Como a COVID-19 está impulsionando a mudança do QMS em papel para a nuvem

16 de Junho de 2021

Com a chegada da COVID-19 em 2020, empresas em todo o mundo se viram subitamente à mercê de processos projetados para a era anterior da manufatura. Não é de surpreender que o QMS em nuvem tenha se tornado uma prioridade, já que setores inteiros foram afetados por cadeias de suprimentos quebradas, mudanças nas linhas e processos de produção e uma mudança para o trabalho remoto.

Este artigo analisa como a COVID-19 está impulsionando a transição de processos em papel para a nuvem e por que a nuvem agora é um diferencial importante no mundo pós-pandemia.

A mudança para uma força de trabalho remota e QMS em nuvem

Com a chegada da pandemia, os problemas com o trabalho remoto se agravaram no que diz respeito à gestão da qualidade. Trabalhadores essenciais que fabricavam produtos ainda podiam trabalhar presencialmente. No entanto, os profissionais de qualidade encarregados do monitoramento dos produtos precisavam de uma maneira de fazer isso de casa. As pessoas não podiam mais ir até o corredor para imprimir um documento, assiná-lo, fazer uma cópia impressa e obter assinaturas de outras pessoas. Qualquer processo que dependesse de interações presenciais ou documentos físicos precisava ser reformulado, e rapidamente.

Como resultado, a indústria tem visto um investimento massivo na transformação digital. A COVID-19 está acelerando a digitalização três a quatro anos, de acordo com um recente McKinsey pesquisa.

Portanto, a implementação de um EQMS em nuvem mudou o jogo para os fabricantes que precisavam executar uma variedade de processos remotamente, incluindo:

Um QMS em nuvem oferece uma maneira centralizada de manter os processos sob controle e mover documentos e tarefas automaticamente por meio de fluxos de trabalho estruturados. Além disso, evita que problemas passem despercebidos — um recurso essencial para o trabalho remoto.

Além disso, a substituição de processos em papel por um SGQ em nuvem reduz o custo da baixa qualidade. Reduzir os custos de qualidade tornou-se mais importante do que nunca durante a pandemia, contribuindo diretamente para os resultados financeiros em períodos de turbulência econômica.

As auditorias remotas vieram para ficar

Em 2020, o número de auditorias regulatórias presenciais caiu drasticamente, com muitas auditorias de vigilância sendo realizadas remotamente. Mesmo com agências reguladoras como a FDA retomando as auditorias presenciais, parece que algumas auditorias remotas vieram para ficar.

Orientação da FDA de maio de 2021 declarar que a agência continuará usando ferramentas alternativas, incluindo auditorias remotas, para avaliar as instalações e solicitar documentação e relatórios de auditoria externa de outras agências.

Tudo isso destaca a importância crucial dos registros digitais. No contexto de auditorias remotas, os registros digitais são essenciais para:

Respondendo a solicitações de documentação do FDA e de outras agências
Preparação para auditorias remotas centralizando documentos, registros, resultados de testes e outras informações importantes
Fornecer documentação inicial para pré-revisão para reduzir o tempo de auditoria
Respondendo às conclusões da auditoria e demonstrando acompanhamento oportuno

O lado positivo é que algumas empresas descobriram auditorias remotas são mais eficientes, reduzindo o tempo de auditoria nos casos e minimizando os custos de interrupção e preparação.

O medo da nuvem está diminuindo

Hoje, a adoção da nuvem está crescendo rapidamente, com Gartner prevendo um crescimento de mais de 23% em 2021. Não há dúvida de que a pandemia é pelo menos uma das interrupções por trás desse crescimento massivo.

Quando as soluções SaaS foram lançadas há 20 anos, as empresas hesitaram em aderir. Agora, as organizações descobriram que um QMS em nuvem pode, de fato, reduzir riscos e custos ao:

Mitigando riscos de segurança: Especialistas terceirizados realizam testes de segurança com mais frequência, o que os torna, muitas vezes, mais eficazes do que equipes internas no gerenciamento da segurança de dados.
Reduzindo a pegada de TI: Gerenciar diversas soluções em um único local (controle de documentos, treinamento de funcionários, CAPA, etc.) economiza tempo e dinheiro em comparação ao gerenciamento de soluções pontuais separadas.
Simplificando processos: A automação ajuda a prevenir erros humanos e fornece uma estrutura para a padronização de processos. Processos padronizados aumentam a eficiência, resolvem problemas mais rapidamente e aceleram o lançamento de novos produtos.
Rastreamento e tendências: Os recursos de relatórios centralizados disponíveis em um EQMS baseado em nuvem facilitam a localização e a correção de problemas, aumentando a visibilidade dos riscos.

Choque e risco na cadeia de suprimentos

Um dos impactos mais significativos da pandemia é que as cadeias de suprimentos foram levadas ao limite. Para lidar com a escassez contínua, os fabricantes precisam trabalhar com fornecedores secundários e terciários — muitos deles sem comprovação científica e exigindo supervisão adicional.

Neste contexto, um EQMS em nuvem tem se mostrado um diferencial, com ferramentas de gestão da qualidade do fornecedor permitindo que as empresas:

Automatize os processos de inspeção de entrada e recebimento
Acompanhe e compare o desempenho e os certificados de fornecedores globais em um só lugar
Uso scorecards de fornecedores para obter uma visão rápida do nível de risco e dos problemas de conformidade
Comunique-se quase em tempo real com os fornecedores para resolver problemas mais rapidamente
Vincular funções relacionadas dentro do EQMS ao gerenciamento de fornecedores, incluindo CAPA, gerenciamento de auditoria e gerenciamento de documentos

Historicamente, a necessidade é a mãe da invenção. Neste caso, a pandemia forçou as empresas a reinventar a forma como produzem qualidade. Hoje, o QMS em nuvem está disponível para enfrentar os desafios do novo normal. Quando se trata de se adaptar às incertezas futuras do setor, um EQMS flexível e automatizado é essencial para gerenciar problemas com o mínimo de interrupção.