Ferramentas de análise de causa raiz: quais você deve usar?

A análise da causa raiz é um ponto fraco comum na indústria, causando inúmeros problemas de qualidade, problemas de segurança do produto e ações de fiscalização. Por exemplo, manchetes recentes sobre a segurança das fórmulas infantis indicam que levou meses para conduzir a investigação e aliviar a escassez de fórmulas. Na indústria alimentícia, o patógeno listeria em sorvetes era notoriamente difícil de erradicar. Identificar a verdadeira causa raiz dos problemas pode ser complexo e demorado, e requer o conhecimento de quais ferramentas de análise de causa raiz usar em diferentes situações.

Este artigo examina três das ferramentas de análise de causa raiz mais úteis e dicas de quando usá-las.

Os 5 porquês

O processo de 5 Whys é um método que pergunta o porquê várias vezes seguidas para revelar camadas mais profundas de um problema. Este método é mais útil quando uma equipe tem dificuldade em se aprofundar o suficiente para chegar à verdadeira causa raiz.

Por exemplo, é muito comum que equipes atribuam problemas a uma falha no treinamento de funcionários. No entanto, isso é um sinal claro de que não investigaram a fundo a causa raiz. Isso porque os problemas raramente são resultado de erro humano. Em vez disso, o erro humano geralmente é apenas o sintoma do problema real.

Vejamos um exemplo em que uma tampa de cor incorreta foi adicionada a uma garrafa e vamos chegar à causa raiz com 5 porquês:

• Por que nº 1: Por que a garrafa tinha uma tampa branca em vez de uma tampa azul?
  • O operador cometeu um erro.
• Por que #2: Por que o operador cometeu um erro?
  • Eles achavam que precisavam da touca branca.
• Por que nº 3: Por que eles não sabiam que precisava da tampa azul?
  • O procedimento operacional padrão (POP) não foi atualizado.
• Por que #4: Por que o SOP não foi atualizado?
  • Não estava na programação para revisão.
• Por que #5: Por que não estava na programação para revisão?
  • Porque não há um procedimento operacional padrão (POP) para determinar com que frequência ele precisa ser revisado.

Observe aqui que usar os 5 Porquês não se limita a perguntar "por quê" cinco vezes. Mais importante ainda, trata-se de perguntar "por quê" vezes suficientes para descascar a cebola e encontrar a verdadeira raiz do problema.

Modo de falha e análise de efeitos (FMEA)

Modo de falha e análise de efeitos (FMEA) é uma ferramenta que explora todas as possibilidades de falha de um produto. A FMEA também analisa os efeitos potenciais, ajudando a priorizar riscos com base na gravidade, ocorrência e detecção.

As empresas devem realizar um FMEA sempre que lançarem um novo processo ou produto. Embora este seja o uso mais comum do FMEA, ele também pode auxiliar na análise da causa raiz. Em particular, um FMEA pode ser útil para problemas nebulosos que você talvez não tenha visto antes.

Digamos que você comece a receber queixas sobre um problema sem ter ideia de onde ele pode ter se originado no processo. Uma FMEA permite mapear o processo para avaliar o que pode dar errado e onde o problema pode ocorrer.

Em situações em que os problemas não são tão óbvios, pode ser útil visualizar todos os problemas potenciais em preto e branco. Seja em um quadro branco ou em uma planilha, uma FMEA ajuda a visualizar um processo e a fazer com que as pessoas pensem nas possíveis causas-raiz.

No exemplo acima, com as tampinhas de garrafa, você pode notar que a etapa três é onde a tampa é adicionada à garrafa. A solução pode ser ter apenas a cor correta de tampinhas de garrafa na linha ou adicionar um diagrama visual para determinar qual usar.

Resolução de problemas 8D

O processo de Método 8D é uma estratégia estruturada e orientada para a resolução de problemas em equipe, mais adequada para investigar questões complexas, recorrentes ou de alto custo. O método 8D inclui as seguintes etapas:

• D0: Faça um plano
• D1: Crie sua equipe
• D2: Defina o problema
• D3: Conter o problema
• D4: Análise da causa raiz
• D5: Determinar ações corretivas
• D6: Implementar ações corretivas
• D7: Implementar ações preventivas
• D8: Reconhecer a equipe

Comparado com as ferramentas anteriores discutidas aqui, o método 8D é mais detalhado e estruturado. Isso também o torna útil quando você precisa documentar o processo de resolução de problemas de um cliente. Em muitas situações, esses são os tipos de problemas que exigem um aprofundamento técnico em pesquisa, mensuração e documentação.

Um exemplo seria se você estivesse tendo um problema com etiquetas de produtos se desfazendo, o que levaria a uma reclamação. Para resolver o problema e garantir ao cliente que você está tomando as medidas adequadas para lidar com a situação, você:

• Elabore um plano para avaliar as várias etapas do processo de fabricação (D0)
• Monte uma equipe de diferentes áreas, como qualidade, operações e P&D (D1)
• Elabore uma descrição do problema (D2)
• Descreva o que você está fazendo nesse ínterim para conter o problema, como separar produtos com etiquetas distorcidas (D3)
• Realizar uma análise de causa raiz que analise as medidas dos rótulos e o motivo pelo qual os não conformes estão fora da tolerância (D4)
• Identificar e implementar as ações corretivas apropriadas (D5 e D6)
• Identificar e implementar ações preventivas, incluindo a análise de outras linhas de produção ou processos onde o problema pode ocorrer (D7)
• Reconheça sua equipe pela contribuição para a solução do problema (D8)

O papel do SGQ na análise da causa raiz

Uma empresa sistema de gestão da qualidade (SGQ) Com ferramentas integradas para 5 Porquês, FMEA e 8D, a análise da causa raiz pode ser beneficiada de diversas maneiras. Entre elas:

• Simplificando o processo de coleta de dados e registros de qualidade relacionados à sua investigação
• Tornar os registros de análise de causa raiz pesquisáveis ​​para auxiliar em investigações futuras
• Documentar sua investigação em caso de solicitação de um cliente ou regulador
• Simplificando a colaboração, as revisões e as aprovações para um processo geral mais eficiente
• Permitindo que você vincule os resultados da investigação às ações corretivas, incluindo ajuda para rastrear datas de vencimento e partes responsáveis

Conclusão

A análise de causa raiz é uma técnica fundamental para abordar problemas de qualidade e preveni-los no futuro. No entanto, não existe uma abordagem única para todos os casos, o que cria problemas em que os fabricantes têm apenas uma ferramenta padrão para cada situação. Seja um problema atribuído a erro do operador, com origens pouco claras ou que exija uma análise técnica aprofundada, utilize as ferramentas de análise de causa raiz mais adequadas para cada situação.

Um QMS automatizado pode fazer ferramentas de análise de causa raiz, como 5 Whys, FMEA e 8D Mais eficaz. Além de ajudar a padronizar o processo e documentar os resultados, o SGQ ajuda você a enxergar o problema dentro do contexto de outras questões e investigações de qualidade. O resultado é uma resolução de problemas mais permanente, que minimiza os riscos e o impacto nos resultados financeiros.

Sobre o autor

Stephanie Ojeda Stephanie é Diretora de Gestão de Produtos para o setor de Ciências Biológicas na AssurX. Stephanie traz mais de 15 anos de experiência em funções de liderança em garantia de qualidade em diversos setores, incluindo farmacêutico, biotecnologia, dispositivos médicos, alimentos e bebidas e manufatura.