13 de abril de 2021
De acordo com a empresa de pesquisa LNS Research, menos de 1 em cada 5 empresas possui um processo robusto de gestão da qualidade de fornecedores. Ainda mais revelador é o fato de que aquelas que o possuem desfrutam de um custo da má qualidade (COPQ) 16% menor como resultado.
Além do aumento de custos, a gestão inadequada da qualidade dos fornecedores tem o potencial de lançar produtos adulterados ou com deficiência no mercado. Os resultados podem levar a danos pós-comercialização a pacientes/clientes, causar danos à marca e atrair a atenção de órgãos reguladores.
Por exemplo, duas cartas de advertência recentes da Administração de Alimentos e Medicamentos dos EUA (FDA), de 22 e 27 de janeiro de 2021, citam deficiências significativas em relação à qualificação de fornecedores, verificação de matérias-primas e sistemas de qualidade. Independentemente de você estar fabricando um medicamento ou um dispositivo, o controle inadequado de seus fornecedores pode gerar riscos significativos.
Para muitas empresas, os processos de qualidade baseados em papel e planilhas são uma das principais causas dos problemas de qualidade dos fornecedores. Lacunas nos processos permitem que os problemas passem despercebidos. Além disso, a segregação de registros dificulta diretamente a comunicação e a colaboração com os fornecedores.
Aqui, examinamos uma nova abordagem para a gestão da qualidade dos fornecedores, com foco em como automatizar o sistema de gestão da qualidade (SGQ) para melhorar a qualidade e reduzir riscos.
Construindo seu fluxo de trabalho de gerenciamento de qualidade de fornecedores
Automatizar processos com software de gestão da qualidade permite eliminar lacunas configurando o software para os seus processos existentes. A tecnologia de arrastar e soltar permite a implementação de fluxos de trabalho que iniciam processos mais rapidamente, de acordo com as necessidades específicas dos seus processos de negócios.
Um ponto a ser observado é a necessidade de adaptar seus processos para acomodar as limitações do software QMS. É uma abordagem ineficiente que muitas vezes leva as pessoas a pararem de usar o software completamente. O resultado é desperdício de recursos e, potencialmente, até mesmo falha na implementação, enquanto a organização recorre a processos manuais usando papel e planilhas.
À medida que você mapeia seu fluxo de trabalho de gerenciamento de qualidade de fornecedores ao QMS, considere integrar processos de qualidade interdependentes incluindo:
- Gestão de auditoria
- Ação corretiva
- Gestão de documentos
- Tratamento de reclamações
- Rastreamento de não conformidade
- gestão de treinamento
- Gestão de riscos
Sistemas integrados de gestão da qualidade melhoram a eficiência por meio de processos conectados e simultâneos. Quanto mais conectado o sistema, solução de gestão da qualidade ou seja, quanto mais uma organização pode se concentrar em melhorias em vez de manter sistemas díspares.
Centralizando a documentação do fornecedor principal
Gestão de documentos é um desafio crítico quando se trata de gerenciar a qualidade dos fornecedores, pois falhas podem levar a consequências dispendiosas. Um SGQ digital é essencial para centralizar documentos importantes, como:
- Certificações: Em vez de ter que acessar vários sistemas, os fabricantes podem visualizar documentos como fornecedor ISO 9001 certificados em um só lugar para determinar rapidamente se os fornecedores atendem aos padrões da empresa.
- Especificações: Manter as especificações em um só lugar e compartilhá-las por meio de acesso controlado ao QMS pode ajudar a evitar erros de versão e atrasos comuns no compartilhamento de documentos por e-mail.
- Acordos de qualidade com fornecedores: Esses documentos são uma prática recomendada para estabelecer expectativas e KPIs claros. Vinculá-los ao registro do fornecedor permite que você acompanhe facilmente a conformidade do fornecedor e consulte esses documentos ao se comunicar com eles.
- Solicitação de ação corretiva do fornecedor (SCAR): Gerenciar SCARs no QMS ajuda a rastrear as comunicações para que você não precise ficar vasculhando conversas de e-mail (potencialmente desatualizadas). Todos podem ver facilmente tarefas, status e etapas futuras.
Realização de auditorias externas de fornecedores
A realização de auditorias nas instalações de um fornecedor é uma parte importante para garantir que os fornecedores tenham a capacidade de atender aos requisitos de qualidade de uma empresa. Os fabricantes podem aproveitar gestão de auditoria ferramentas no QMS para simplificar auditorias externas de instalações de fornecedores, utilizando recursos como:
- Acesso baseado na web para que os auditores possam acessar listas de verificação de auditoria de um dispositivo móvel
- Design web responsivo que facilita o registro de resultados de auditoria em um smartphone ou tablet
- Captura de dados offline para áreas da planta que podem ter conectividade Wi-Fi irregular
Aproveitando os Scorecards dos Fornecedores
Os scorecards de fornecedores permitem que os fabricantes determinem rapidamente se um fornecedor continua a cumprir os padrões. Eles fornecem uma medida objetiva de desempenho com base em métricas críticas para a qualidade (CTQ), como desempenho pontual, produto não conforme e número de SCARs.
Cada uma dessas métricas pode ser ponderada, avaliada quanto ao risco e, em seguida, combinada para obter uma pontuação geral. Estabelecer critérios de aprovação significa que o SGQ pode até mesmo exibir a pontuação como verde (aprovado), amarelo (aviso) ou vermelho (não aprovado) para decisões baseadas em dados sobre com quais fornecedores trabalhar. Essas pontuações também podem ser usadas para determinar como modificar a inspeção de recebimento de materiais.
Dentro do scorecard de fornecedorOs fabricantes também devem executar tendências e análises sobre os dados de desempenho dos fornecedores. Por exemplo, você pode criar gráficos de execução atualizados com o número de SCARs abertos ou resultados de auditoria por mês ou número de lotes de primeira passagem.
Além de ajudar a identificar rapidamente problemas que precisam ser resolvidos, os dados dos fornecedores podem ser usados para desenvolver indicadores antecedentes. Essas métricas fornecem um alerta antecipado sobre potenciais problemas de qualidade, em comparação com métricas defasadas que descrevem o desempenho histórico.
Aprenda os elementos de um scorecard de fornecedores eficaz
Colaborando com Fornecedores
O trabalho remoto é o novo normal, mas isso não significa que os fabricantes devam depender do e-mail para se comunicar com os fornecedores. O e-mail é um processo desarticulado e demorado, o que dificulta, senão impossibilita, o acompanhamento eficiente do histórico de comunicações.
Considere as potenciais implicações de um fornecedor usar acidentalmente um documento de especificação desatualizado. Dependendo do que mudou, o resultado pode significar uma enorme quantidade de refugo, retrabalho e custos e atrasos associados.
A abordagem baseada no EQMS para comunicação com fornecedores concede aos fornecedores acesso limitado ao QMS, permitindo que você conduza toda a comunicação, quase em tempo real, dentro da solução de gestão da qualidade do fornecedor. Isso proporciona aos fabricantes uma única fonte segura de informações para todas as comunicações relacionadas aos fornecedores, bem como acesso ao QMS baseado em permissão, permitindo que os fornecedores visualizem comunicações específicas para eles. Essas informações podem incluir:
- Notificações de atualizações de políticas ou especificações
- Atribuição e acompanhamento de ação corretiva tarefas
- Solicitações de informação sobre alterações em pedidos de materiais em andamento
- Comunicação urgente sobre questões de materiais recebidos ou em processo
- Notificações sobre reuniões de qualidade do fornecedor e o status de itens de ação/tarefas
- Notificações iniciadas pelo fornecedor sobre problemas de produção ou entrega que afetam os materiais
Além disso, os fabricantes podem ter certeza de que todos os dados e informações trocados serão rastreados e registrados com segurança no QMS, onde poderão ser auditados para revisões futuras.
Os fornecedores têm um enorme impacto na qualidade dos produtos, na segurança e na satisfação do cliente de um fabricante. E, no final das contas, se houver um problema, o nome da sua empresa estará em jogo. A rápida disseminação de informações online, combinada com a turbulência na cadeia de suprimentos relacionada à pandemia, significa que os fabricantes não podem se dar ao luxo de arriscar com a qualidade dos fornecedores. Ao mesmo tempo, alguns setores da indústria estão registrando pedidos recordes, criando uma oportunidade crucial para as empresas.
Conclusão
O sucesso de uma empresa depende, em grande parte, de seus fornecedores. Portanto, é fundamental promover relacionamentos colaborativos e comunicativos com os fornecedores. Para muitas empresas, os desafios atuais estão atuando como um catalisador para a transformação digital, ajudando os fabricantes a construir uma vantagem competitiva apesar das atuais interrupções econômicas. Elas estão aproveitando a automação do SGQ para obter maior controle na compreensão e resolução de problemas de qualidade dos fornecedores antes que se tornem sérios.
