9 de fevereiro de 2021
A Curva de Mudança de Kübler-Ross®, adaptada dos cinco estágios originais do luto (publicados originalmente em 1969), foi expandida para refletir uma curva altamente aplicável para adaptação a qualquer mudança. Neste caso, a curva de mudança é organizacional, e a mudança é a introdução de um sistema de gestão da qualidade empresarial (SGQE).
Quando a liderança anuncia pela primeira vez a decisão de selecionar um novo software e executar uma EQMS Após a implementação, os membros da equipe podem inicialmente sentir choque e negação. Eles podem acreditar que o plano é apenas mais uma iniciativa passageira. Uma vez que o projeto seja confirmado, os funcionários podem ficar frustrados com as mudanças em suas responsabilidades. Eles podem reagir com desânimo e infelicidade. É uma resposta científica e compreensível que as pessoas resistam à mudança.
Então, a curva muda. Os usuários experimentam o novo software e percebem que ele os ajuda a ser mais eficientes. Eles decidem tentar trabalhar com o novo processo digital, pois sabem que este é o novo normal. Lentamente, mas com segurança, os céticos se tornam defensores que ajudam a liderar a mudança, chegando à fase final de integração.
A questão é: como incentivar essa mudança e garantir uma implementação bem-sucedida sem desperdiçar tempo e recursos? Vejamos alguns elementos-chave do sucesso.
Comunicando a Visão para Minimizar
A principal contribuição da alta liderança para a Processo de implementação do EQMS fornece a visão de como a organização será diferente após a conclusão da transformação. Isso envolve defender a mudança em uma declaração clara, concisa e coloquial.
Os pontos a serem focados incluem:
- Tranquilize a equipe dizendo que você não está tentando reduzir o pessoal, o que é um medo comum.
- Mostre exemplos de como um EQMS ajudará a tornar seus trabalhos mais fáceis e minimizar o desperdício de tempo com base no sistema anterior.
- Destaque como a redução de simulações de incêndio e de papelada deixa mais tempo para projetos que agregam valor, melhoram o desempenho dos negócios e criam produtos de maior qualidade.
Uma boa comunicação é essencial para um processo de mudança bem-sucedido. Enviar atualizações semanais do projeto, não apenas para os membros da equipe, mas também para a alta liderança, cria transparência e fornece uma fonte de referência de informações do projeto de fácil acesso. Destaque marcos significativos e reconheça as contribuições individuais e da equipe. Crie uma atmosfera de sucesso compartilhado.
Envolvendo o chão de fábrica
O envolvimento dos funcionários da fábrica é crucial para o levantamento de requisitos, garantindo que o novo sistema esteja alinhado às suas necessidades. São eles que precisam conviver com isso diariamente, e, em última análise, a decisão de adotar o sistema de gestão da qualidade é que determinará o sucesso ou o fracasso do projeto.
Aqui você vai querer incentivar a participação nas reuniões por:
- Deixe claro que todos deixam seus títulos na porta.
- Faça perguntas abertas para gerar respostas mais detalhadas.
- Peça contribuições daqueles que podem estar hesitantes em falar, pedindo que compartilhem suas percepções, experiências e histórias pessoais.
- Verifique sua compreensão do estado futuro e como ele mudará suas operações diárias como um marco importante que os líderes devem acompanhar.
Considere como o trabalho no ambiente virtual atual pode ser aplicável. É importante observar que o novo normal do trabalho remoto exige maior preparação da liderança do projeto para que reuniões virtuais sejam produtivas.
Alistando os primeiros usuários
Nesses estágios iniciais, você também deve identificar os primeiros usuários. Essas pessoas geralmente são apaixonadas por tecnologia ou melhoria de processos e frequentemente contribuem com ideias ou sugerem novas ferramentas de automação.
Aproveite a paixão dessas pessoas essenciais que estão alinhadas com a visão da liderança. Elas podem trazer energia para a implementação do EQMS, ajudando-a a seguir em frente apesar dos inevitáveis obstáculos do caminho, e alavancar seus relacionamentos para compartilhar a visão do projeto.
As adoções iniciais devem vir do chão de fábrica, da gerência intermediária e, ocasionalmente, até mesmo do nível sênior. Eles não são apenas defensores, mas também guias e mediadores, ajudando a antecipar desafios e impulsionar o projeto. Podem se tornar donos de processos, defensores de treinamento e/ou especialistas no assunto (SMEs) dos processos que apoiam a comunidade de usuários.
A equipe de relatórios e análises também deve ser envolvida desde o início. A maioria dos projetos os envolve após a conclusão dos requisitos e configurações. Nesse ponto, fazer alterações pode comprometer o plano do projeto. Essa equipe fornece sugestões sobre como integrar dados de outros sistemas, bem como aprimorar análises e KPIs.
Construindo Massa Crítica
Nesta fase, os primeiros sucessos começam a atrair as pessoas para o processo. Embora as pessoas possam ter resistido à mudança até este ponto, agora começam a ver como a Software EQMS torna a vida mais fácil e proporciona melhorias nos negócios.
Durante esse período, a liderança deve revisar os marcos e manter o controle do projeto. Se perceberem perda de energia ou impulso, podem capacitar os líderes do projeto para reafirmar objetivos, realizar treinamentos de conscientização ou atualizar o plano de comunicação.
Desenvolva um plano de marketing interno para complementar o plano de comunicação. Identifique maneiras de promover o projeto, injetando diversão e mantendo a equipe animada, celebrando marcos com jogos, sorteios de prêmios ou até mesmo um concurso de nomeação de projeto com brindes ou outros reconhecimentos. Permitir que a comunidade de usuários participe do projeto ou do nome do SGQ proporciona um forte reconhecimento interno. Esse nome pode então ser adicionado aos procedimentos e treinamentos existentes para uma identificação imediata da marca.
Comece com pequenas vitórias na implementação do EQMS
Uma armadilha a evitar é tentar implementar muitas mudanças muito rápido. Por exemplo, tentar digitalizar todos os processos do QMS de uma só vez pode sobrecarregar sua comunidade de usuários e atrasá-lo a longo prazo.
Em vez disso, comece com um conjunto menor de processos, alguns dos quais podem ter interdependências, buscando alavancar ganhos rápidos para o momento atual. Quando estiver pronto para lançar o próximo aplicativo, menos treinamento será necessário e o projeto geral começará a acelerar, com menos mudanças que os usuários precisarão aprender.
Ajudando os adotantes lentos a se recuperarem
A inteligência emocional é um aspecto vital de qualquer mudança organizacional. Como agente de mudança, é fundamental identificar quem ainda está atrasado e contatá-lo para conversas individuais (em vez de uma reunião).
Neste ponto, os líderes devem trabalhar para:
- Descubra as objeções ou medos subjacentes dos indivíduos.
- Enquadre a mudança como algo positivo.
- Ajude as pessoas a verem como podem contribuir, talvez identificando um talento ou ponto forte oculto.
Talvez você precise reiterar que este não é um projeto de redução de recursos, mas sim algo que permitirá que eles busquem a melhoria de processos sobre a qual falam há anos.
Felizmente, quando você consegue trazê-los para o seu lado, muitas vezes esse pequeno grupo conversa entre si. Ao compartilhar o que os fez repensar sua posição, mais pessoas são persuadidas a aderir às mudanças.
No fim das contas, ser um agente de mudança exige muito mais do que apenas ditar mudanças de cima para baixo. Trata-se de encontrar maneiras de se envolver e criar empatia com sua equipe, para que ela veja o valor da mudança e se junte ao esforço de boa vontade.
Sem essa abordagem, você corre o risco de recair em ineficiências e problemas de qualidade do passado. Implementada dessa forma, no entanto, a implementação e utilização do seu EQMS se tornam parte das operações diárias e a base do seu trabalho.
