Aproveitando um Sistema de Gestão da Qualidade para Fazer Mais

9 de janeiro de 2018

O que oferece mais valor na compra de um software de gestão de qualidade: um sistema de uso único ou um que pode ser utilizado para diversas finalidades?

Esta parece ser uma resposta óbvia, exceto que poucas pessoas realmente a consideram. As plataformas eQMS terão vários “módulos” ou soluções disponíveis: Ações Corretivas e Preventivas (CAPA), Desvios, Gestão de Documentos, Gestão de Treinamentos, etc. No entanto, muitos deles não permitem que você crie suas próprias soluções quando faz todo o sentido comercial aproveitar essa funcionalidade.

Problemas com a integração de sistemas díspares

Geralmente, quando uma empresa busca um novo aplicativo no mercado, ela tem um único propósito em mente. O foco está totalmente naquele uso único para resolver um desafio comercial imediato. Mesmo que o objetivo a longo prazo seja adicionar mais módulos à plataforma, a preocupação inicial está focada naquela solução comercial específica. Em última análise, esse foco pode ser míope e, a longo prazo, pode ser muito custoso.

Na prática, sistemas de uso único costumam ser uma solução mais robusta. Qualquer fornecedor que se concentre em uma única aplicação codificará essa plataforma para atender especificamente a esse mercado específico. Por exemplo, um grande fornecedor de software de gerenciamento de documentos criará um aplicativo que possui todas as funções que você poderia precisar e muitas com as quais você não se importa. O aplicativo dele provavelmente superará as plataformas multiuso.

No entanto, considerando que a gestão da qualidade e da conformidade consiste em múltiplos processos de negócios integrados, o custo de aquisição de múltiplos módulos pode ser proibitivo. Primeiro, cada sistema terá seus próprios custos de licenciamento. Segundo, cada módulo adicional tem custos separados para personalização e integração do sistema.

Por exemplo, você pode ter seu CAPA em um sistema e seus documentos de referência em outro. Além disso, quando os documentos são revisados, eles precisam acionar o gerenciamento de treinamento em outro sistema. Quanto custará para realizar esse nível de integração? Esses não são problemas pequenos, especialmente se você decidiu usar sistemas hospedados em nuvem. Na verdade, as diferentes plataformas de hospedagem podem nem mesmo permitir o tipo de integração necessária.

Aproveitando uma plataforma única para gestão da qualidade

Há dois problemas aqui: um é uma plataforma única versus múltiplos módulos, mas o segundo leva a multiutilização a outro nível. Imagine se você pudesse fornecer à sua empresa uma plataforma de SGQ que abordasse todos os processos de negócios relacionados a essa área. Ainda mais atraente, imagine se você também pudesse oferecer um pacote que pudesse ser usado para Relatórios de Despesas, Suporte Técnico de TI, Acesso a Sistemas de Funcionários, Gestão de Projetos e Avaliações de Funcionários? E se qualquer um dos inúmeros sistemas pequenos e díspares que são invariavelmente usados na sua empresa (incluindo papel, Excel e Access) pudesse ser consolidado em uma única plataforma baseada em navegador, localmente ou na nuvem?

AssurX é um desses sistemas que oferece capacidade de gerenciamento de qualidade e conformidade em uma única plataforma. A AssurX não só possui todos os módulos configuráveis que você precisa para o seu sistema QMS, mas oferece a capacidade de criar qualquer número de soluções para o seu negócioCom o AssurX, outras áreas da empresa que farão parte da implementação do SGQ, mas que veem poucos benefícios, terão participação. Seu departamento de TI, que provavelmente será informado de que tem mais trabalho a fazer para ajudar com esta aplicação, pode obter um Sistema de Acesso de Funcionários consolidado ou talvez precise de um sistema de Gerenciamento de Projetos para tarefas maiores.

Conclusão

Ao avaliar uma plataforma eQMS, considere o seguinte: o que faz mais sentido para os negócios: focar em uma única necessidade ou ampliar sua visão e saber que em breve haverá outras necessidades? Você pode aproveitar um sistema de gestão da qualidade com a compra de uma única plataforma de software para cada vez mais usos, reduzindo drasticamente o custo total de propriedade.