Elementos de um Sistema de Gestão de Mudanças Moderno e Eficiente

Um sistema de gerenciamento de mudanças projetado de forma eficiente define claramente como estratégias, procedimentos e tecnologias serão aplicados para lidar com mudanças no ambiente de negócios.

Implementando um processo de gerenciamento de mudanças Garantir a qualidade e a conformidade requer planejamento e preparação. Começar com uma estratégia sólida desde o início pode criar um sistema de gestão de mudanças adaptável, que incorpore o pensamento baseado em riscos e melhore a capacidade de antecipar e planejar mudanças, em vez de reagir a elas.

Incentivar a colaboração como uma prática recomendada de gerenciamento de mudanças

Um processo de gestão de mudanças bem concebido (1) incentiva a colaboração na preparação stage e (2) simplifica o processo de execução ao mesmo tempo. Quando a equipe compreende e contribui para a mudança, você está engajando ativamente uma sólida base de conhecimento e uma equipe de ombudsman. Além disso, as chances de adoção e apoio à mudança aumentam substancialmente.

Incentivar a colaboração ajuda a impulsionar a aceitação. Esta é uma vantagem clara de usar um sistema de software de gestão da qualidade que pode ser acessado via navegador de qualquer dispositivo, a qualquer hora e de qualquer lugar.

Automatize o Sistema de Gestão de Mudanças

An sistema de software de gerenciamento de mudanças eficaz gerencia solicitações, avaliação, planejamento, aprovação, implementação e documentação de mudanças com um fluxo de trabalho em circuito fechado. Uma das maiores vantagens de automatizar a gestão de mudanças em sistemas de gestão da qualidade é a capacidade de orientar o fluxo de trabalho e o roteamento de forma previsível.

Tarefas e lembretes de prazos ao longo de longos processos de mudança permitem que os projetos avancem sem obstáculos. Veja o exemplo de checklist de automação para qualquer tipo de mudança necessária no ecossistema de qualidade, como matérias-primas, cadeia de suprimentos, POPs, equipamentos, formulação, design, especificações, políticas, documentação e métodos.

Lista de verificação de automação para mudança

• O sistema seleciona os membros da equipe com base no tipo e escopo da tarefa?
• O sistema solicita que o usuário considere perguntas apropriadas à situação?
• O sistema atribui tarefas automaticamente com base no plano?
• O sistema automatiza o roteamento de notificação e aprovação com base no tipo de alteração?
• O sistema notifica automaticamente os usuários sobre tarefas que estão prestes a vencer?
• O sistema notifica os usuários sobre tarefas atrasadas e as escala automaticamente conforme necessário?

Empregue uma abordagem baseada em risco para a gestão de mudanças

A abordagem baseada em risco ao processo de controle de mudanças solicita aos usuários que considerem perguntas apropriadas à situação para identificar o propósito da mudança e os riscos associados.

Usando uma lista progressiva, o impacto da mudança e, portanto, o risco, são maiores à medida que as perguntas progridem. Por exemplo, uma mudança em um produto que ainda não está em campo apresenta menos risco do que um produto já em uso pelos clientes. Como visto abaixo, usando um software de gestão de mudanças com integração gestão de risco, o usuário pode ser solicitado a responder perguntas de pontuação de risco que podem receber uma classificação ou pontuação de impacto de risco:

Integrar a Gestão de Mudanças no Ecossistema de Qualidade

A gestão de mudanças afeta todos os processos de gestão da qualidade na organização. Muitas vezes, a necessidade de mudança é motivada pela solução de problemas de produtos ou processos ou como resultado de constatações de auditorias.

A maioria das mudanças afeta as instruções de trabalho, os procedimentos e, às vezes, as políticas. Portanto, os sistemas de gestão de mudanças devem ser integrados a outros processos de gestão da qualidade. A visibilidade aumenta e uma plataforma unificada melhora a eficiência.

Por exemplo, a gerenciamento de documentos O processo deve estar vinculado ao processo de gerenciamento de mudanças, e as mudanças devem ser visíveis aos respectivos funcionários, fornecedores, inspetores e auditores. Isso permite que o usuário link para documentos relacionados ao planejar e implementar uma mudança.

Selecione um software de gerenciamento de mudanças flexível e configurável

Uma vez que o ambiente regulatório e o panorama do mercado estão sempre sujeitos a mudanças, é importante que o mudar a gestão software pode se ser alterados. Infelizmente, muitos dos sistemas de gestão da qualidade em uso hoje são muito inflexíveis e, portanto, incapazes de se adaptar rapidamente às mudanças nos ambientes regulatórios e de mercado.

Um sistema de gestão de mudanças configurável não exige o tempo e o custo de um desenvolvimento personalizado. Isso resulta em redução de gastos com TI e tempo de resposta mais rápido para implementar mudanças que diminuem custos e aumentam a eficiência. Além disso, um sistema flexível incentiva os funcionários a sugerir e implementar melhorias mais rapidamente, pois sentem que têm participação no sucesso do sistema.

Além disso, um sistema de gerenciamento de mudanças configurável permite que os níveis de controle de mudanças sejam dinâmicos e automatizados e permite que diferentes metodologias sejam aplicadas a diferentes mudanças (por exemplo, mudanças de design, mudanças de processo).

Procure por conformidade integrada com padrões regulatórios

Um sistema de gestão de mudanças baseado nas melhores práticas deve estar em conformidade. Por exemplo, ISO 9001:2015 e ISO 13485 as normas estabelecem que quaisquer mudanças que afetem o sistema de gestão da qualidade, incluindo requisitos do produto, mudanças de projeto e desenvolvimento, devem ser controladas.

Além disso, se um setor tiver requisitos regulatórios sobre como as assinaturas eletrônicas são tratadas ou como a segurança é controlada, o sistema de gestão da qualidade também deve fornecer conformidade integrada com esses padrões. Use a lista de verificação abaixo ao implementar um sistema de controle de mudanças (ou qualquer sistema de gestão da qualidade):

Lista de verificação de conformidade regulatória

• O sistema fornece controle de acesso e funcionalidade baseado em funções?
• O sistema mantém uma trilha de auditoria protegida?
• O sistema incorpora uma funcionalidade de assinatura eletrônica segura?
• O sistema garante que o pessoal apropriado seja incorporado aos processos de revisão e aprovação?
• Tarefas vencidas e de alta prioridade são encaminhadas para o pessoal apropriado?

Conclusão

Sistemas de gestão de mudanças complexos, rígidos ou isolados tendem a apresentar baixas taxas de adoção. Sistemas integrados e flexíveis que seguem um processo direto de melhores práticas apresentam taxas de adoção mais altas. Um sistema de gestão de mudanças moderno e configurável ajuda a gerenciar riscos, se adapta às mudanças e melhora a eficiência dos processos.