Implementando seu sistema automatizado de gerenciamento de conformidade

Este artigo é o último de uma série de três partes, “Selecionando uma plataforma de software de gerenciamento de conformidade automatizado.”  

Parte I e Parte II Os membros desta série forneceram orientações de melhores práticas para a preparação e seleção do seu fornecedor de sistema de gestão de conformidade. Após a assinatura do contrato com o seu fornecedor, inicia-se o processo final de planejamento e implementação. Este artigo apresentará algumas práticas importantes a serem adotadas e os obstáculos a serem evitados.

Ao longo da implementação do seu sistema, muitas pessoas contribuirão para o resultado. Você fará uma revisão final do escopo do projeto, colaborando com o seu fornecedor em cronogramas, integração de sistemas e fluxos de trabalho de processos. Você ajustará o sistema e treinará a organização. O sucesso do projeto é determinado pela força das equipes, pelo estabelecimento de prazos realistas, pela comunicação contínua e pela preparação para mudanças.

Designar a Equipe de Implementação Principal

A equipe principal de implementação é composta por um grupo de indivíduos responsáveis ​​pelas atividades diárias de planejamento, testes e implementação prática. Essa equipe requer tempo e recursos adicionais para trabalhar no projeto, bem como autoridade para tomar ou coordenar decisões que afetam o projeto.

Uma única pessoa deve ser identificada como líder da equipe de implementação, com uma segunda pessoa como reserva. Essa pessoa é o gerente de projeto; a comunicação entre o cliente e os fornecedores deve ser canalizada diretamente pelo líder da equipe, que atua como um único ponto de contato.

Todos os fornecedores que contribuem para o sistema – incluindo o fornecedor principal da plataforma e o fornecedor de quaisquer outros sistemas – devem ter uma equipe de implementação composta por pessoas. Isso inclui um líder de equipe para cada fornecedor, bem como um reserva secundário.

A equipe de implementação, com o apoio das principais partes interessadas, precisa fomentar a crença e a confiança no projeto. As partes interessadas devem ser envolvidas regularmente e fornecer comunicação e atualizações para toda a organização. Seu novo sistema será um divisor de águas. Você quer garantir que o projeto resultante atenda às necessidades delas e promova um senso de propriedade corporativa.

Infelizmente, muitos projetos têm cínicos. Você pode encontrar resistência de pessoas que simplesmente não gostam de mudanças e podem bloquear o progresso e o moral. Identifique-as discretamente e empregue estratégias para obter seu apoio. Por exemplo, peça opiniões sobre alguns recursos relevantes para tornar o trabalho deles mais eficiente. Dê crédito às sugestões e contribuições deles. Não importa o que aconteça, não se desvie dos seus requisitos principais!

Com o escopo do seu projeto e as prioridades definidas, crie uma abordagem de implementação em fases com marcos claros. Não tente fazer tudo de uma vez. As fases da implementação devem ser duplas: a funcionalidade deve ser faseada e a implementação em diferentes áreas deve ser faseada. Defina claramente as funções e responsabilidades dos membros da equipe.

Ajuste fino dos processos do seu sistema

Embora você tenha documentado seus requisitos e talvez tenha feito um mapeamento inicial dos processos com base em suas expectativas, ainda é muito comum fazer revisões significativas com seu fornecedor. O fornecedor já realizou implementações semelhantes (já que não há duas iguais) e tem um profundo conhecimento do que funciona melhor e por que funciona melhor. Após a revisão dos processos, caminhos mais eficientes para a conclusão podem ajudar a otimizar ainda mais o sistema. Isso começa com revisões do fluxo de trabalho para garantir que você tenha capturado as etapas essenciais e minimizado as desnecessárias.

Processos/fluxos de trabalho existentes: Documente claramente os processos/fluxos de trabalho existentes, documente quaisquer alterações que ocorrerão como resultado da migração para o novo sistema:

• Documente o fluxo normal, bem como todas as exceções.
• Inclua funções e aprovações (atribuído, revisor, aprovador, etc.). Inclua escalonamentos e notificações desejados. Inclua todas as permissões.
• Esteja atento às etapas "ocultas" do processo – as ações dos usuários que não são registradas em nenhuma documentação de processo existente. Crie uma etapa formal do processo.

Novos processos/fluxos de trabalho:Usando a mesma abordagem, documente:

• Novos fluxos de trabalho e exceções.
• Dados-chave e suas origens.
• Funções e aprovações.
• Segurança/permissões (quem pode adicionar/editar/visualizar/excluir o registro).
• O cronograma dos processos (datas de vencimento, marcos, etc.).
• Notificações e escalonamentos desejados.

Utilize a vasta experiência do seu fornecedor como um reforço ao seu trabalho, não como uma crítica. Eles são versados ​​nas melhores práticas e têm interesse no sucesso do seu sistema de gestão de conformidade.

Integração de escopo e migração de dados

Uma integração bem-sucedida exige a compreensão do papel de cada sistema, dos dados necessários e da troca de mensagens/trocas entre eles. Seu fornecedor ajudará onde for necessário para visualizar e documentar holisticamente os requisitos para toda a troca de dados. Nunca subestime o esforço de movimentar grandes quantidades de dados.

Alguns requisitos a serem considerados para migração (e operação contínua) incluem:

• Comunicações unidirecionais vs. bidirecionais
• Quais protocolos de comunicação são suportados por cada sistema
• Protocolos que você usará para a integração
• Identificar quem é responsável por interagir com cada sistema
• Ajustes necessários para atingir as entradas/saídas corretas
• Quem é responsável por coletar e preparar os dados para importação

Implementação: Controlando o Escopo e Gerenciando a Mudança

Ao longo do processo de implementação, é vital manter-se dentro do seu escopo. Você delineou a estrutura analítica do projeto no escopo do produto e no escopo do projeto. Ao iniciar a implementação, concentre-se nesses parâmetros para evitar desvios de escopo.

Aumento do escopo é a adição de funções, recursos ou trabalho que vão além do escopo acordado. O aumento do escopo ocorre por vários motivos, incluindo:

• Permitir contato não gerenciado entre líderes de equipe não designados
• Tentando incluir recursos que são “bons de ter”
• Iniciar o design e o desenvolvimento antes de fazer uma avaliação completa de riscos, análise de requisitos e análise de custo-benefício.
• Programação “faça você mesmo” não aprovada no escopo
• Solicitações adicionais de acionistas que podem não compreender a complexidade da implementação

É quase impossível evitar qualquer desvio de escopo. Alterações no escopo ou em recursos impactarão o cronograma. Quando isso acontecer, concentre-se nos itens de maior prioridade que façam mais sentido em termos do que precisa ser realizado agora. Anote outras ideias úteis ou requisitos futuros para um projeto subsequente, ou então corra o risco de se desviar muito do cronograma e do orçamento.

Mais importante ainda, implemente um processo de gestão de mudanças para documentar desvios significativos da solução planejada. Formalizar as mudanças garantirá que haja um registro do motivo da mudança e de quem esteve envolvido na decisão de alterá-la. Alguns clientes utilizam um Conselho de Mudanças mais formalizado, no qual todos devem concordar com as mudanças significativas antes de implementá-las. As aprovações do Conselho de Mudanças podem ser encaminhadas por meio de uma solução automatizada de gestão de mudanças.

Gerenciamento de Teste

O primeiro passo no teste é criar planos de teste. Idealmente, os planos de teste são elaborados antes da implementação de qualquer parte do sistema. O objetivo é testar recursos individuais do sistema para garantir que os resultados desejados sejam alcançados. Diversos tipos de testes devem ser incluídos nos planos de teste, incluindo:

• Teste de unidade: Garanta que cada item se comporte conforme o esperado. Clique em cada botão, link, opção de menu, campo, etc.
• Atribuições: Certifique-se de que os registros sejam atribuídos à pessoa correta e que as aprovações sejam solicitadas às pessoas certas.
• Permissões: Garanta que os usuários sejam impedidos de fazer coisas que não têm permissão para fazer e que tenham os privilégios necessários para fazer o que precisam fazer.
• Notificações: Verifique se as mensagens estão corretas e entregues aos destinatários corretos. Esteja ciente de quantas notificações estão sendo entregues ao longo dos processos – ajuste se houver muitas ou poucas notificações.
• Teste de ponta a ponta: Execute testes situacionais simples e complexos para garantir que cada processo funcione conforme o esperado do início ao fim.

Considere testar com diferentes públicos. A equipe principal se familiarizará com o sistema e saberá como interagir com ele. Testar com públicos de amostra que não estão familiarizados com o sistema fornecerá insights sobre o que funciona, o que pode estar faltando nas instruções na tela, o que está faltando nos testes ou o que os está fazendo "travar".

Meio Ambiente

Todo o trabalho deve ser realizado em um ambiente de desenvolvimento e, em seguida, promovido para um ambiente de teste ou controle de qualidade. Somente quando os recursos forem exaustivamente testados e declarados operacionais, eles devem ser movidos para o ambiente de produção.

Os ambientes de desenvolvimento e teste devem ser o mais perto possível para o ambiente de produção. É necessário fazer backup de cada ambiente regularmente.

Formação

Se um sistema de gerenciamento de treinamento Se o seu plano de treinamento ainda não foi adquirido para integração com o sistema de gestão de conformidade, ainda não é tarde demais. Primeiro, as tarefas de treinamento podem ser iniciadas automaticamente com base em eventos em outros sistemas de software. Segundo, as atividades de treinamento associadas são gerenciadas e registradas sistematicamente e podem ser rastreadas em painéis que indicam progresso, tendências e tarefas atrasadas. Terceiro e último, o controle e a visibilidade mantêm sua empresa eficiente e em conformidade com os requisitos regulatórios.

Os requisitos de treinamento variam de acordo com a função, portanto, os cursos e materiais de treinamento devem ser adaptados a cada grupo de funções. Considere quem precisará de treinamento inicial para testar o sistema adequadamente e quem precisará de treinamento somente após a conclusão de todo o desenvolvimento.

Para auxiliar no conteúdo de treinamento para toda a empresa, consulte usuários de teste com antecedência para que possam detalhar qual conteúdo pode ser mais benéfico para cada grupo de usuários. No entanto, uma deficiência comum é o treinamento antecipado. Não deixe um intervalo de tempo significativo entre o treinamento e a implementação. Deixar muito espaço pode sobrecarregar seus recursos de suporte posteriormente. Sem a possibilidade de colocar o conhecimento em prática imediatamente, é comum que se crie uma lacuna de conhecimento. Para ajudar a suprir essas lacunas, prepare e atualize a documentação do treinamento ao longo do processo.

Implementação do sistema

Pode parecer óbvio, mas certifique-se de testar tudo e treinar todos antes tentando colocar em operação qualquer parte do sistema.

Limite o número de usuários inicialmente, se possível, para aprender com eles quais lacunas ainda podem existir em termos de funcionalidade, permissões, notificação, documentação e/ou treinamento. Por exemplo, considere implementar primeiro em um local, começando com usuários avançados de um departamento. Uma implementação mais controlada, com pontos de verificação claramente definidos, manterá você alinhado com sua equipe, seu fornecedor, suas partes interessadas e os usuários do sistema.

Conclusão

Uma implementação de software bem-sucedida é uma forma de arte — não apenas as peças técnicas precisam estar prontas e exaustivamente testadas, os usuários treinados, etc., mas também é preciso cultivar um clima de entusiasmo para melhorar a adoção do novo sistema. Apesar dos planos mais bem elaborados, prepare-se para mudanças. Gerenciar mudanças é fundamental desde o início do projeto e ao longo de toda a vida útil do seu sistema de gestão de conformidade. Uma implementação desse porte e escopo pode ser desafiadora, mas as vantagens de um ecossistema de conformidade automatizado são um resultado final gratificante.