Cinco erros de design de formulários a evitar ao automatizar seu QMS

Os sistemas automatizados de gestão de processos são a força motriz de qualquer empresa moderna. Esses sistemas orientam as operações e melhoram a qualidade e a eficiência. Escondido no núcleo de cada sistema automatizado de gestão de processos está o formulário eletrônico, desconhecido, porém essencial. Evite erros de design de formulários do SGQ seguindo algumas diretrizes comprovadas.

Os formulários são as artérias que bombeiam informações para o coração do seu sistema de gestão da qualidade por meio de:

• Fluxo de trabalho: Respostas de formulários preenchidos e ações de gatilho e fluxos de trabalho, incluindo processos de aprovação.
• Tarefas: Os formulários criam tarefas automatizadas para partes responsáveis ​​enquanto gerenciam as permissões dos usuários.
• Captura: Os formulários capturam a comprovação necessária, incluindo documentos, fotos, assinaturas e carimbos de data/hora.

O design de formulários automatiza os processos do seu sistema de gestão da qualidade. Erros podem exigir retrabalhos extensos e tornar o sistema ineficaz. Vejamos cinco erros principais frequentemente cometidos ao projetar formulários eletrônicos e como melhorá-los.

Erro 1 no design de formulários do QMS: espelhamento de formulários em papel

O primeiro erro a evitar ao projetar formulários eletrônicos é copiar formulários legados. Embora os formulários em papel já tenham (espero) desaparecido há muito tempo na maioria das empresas modernas, os formulários semiautomatizados existentes são provavelmente derivados de formulários em papel e artefatos de fluxogramas. Certifique-se de que os formulários eletrônicos sejam avaliados para identificar e excluir atributos desnecessários e que paralisam os processos, herdados de sistemas legados.

Empresas com sistemas automatizados de gestão da qualidade consolidados e eficazes alcançaram o sucesso por meio da evolução. Elas documentar processos legados para identificar o que ainda funciona e onde existem lacunas e obstáculos. Eles não projetam formulários com base "na maneira como sempre fizemos", mas sim com base nos processos mais eficientes para o ambiente de Boas Práticas de Fabricação (BPF) atual. Normalmente, isso é feito em colaboração com um fornecedor de SGQ que traz ampla experiência em design de formulários e gerenciamento de processos.

Erro 2 no design de formulários do QMS: uso excessivo de aprovações e assinaturas

O segundo erro a evitar ao criar formulários eletrônicos é o uso excessivo de aprovações e assinaturas. Quase todos os processos automatizados incorporam múltiplas etapas de aprovação e/ou assinatura. Elimine a "necessidade de saber" no processo de aprovação e evolua para uma mentalidade de eficiência otimizada.

Muitos aprovadores criam gargalos em qualquer processo. As etapas de aprovação devem garantir que as pessoas certas — funcionários essenciais — estejam envolvidas no momento certo. Por exemplo, se um ação corretiva exigir uma alteração no projeto, um gerente de engenharia poderá ser solicitado a avaliar a alteração proposta antes que ela possa ser implementada. A equipe de projeto inteira não precisa aprová-la (você pode informá-los por e-mail ou notificação).

Erro 3 no design de formulários do QMS: coletar informações erradas na hora errada

A principal função de um formulário eletrônico é coletar informações. Então, qual é a informação errada? Ou é informação demais, informação de menos, informação irrelevante ou até mesmo solicitação de informação na hora errada.

Os usuários ficam frustrados quando são solicitados a inserir dados desnecessários. Formulários eletrônicos devem ser projetados de forma sensata para encaminhar documentos usando um fluxo de trabalho inteligente que possa mostrar ou ocultar campos automaticamente para usuários e grupos específicos.

Em resumo, crie campos que coletem as informações certas no momento certo. Concentre-se em eficiência automatizando processos de qualidade; não sobrecarga de informações e duplicação.

Erro 4 no design de formulários do QMS: criação de silos de formulários

Nenhum formulário é uma ilha. Formulários são parte de um sistema integrado de processos interconectados em um sistema de gestão da qualidade.   Tratamento de reclamações pode estar conectado a ação corretiva sistemas. Gestão de documentos os sistemas se conectam a mudar a gestão sistemas.

Portanto, conecte as informações coletadas das etapas anteriores às etapas subsequentes. Aqui, novamente, enfatizamos a importância do design sistemático da sua estratégia de automação. Por exemplo, se um formulário de ação corretiva for iniciado a partir de um formulário de rastreamento de problemas, todos os dados coletados anteriormente devem ser preenchidos previamente no formulário de rastreamento de problemas (consulte o Erro 3). Vincular processos e preencher previamente os campos do formulário economiza tempo, elimina erros e aumenta a produtividade.

Outra dica: certifique-se de que todos os campos do formulário tenham as mesmas convenções de nomenclatura em todos os processos. Lembre-se de que cada formulário faz parte de um sistema maior.

Erro 5 no design de formulários do QMS: falha na adaptação

A gestão automatizada da qualidade não é estática. Você não pode configurá-la e esquecê-la. Empresas com sistemas de gestão da qualidade eficazes se adaptam a ambientes de negócios em constante mudança. À medida que os negócios evoluem, suas necessidades de automação de processos e, por extensão, seus formulários eletrônicos também evoluem. Só porque um formulário é projetado e lançado não significa que ele não possa ou não deva ser aprimorado.

Como prática recomendada, busque feedback dos usuários. As sugestões deles costumam ser a melhor fonte de dados para orientar melhorias nos formulários. Além disso, solicite feedback dos gerentes que estão usando os dados para tomar decisões. Por exemplo, se qualificação de fornecedores se baseia na qualidade do produto entregue, é importante garantir que os formulários de rastreamento de problemas permitam rastrear os problemas do produto até o fornecedor correto. Melhor ainda, inclua funcionários e gerentes como parte de sua equipe de implementação.

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— AssurX (@AssurX) 16 de Junho de 2017

Conclusões

Bons formulários garantem bons processos. Formulários são a base de um sistema eletrônico de gestão da qualidade eficaz. É neles que os processos de negócios automatizados se encontram com as pessoas. Portanto, para garantir a otimização dos processos de negócios, os formulários devem ser projetados com uma mentalidade evolucionária. Os formulários devem agilizar as aprovações e a coleta de dados e ser configuráveis ​​para se adaptarem às mudanças e ao aumento da demanda. processos de qualidade. Por fim, lembre-se de monitorar o feedback dos usuários e gerentes para manter os formulários atualizados e relevantes.

Uma plataforma QMS flexível, como a AssurX, permite a implantação e modificação de formulários conforme necessário, com o poder de integrar todos os fluxos de trabalho, dados e documentação em um único sistema.