vantagens de usar uma solução de gestão de treinamento incluem:

1. Notificação imediata por e-mail sempre que um novo treinamento for necessário (acionado pela adição ou alteração de funções, requisitos, cursos ou documentos)
2. Garantir o treinamento oportuno da equipe (datas de vencimento monitoradas e registradas, lembretes enviados)
3. Garante a adequação do treinamento da equipe (somente os afetados recebem notificação de treinamento)
4. Gerencie facilmente as alterações nos requisitos de treinamento
5. Identifique rapidamente o treinamento “quem precisa do quê”
6. Identifique facilmente os treinamentos pendentes e encaminhe para a gerência, se necessário

Além disso, há muitas vantagens se o sistema de gerenciamento de treinamento está integrado à empresa sistema de gestão de documentos. Exemplos incluem:

1. Notificações automáticas de treinamento geradas quando uma revisão de documento fica disponível para treinamento
2. Redução geral de papel
3. Garante que o usuário esteja acessando e treinando na versão atual do documento
4. Os documentos de treinamento podem ser fornecidos on-line por meio de um “clique” (o que minimiza potencialmente a necessidade dos usuários de ocultar versões antigas dos documentos)

Conclusão: se implementado corretamente, o uso dessa abordagem de quatro etapas dentro de um sistema de gerenciamento de treinamento de melhores práticas resulta em um ambiente em que as pessoas são treinadas para fazer o trabalho para o qual foram contratadas.

Nota sobre recursos:

Muitas start-ups e empresas emergentes no Ciência da vida Os setores enfrentam diversas restrições — principalmente em termos de verbas e recursos. Isso pode representar muitos obstáculos na implementação de um sistema de gestão de treinamento útil. Para minimizar custos e o gasto de recursos abundantes, algumas opções a serem consideradas incluem: selecionar uma solução que atenda com eficácia a múltiplas necessidades de negócios ou de qualidade para aumentar o ROI, uma solução que ofereça uma opção de menor custo de hospedagem externa (por exemplo, solução baseada em nuvem), uma que utilize infraestruturas não proprietárias e uma que possa ser configurada sem a necessidade de recursos de programação.

Outros itens que você deve saber:

Uma abordagem de boas práticas para a implementação de um sistema eletrônico de gestão de treinamento também inclui estes outros atributos importantes. São necessidades reais que os melhores profissionais têm. Sistemas de gestão da qualidade fornecerá:

Comunicação: Atribuição automática de treinamentos quando os requisitos mudam e, em seguida, comunicação eficaz dessas atribuições. Notificação aos usuários sobre tarefas de treinamento não concluídas e com vencimento previsto, bem como inscrições em cursos.

Experiência do cliente: O sistema eletrônico deve incorporar funcionalidades para o usuário final que aumentem o desempenho e a aceitação, como: incluir instruções integradas ao próprio processo, bem como dicas ou sinais visuais que tornem claro para o usuário onde o documento está no processo e o que fazer em seguida. Além disso, é preferível usar painéis exibindo apenas dados pertinentes ao usuário.

Controlar:Como acontece com qualquer sistema validado, as mudanças no processo precisam ser controladas e gerenciadas sob controle de mudança procedimentos. Além disso, o controle dos processos de negócios é fundamental. O sistema deve fornecer integração e fluxo contínuos para outros qualidade e/ou processos de negócios, como gerenciamento de documentos, ou fornecer CAPA tarefas de retreinamento geradas.

Conformidade:O sistema eletrônico deve atender a todas as normas aplicáveis requisitos regulatórios (por exemplo, 21 CFR Parte 11). Além disso, implementar lembretes e escalonamentos quando as tarefas estão vencidas (ou atrasadas!) ajuda você a permanecer em conformidade com os objetivos e prazos acordados.

Configurabilidade:A solução que você usa deve ser facilmente configurada, mantida e atualizada, eliminando a forte dependência de programadores caros, consultores e recursos de TI especializados para fazer uma alteração ou adicionar uma etapa ao processo.

O texto acima é um resumo de um webinar realizado recentemente, intitulado “Formação Melhores práticas de gestão para empresas emergentes de ciências biológicas”. Se você estiver interessado em obter mais detalhes sobre as Melhores Práticas de Gerenciamento de Treinamento e assistir a uma demonstração de um Solução baseada na web que atenda a esses elementos de melhores práticas, por favor solicite uma repetição do Webinar de 60 minutos aqui.