Guia para escolher o software de gerenciamento de treinamento certo

Uma análise das cartas de advertência da Food and Drug Administration (FDA) dos EUA, Instituto de Direito Alimentar e Farmacêutico revela uma ligação talvez não tão surpreendente entre lacunas de treinamento e violações da FDA.

Este é um dos vários fatores que impulsionam as empresas a adotar softwares automatizados de gestão de treinamento. O problema subjacente: os métodos manuais de registro do passado simplesmente não são suficientes para acompanhar o ritmo da manufatura moderna.

Alcançar o ROI exige uma solução que aborde os desafios fundamentais do gerenciamento de treinamento e realmente facilite o trabalho das pessoas.

Neste guia para escolher o software de gerenciamento de treinamento certo, exploramos:

• Por que as empresas implementam software de gerenciamento de treinamento
• Principais recursos e funções a serem procurados em uma solução de gerenciamento de treinamento
• Principais integrações entre o gerenciamento de treinamento e seu QMS

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Benefícios do software de gerenciamento de treinamento automatizado

A escolha do software de gerenciamento de treinamento certo começa com a compreensão dos problemas de negócios que você está tentando resolver e o que sua organização pode ganhar ao fazer isso.

Para muitos fabricantes, o objetivo é fortalecer a conformidade e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência para aumentar a produtividade e a qualidade. A seguir, exploramos como fazer isso em mais detalhes.

Centralizando a manutenção de registros

Manter-se organizado é um dos principais benefícios da adoção de um software de gestão de treinamento automatizado. Com o capacidade de armazenar arquivos e registros de treinamento em um repositório centralizado, as empresas podem garantir que:

• Tenha um registro completo de conformidade com o treinamento
• Reduza o risco de perder arquivos importantes relacionados ao treinamento
• Mantenha os funcionários atualizados sobre os requisitos de treinamento

Melhorando a prontidão para auditoria

O treinamento dos funcionários quase sempre surge durante auditorias. Embora as empresas possam ter registros de treinamento inicial para funcionários, uma área em que elas tendem a falhar é no fornecimento de evidências de treinamento de atualização.

Com software, você pode definir frequências de treinamento para fornecer lembretes automatizados quando o treinamento de atualização estiver próximo de ser concluído. A automação reduz a chance de ele passar despercebido, ao mesmo tempo em que garante que você não seja pego sem os registros adequados quando os auditores os solicitarem.

Lembre-se de que não basta apenas dizer que você tem um programa de treinamento. Em vez disso, o auditor vai querer ver evidências. Com registros em papel, isso é mais difícil de comprovar e muito mais difícil de fornecer esses registros rapidamente. Com um sistema automatizado, você pode acessar os registros de treinamento com apenas alguns cliques, o que também ajuda a causar uma impressão positiva nos auditores.

Reduzindo riscos de qualidade e segurança

Não saber se os funcionários concluíram ou não o treinamento necessário cria riscos significativos de qualidade e segurança. Por exemplo, imagine que um funcionário é transferido para uma linha de produção diferente, mas não recebeu o treinamento necessário para operar o processo corretamente.

Riscos ocultos criam oportunidades para problemas que vão desde produtos defeituosos até incidentes graves de segurança. O software reduz esses riscos ao:

• Ajudar a identificar lacunas de treinamento onde as pessoas estão atrasadas para o treinamento
• Permitir que as empresas monitorem a eficácia do treinamento ao longo do tempo
• Garantir que mudanças importantes (por exemplo, mudanças de processo ou mudanças de equipamento) desencadeiem novos requisitos de treinamento

Tomada de decisões baseadas em dados

Uma solução automatizada de gerenciamento de treinamento permite que as organizações implementem sistemas de relatórios mais eficazes para tomar decisões baseadas em dados, para que elas possam:

• Defina metas relacionadas ao treinamento (por exemplo, melhorar as taxas de conclusão no prazo) e acompanhe o progresso em relação a elas
• Desenvolver métricas líderes para prever e prevenir problemas relacionados ao treinamento
• Comunique-se facilmente com as partes interessadas na organização sobre tendências importantes de treinamento

Fortalecendo a Responsabilidade

Concluir cursos de treinamento raramente está no topo da lista de prioridades de um funcionário, especialmente em ambientes de produção movimentados, onde necessidades mais imediatas tendem a ter prioridade. As empresas podem utilizar softwares para fechar a lacuna de responsabilidade:

• Lembrar os funcionários quando as datas de vencimento do treinamento estiverem se aproximando
• Fornecer acesso fácil a materiais de treinamento, registros e exames
• Encaminhamento de alertas aos gerentes quando a equipe não conclui o treinamento no prazo exigido

Uma lista restrita dos principais recursos

Escolher a solução certa de gestão de treinamento pode atuar como um catalisador para atingir suas metas de melhoria contínua. No entanto, se você escolher uma solução ineficaz, poderá estar diante de milhares de dólares desperdiçados em "materiais de prateleira".

Para ajudar você a fazer a escolha certa, vamos examinar alguns dos principais recursos e funções que você deve procurar ao reunir requisitos e avaliar fornecedores.

Atribuições de treinamento automatizadas

A capacidade de atribuir automaticamente requisitos e tarefas de treinamento representa uma enorme economia de tempo, especialmente para grandes empresas ou instalações de produção. Com isso em mente, você deve ser capaz de:

• Atribuir tarefas de treinamento por cargo, grupo ou departamento
• Crie alertas e regras de escalonamento para melhorar a conformidade e a responsabilização do treinamento
• Crie requisitos de treinamento com base na documentação do processo e SOPs
• Vincule tarefas de treinamento geradas automaticamente a outros processos relacionados, como gerenciamento de documentos, controle de mudança, e CAPA

Recursos de painel

Os painéis configuráveis ​​oferecem uma visão geral do status do treinamento da sua equipe rapidamente, ajudando você a encontrar e corrigir mais rapidamente lacunas que levam a problemas de conformidade.

A possibilidade de criar vários painéis também é algo que muitas instalações de produção podem considerar. Por exemplo, pode ser útil ter um painel para os gerentes visualizarem o status dos subordinados diretos, com painéis separados para os usuários visualizarem seus registros e as próximas atribuições.

Exames de Treinamento

Os exames pós-treinamento são essenciais para verificar se os funcionários não apenas concluíram o treinamento, mas também se compreenderam as informações nele apresentadas. Isso também pode ajudar a avaliar a eficácia do treinamento para orientar futuras atualizações e melhorias nos cursos.

Em termos de exames, o software deve oferecer tipos de perguntas flexíveis, incluindo verdadeiro/falso, sim/não, múltipla escolha e até mesmo respostas em texto livre. Você também deve ser capaz de especificar o limite para aprovação no exame para verificar se os funcionários assimilaram o material.

Documentação Suplementar

A possibilidade de vincular a documentação de suporte a qualquer curso de treinamento, exame ou registro é um recurso importante a ser considerado. Isso pode significar adicionar recursos adicionais aos cursos, bem como documentação de qualificações para funcionários, como Six Sigma e outras certificações.

A importação de dados em massa pode ser útil aqui, por exemplo, ao carregar materiais de treinamento existentes ou outra documentação relacionada.

Funcionalidade pronta para uso com flexibilidade

Qualquer solução que você escolher deve vir com fluxos de trabalho prontos para uso e totalmente funcionais. Isso permitirá que você comece a trabalhar rapidamente e pode ser especialmente útil se você busca padronizar seu fluxo de trabalho de treinamento com base nas melhores práticas do setor.

Ao mesmo tempo, você também precisa de uma solução que permita configurá-la facilmente de acordo com suas necessidades, para que possa mapeá-la ao seu próprio processo conforme ele evolui. Essa flexibilidade é fundamental para acomodar as mudanças organizacionais ao longo do tempo e apoiar o processo de melhoria contínua.

Com muitos fornecedores de software de gestão de treinamento, o que você vê é o que você obtém. Fazer alterações em formulários e fluxos de trabalho é difícil, exigindo que os fabricantes entrem em contato com o fornecedor para obter ajuda. Em alguns casos, você pode ser forçado a adaptar seu processo ao software, o que pode prejudicar você a longo prazo e prejudicar os esforços para melhorar a eficiência.

Por isso, é tão importante escolher uma solução que possa ser facilmente configurada, sem alterar o código-fonte e sem exigir validação adicional. O software deve facilitar a alteração:

• Tarefas de treinamento
• Fluxos de trabalho e regras de integração
• Formulários e roteamento de aprovação
• Lembretes e regras de escalonamento

O segredo aqui é encontrar um fornecedor que ofereça uma combinação de funcionalidade robusta e pronta para uso, além de flexibilidade, com suporte do fornecedor prontamente disponível quando você precisar.

Conformidade integrada

Uma solução robusta de gerenciamento de treinamento virá com ferramentas integradas para garantir a conformidade, atuando como um repositório centralizado para rastreamento de:

• Históricos abrangentes de treinamento de funcionários
• Anexos como certificações e licenças
• Resultados dos testes pós-treinamento
• Assinaturas com registro de data e hora e trilhas de auditoria

Aqui você quer procurar um sistema criado para dar suporte à conformidade com requisitos regulatórios e padrões, incluindo conformidade com FDA e ISO.

Integração tudo-em-um

O treinamento de funcionários faz parte de um conjunto interdependente de processos no ecossistema da qualidade. Diversas mudanças podem exigir a atualização do treinamento, seja nos requisitos de treinamento para indivíduos ou na atualização dos próprios materiais de treinamento.

Por exemplo, sempre que equipamentos, processos ou POPs mudam, o treinamento dos funcionários também será impactado. Uma abordagem integrada sistema de gestão da qualidade (SGQ) permite que você vincule essas alterações diretamente às atualizações de treinamento dos funcionários, para que as pessoas recebam as informações certas na hora certa.

Em muitos casos, as empresas conseguiram substituir seu sistema de gerenciamento de aprendizagem (LMS) por um software de gerenciamento de treinamento que faz parte de um sistema integrado de gerenciamento de qualidade (QMS).

Com essa abordagem, formulários, tarefas e fluxos de trabalho são padronizados em vários processos, como treinamento, gerenciamento de documentos, auditorias e CAPA. As equipes só precisam aprender uma ferramenta, ajudando a acelerar a adoção e reduzir os custos de TI.

Conclusão

As abordagens tradicionais de gestão de treinamento podem ser onerosas e propensas a erros, aumentando os riscos e os custos para os fabricantes. Quando registros são perdidos ou o treinamento é negligenciado, não demora muito para que todas as suas operações sejam analisadas com precisão.

Empresas com visão de futuro, por outro lado, podem obter um valor significativo ao automatizar a gestão de treinamento de funcionários. Isso se aplica tanto à economia direta de custos com a melhoria da eficiência quanto à prevenção de erros e problemas de conformidade. O software de gestão de treinamento certo permite que as empresas cumpram as normas de conformidade com menos tarefas manuais, ajudando sua equipe a aumentar a produtividade sem comprometer a qualidade.

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Sobre o autor

Stephanie Ojeda Stephanie é Diretora de Gestão de Produtos para o setor de Ciências Biológicas na AssurX. Stephanie traz mais de 15 anos de experiência em funções de liderança em garantia de qualidade em diversos setores, incluindo farmacêutico, biotecnologia, dispositivos médicos, alimentos e bebidas e manufatura.