A importância de documentar os requisitos do processo QMS empresarial

Você está no mercado para construir uma casa nova. Você diria ao construtor o que está procurando ou simplesmente pediria para construir "alguma coisa"? Se for a segunda opção, qual a probabilidade de a casa que você escolher ser o que você deseja? Documentar suas necessidades deveria ser óbvio, certo?

Funcionalidade do software vs. requisitos de negócios

Às vezes, isso não é tão óbvio quando se trata da compra e implementação de um software de SGQ empresarial. Eu uso a analogia da casa com bastante frequência, em parte porque sou um "faça você mesmo" em casa, mas principalmente porque é verdade. Você pode se surpreender com a quantidade de organizações que chegam à mesa com requisitos de processo pouco ou nenhum documentados. Muitas terão requisitos de alto nível do tipo RFP, por exemplo, "o sistema deve ser acessível por meio de um navegador da Internet". Na verdade, a RFP terá de 50 a 60 páginas com esse tipo de assunto. No entanto, em termos de requisitos reais de processos de negócios funcionais, muitas vezes eles são insuficientes.

Faça dos requisitos de processos de negócios uma prioridade

Documentar os requisitos reais dos processos de negócios é a atividade mais crítica de qualquer implementação bem-sucedida de software empresarial. Esses requisitos impulsionarão a compra da solução correta durante a implementação. Ao avaliar fornecedores, se você não tiver requisitos escritos para auxiliar na sua análise, desconfie. O representante de vendas pode tentar ofuscar você com todos os recursos brilhantes que o software dele oferece — mas não com os recursos que você precisa. Se algum desses recursos brilhantes agregará valor ao seu negócio é questionável. E se um fornecedor consegue realmente "fazê-lo brilhar" é outra questão.

Quando chega a hora da implementação, se você não tiver uma lista do que precisa fazer, a implementação se torna improvisada. Se eu voltar à analogia original, é o mesmo que construir uma casa sem uma planta.

Agora que espero ter demonstrado a importância dos requisitos de negócios, como podemos coletá-los? Existem algumas técnicas que usei no passado e que deram certo.

Construa a equipe certa

A primeira coisa a fazer é garantir que você inclua as pessoas certas. Isso inclui pessoas do nível executivo que podem ter requisitos de relatórios, gerentes de departamento responsáveis ​​pelas atividades que o software deve abordar e pessoas que fazem a entrada de dados. Consulte nosso blog “Evite falhas na automação do QMS com a equipe de implementação certa” para melhores práticas.

Divorcie-se do seu sistema existente

A segunda coisa é se divorciar de qualquer sistema de software existente. Se você estiver implementando um novo sistema de gestão de documentos Se você já possui um, não baseie seus requisitos no que o sistema antigo faz. Lembre-se: há um motivo para você estar se afastando dele. Selecionar algumas das coisas boas que o sistema faz é aceitável, mas concentre-se mais no que você precisa do que no que qualquer sistema faz.

Defina suas necessidades para processos de negócios do QMS empresarial

Um método para documentar os processos de negócios do SGQ empresarial é o brainstorming. Todos entram em uma sala com vários pacotes de post-its. Em seguida, todos começam a escrever o que desejam que o sistema faça. Agora, comece a fixá-los na parede. Você pode movê-los e decidir facilmente quais são realmente necessários. Isso pode parecer antiquado e de baixa tecnologia, mas funciona.

O método que utilizo com mais frequência é começar desenhando um fluxo de trabalho de alto nível, seja em um quadro branco ou no Visio. Depois de definir as etapas gerais do seu processo, você pode começar a se aprofundar em cada uma delas para adicionar detalhes ao fluxo de trabalho. Ao final, você terá um diagrama detalhado com cada etapa do processo mapeada. Ele incluirá a entrada de dados, a delegação de trabalho, as pessoas envolvidas em cada etapa, os pontos de decisão, as aprovações e a conclusão. Usando esse diagrama, você poderá discutir os requisitos de dados e a lógica de negócios.

Em vez de tentar mapear todos os processos de uma vez, definir os processos mais críticos para abordar primeiro.

Considere os requisitos de relatórios

O outro componente a considerar são os relatórios. Que tipo de relatórios ou métricas são importantes para o seu negócio? Esses requisitos devem incluir detalhes suficientes para determinar quais dados são necessários para embasar o relatório. Assim, você pode incluir esses requisitos de dados nas entradas gerais de dados do sistema.

Não faça suposições

Outro ponto — não presuma. Não presuma simplesmente que um software corporativo O sistema fará algo. Se você tiver um requisito para uma funcionalidade específica, documente-o. Participei de diversas implementações nas quais atendemos a todos os requisitos solicitados. No entanto, quando entregamos o projeto ao cliente, ele ficou decepcionado por não atender a outros pontos que ele tinha em mente. Expectativas não expressas são as mais difíceis de atender.

Concentre-se no que você precisa, não em como funciona

Por fim, não concentre seus requisitos no "como". O que quero dizer com isso é que não tente projetar o sistema. Em vez disso, concentre-se no "o quê". O que você precisa? O que a empresa precisa para funcionar e garantir que você esteja abordando os problemas que o software deve ajudar a resolver? Deixe o fornecedor do software se preocupar em como atender a esses requisitos. Obviamente, caberá a você decidir se a solução é capaz de atender a esses requisitos com eficiência, mas é responsabilidade do fornecedor entregar um sistema de gestão da qualidade que aborde o "o quê".

Conclusão

Coletar e documentar requisitos não é divertido e ninguém gosta de fazer isso, mas é crucial. Quanto mais informações você puder coletar sobre seus processos de negócios, maiores serão suas chances de, primeiro, selecionando o EQMS correto e, segundo, implementar o software sem problemas. Então, faça sua lição de casa. Você vai me agradecer depois!