Verifique a saúde do seu sistema de gerenciamento de políticas

Políticas e procedimentos informam seus funcionários, parceiros, fornecedores e clientes sobre como seu sistema opera. Com a constante mudança de regulamentações e expectativas, uma biblioteca estática não é suficiente. Políticas são dinâmicas e exigem um sistema para gerenciar sua criação, documentação, distribuição e gerenciamento. O artigo a seguir fornece dicas sobre como verificar a integridade do seu sistema de gerenciamento de políticas.

Objetivos da Gestão de Políticas e Procedimentos para Sistemas de Gestão da Qualidade

Como em qualquer outra área de negócios, um sistema funcional de gestão de políticas e procedimentos para gestão da qualidade irá:

• Estabelecer e comunicar metas e objetivos organizacionais
• Definir as estruturas de governança e responsabilização da organização
• Defina explicitamente expectativas e consequências
• Estabelecer e moldar uma cultura de conformidade
• Reduzir o risco legal e regulatório através da emissão e gerenciamento de ações corretivas
• Estabeleça conformidade regulatória e auditor disponibilidade

Inicie sua verificação de integridade do gerenciamento de políticas

A verificação de saúde abaixo foi elaborada para ajudar a determinar os pontos fortes e fracos do seu sistema de gestão de políticas e procedimentos em alto nível. A verificação avalia os pontos fortes e fracos do seu sistema com base na pontuação de quatro componentes ou áreas críticas da verificação de saúde:

1. Desenvolvimento de Políticas e Procedimentos
2. Manutenção
3. Manipulação de exceção
4. desenvolvimento

Avaliando a saúde do seu sistema de gerenciamento de políticas

Usando a escala abaixo, atribua um número para refletir a saúde de cada elemento do seu sistema de gerenciamento de políticas:

• 1 = Excede as expectativas
• 2 = Atende às expectativas
• 3 = Precisa de melhorias
• 4 = Insatisfatório

Componente 1 do Health Check: Desenvolvimento de Políticas e Procedimentos

___ As políticas e procedimentos da sua empresa são criados em um formato consistente e estabelecido.

___ As políticas e procedimentos da sua empresa incluem o proprietário, o objetivo e o escopo do documento.

___ Todas as políticas e procedimentos da empresa podem ser acessados ​​em um único repositório pesquisável.

___ Todas as políticas e procedimentos são revisados ​​para aprovação pelas partes interessadas afetadas.

Pontuação total de desenvolvimento ____ (4 – 16)

Componente 2 da Verificação de Saúde: Manutenção de Políticas e Procedimentos

___ As políticas e procedimentos da sua empresa são revisados ​​periodicamente para verificar relevância e pontualidade.

___ As revisões de políticas e procedimentos incluem a avaliação da eficácia documentada, bem como o número de revisões relacionadas exceções ou não conformidades.

___ Versões anteriores de políticas/procedimentos revisados ​​podem ser recuperadas conforme necessário por usuários autorizados para auditorias regulatórias e de conformidade.

___ Uma revisão de política/procedimento pode ser desencadeada por uma descoberta de auditoria ou não conformidade que exponha o documento à necessidade de melhorias.

Pontuação total de manutenção ____ (4 – 16)

Componente 3 da Verificação de Saúde: Tratamento de Exceções de Políticas e Procedimentos

___ Sua empresa tem um processo documentado e estabelecido para lidar com exceções de políticas.

___ Qualquer pessoa na empresa pode solicitar uma exceção de política.

___ As solicitações de exceção de política exigem uma descrição do motivo pelo qual a exceção é necessária, os riscos potenciais e o período de tempo solicitado para a exceção.

___ As exceções de política são revisadas pelo proprietário do processo e a justificativa para aceitação é documentada.

Pontuação total de tratamento de exceções ____ (4 – 16)

Componente 4 da Verificação de Saúde: Processo de Implantação de Políticas e Procedimentos

___ O processo de aprovação envolve todas as partes interessadas relevantes e permite feedback e sugestões antes da aprovação.

___ A notificação sobre políticas e procedimentos aprovados é fornecida aos funcionários com base na função e no cargo.

___ Seu sistema lida com o processo de atestado e certifica que as políticas são “lidas e compreendidas” pelos funcionários.

___ Seu sistema fornece ferramentas para desenvolver e gerenciar treinamento para todas as políticas e procedimentos aplicáveis.

Pontuação total de implantação ____ (4 – 16)

Guia de Avaliação de Políticas e Procedimentos

Quão saudável é o seu sistema de gestão de políticas e procedimentos? Use o guia abaixo para cada componente e veja qual ênfase você deve dar à avaliação e ao aprimoramento do seu sistema de gestão de políticas:

• 4 - 5: Saúde excelente! Pouca melhora, se é que alguma, é necessária.
• 6 - 8: Boa saúde. Há alguma oportunidade de melhoria em áreas específicas.
• 9 - 12: Saúde debilitada. Melhorias de alta prioridade são necessárias. Tome medidas para avaliar e melhorar primeiro as áreas mais vulneráveis. Considere se o sistema de gestão de políticas que você utiliza atualmente é eficaz para a sua organização.
• 13 - 16: Saúde precária. Melhorias urgentes são necessárias. Tome medidas imediatas para avaliar seu sistema atual de gestão de políticas e verificar se ele é eficaz para sua organização, agora e no futuro.

Conclusão

Implementar ou aprimorar um sistema de gestão de políticas exige uma abordagem abrangente. Ao desmembrar e avaliar a eficácia de funcionalidades específicas do sistema, você pode abordar a gestão de políticas de forma estruturada para abordar primeiro as áreas que mais precisam de melhorias. Ao utilizar uma abordagem padronizada, uma equipe de líderes responsáveis ​​e a solução automatizada correta, seu sistema de gestão de políticas e procedimentos deve ser a espinha dorsal da segurança e gerenciamento de conformidade atividades. Em um ambiente de negócios em constante mudança, seu sistema precisa se ajustar e se adaptar às necessidades da sua organização.