23 de maio de 2017
O controle de documentos é inestimável para concessionárias de serviços públicos que buscam prevenir ou aprender com interrupções do sistema. Os riscos são altos. Considere o custo de documentação desatualizada ou insuficiente em termos de consequências legais, financeiras, regulatórias e de satisfação do público.
Multas de US$ 1 milhão por dia
Falha em atender ao desempenho de confiabilidade e outros Corporação Norte-Americana de Confiabilidade Elétrica (NERC) e Comissão Federal de Regulamentação de Energia (FERC) regulamentações podem resultar em multas de até US$ 1 milhão por dia.
Lembrete oportuno
Inevitavelmente, à medida que o verão e as tempestades que o acompanham se aproximam, é um oportuno lembrete de que utilidades elétricas frequentemente enfrentam algumas das piores condições climáticas que a Mãe Natureza pode oferecer. Em alguns casos, essa colisão se transforma em queda de energia.
Independentemente do motivo da interrupção, as concessionárias de serviços públicos estão sob pressão, por parte de reguladores e clientes, para que demonstrem estarem preparadas. Havia controles internos preventivos em vigor? Essas informações estavam disponíveis e acessíveis? Por fim, qual a eficácia controle de documento na prevenção e remediação?
Padrões de conformidade NERC
Dados oficiais do governo mostram que o mau tempo e outros problemas representam um ameaça real à rede elétrica. Como muitos no setor sabem muito bem, não é um problema incomum. NERC espera-se que amplie os planos de resposta e recuperação de eventos de auditoria e busque uma rigorosa “eficácia no design e implementação de controles internos”.
Infelizmente, o Conformidade regulatória da NERC O clima não está melhorando para as concessionárias de serviços públicos. Em 2016, o Comitê de Conformidade do Conselho de Curadores da NERC (BOTCC) aprovou 18 Notificações Completas de Penalidade (NOPs Completas) resolvendo Violações de CIP e não CIP com multas na casa dos milhões de dólares.
Relatório recente da Agência de Informação Energética (EIA)
Um relatório recente da Agência de Informação de Energia (EIA) mostrando a frequência média e a duração das quedas de energia elétrica no ano civil de 2015 conta a história:
- Entre todos os tipos de serviços públicos, houve uma média de uma pequena interrupção no serviço de energia por cliente em 2015. Grandes interrupções ocorreram com cerca de ¼ dessa frequência, de acordo com o Relatório Anual da Indústria de Energia Elétrica.
- As concessionárias municipais, em geral, tiveram o melhor desempenho, seguidas pelas concessionárias de propriedade de investidores. As concessionárias cooperativas tiveram cerca de duas vezes mais probabilidade de sofrer uma interrupção de serviço do que as concessionárias municipais em 2015.
- Os tempos de duração das interrupções variaram de cerca de duas horas para serviços municipais (incluindo eventos pequenos e grandes) e quase cinco horas para cooperativas.
Como a confiabilidade é medida?
Normalmente, a confiabilidade dos sistemas de fornecimento de eletricidade é medida pela duração, frequência e escala das interrupções do serviço, usando padrões e métricas desenvolvidos pela Instituto de Engenheiros Elétricos e Eletrônicos, uma associação comercial do setor.
Controle de documentos é importante para empresas de serviços públicos de todos os tamanhos
As concessionárias menores tendem a ter mais dificuldades com interrupções relacionadas ao clima. No entanto, ainda é importante que todas as concessionárias monitorem e registrem confiabilidade estatísticas de forma defensável.
“Iniciar um programa de registro de interrupções é a chave para construir uma riqueza de informações”, de acordo com Estatísticas de confiabilidade para pequenas empresas de serviços públicos, um guia desenvolvido pelo programa DEED (Demonstração de Desenvolvimentos com Eficiência Energética) da Associação Americana de Energia Pública. "Mesmo que essas informações nunca sejam usadas para calcular índices de confiabilidade, elas ainda podem ser úteis para a compreensão da operação do sistema elétrico."
Embora o relatório seja direcionado a concessionárias de serviços públicos menores, ou aquelas definidas como tendo menos de 2,000 clientes, é um conselho que vale a pena ser seguido por concessionárias de serviços públicos de qualquer tamanho.
Os serviços públicos precisam de um armazenamento de dados e gerenciamento de documentos em toda a empresa, respeitando a vida útil dos documentos e Gestão de conformidade da NERC Requisitos. Por exemplo, as concessionárias de serviços públicos devem estar cientes de por quanto tempo um determinado registro deve ser arquivado e facilmente acessível.
O poder do software de controle de documentos
Usado corretamente, software de controle de documentos integrado dentro de um versátil gerenciamento de conformidade plataforma como AssurX automatizará a criação, modificação, revisão e disseminação de documentos de forma controlada e centralizada.
Por exemplo, muitas empresas de serviços públicos, incluindo a PG&E e Companhia de Energia Elétrica de Vermont (VELCO), utilizaram as melhores práticas e ferramentas de software para aprimorar seus programas de controle de documentos. A VELCO gerencia um sistema que inclui 738 quilômetros de transmissão; 13,000 hectares de direitos de passagem; 55 subestações, estações de comutação e instalações terminais.
A VELCO utiliza o software AssurX para rastrear análises de incidentes e quase acidentes dos últimos anos. O processo categoriza e identifica as causas dos eventos, e essas informações são então utilizadas para aprimorar a conformidade com base em riscos.
Conclusão
Inevitavelmente, haverá mau tempo pela frente. Mas as concessionárias de energia elétrica também podem e devem se preocupar com o controle de documentos e dados. A NERC continuará a avaliar se existem controles de documentação suficientes para processos e procedimentos, bem como para o fornecimento de evidências pós-evento.
