Como usar os 5 porquês para análise de causa raiz

Resolver problemas que ocorrem na produção é como descascar uma cebola. Para encontrar a verdadeira causa raiz, pode ser necessário descascar várias camadas durante a investigação. Usar a técnica dos 5 Porquês é uma ferramenta popular de análise de causa raiz, ajudando a aprofundar o processo e garantir que as ações corretivas vão além da abordagem dos sintomas.

Este artigo aborda os fundamentos da técnica dos 5 Porquês. Inclui quando e como usá-la, erros comuns e como um sistema de gestão da qualidade (SGQ) pode aumentar a eficácia.

O que é a técnica dos 5 porquês?

A técnica dos 5 Porquês envolve perguntar por que um problema ocorreu cinco vezes consecutivasApós cada resposta, pergunte o porquê novamente, aprofundando-se na próxima camada da causa subjacente. É importante observar que cinco perguntas são apenas uma diretriz — talvez seja necessário perguntar ainda mais vezes.

Quando usar os 5 porquês

Os 5 Porquês costumam ser a primeira ferramenta de análise de causa raiz que as equipes escolhem quando enfrentam um problema de qualidade. É útil para problemas mais simples ou para ajudar a equipe a fazer um brainstorming sobre possíveis causas raiz.

A menos que um problema seja muito simples, os 5 Porquês são frequentemente usados ​​em conjunto com outras ferramentas de análise de causa raiz, como 8D or análise de árvore de falhas (FTA). Equipes multifuncionais usam diversas ferramentas de análise de causa raiz para analisar o mesmo evento de ângulos diferentes, como se estivessem observando as facetas de uma joia.

Definindo o Processo dos 5 Porquês

O processo para usar os 5 Porquês pode ser dividido nas seguintes etapas:

1. Crie sua equipe: Reunir múltiplas perspectivas é fundamental para superar preconceitos.
2. Defina o problema: Para encontrar a causa raiz, primeiro você precisa de uma declaração precisa do problema.
3. Pergunte por quê: Pergunte pelo menos cinco vezes, possivelmente mais.
4. Avalie as possíveis causas: A resposta para cada porquê pode ter várias subcausas potenciais, resultando em diversas possíveis causas raiz a serem avaliadas.

Armadilhas a Evitar

O problema mais comum ao usar os 5 Porquês é parar cedo demais. As pessoas frequentemente tentam encontrar uma solução antes da causa raiz, sem perceber que o problema identificado é um sintoma da verdadeira causa raiz. Lembre-se: nada impede você de se perguntar "por quê" 20 vezes, se isso for necessário para chegar à verdadeira causa subjacente. Também é importante saber quando parar, pois ir longe demais pode, involuntariamente, afastar você do problema.

Além disso, outro erro comum é não envolver perspectivas suficientes. Ter equipes diversificadas é útil porque cada um traz seus próprios vieses para a mesa. Às vezes, o que a princípio parece um comentário de fora da caixa, não parece tão irracional 20 minutos depois. Além disso, ao fazer uma análise, você também pode se surpreender com o que alguém da área de produção pode lhe dizer. Especialistas no assunto (SMEs) podem entender um processo, mas não vivem nele.

Documentando o Processo: Uma Abordagem Baseada em Risco

Uma recente FDA e Relatório do Consórcio de Inovação em Dispositivos Médicos (MDIC) Aprimorar ações corretivas oferece uma abordagem baseada em riscos para quando aprofundar a análise da causa raiz. Nessa estrutura, o processo é orientado pelo fato de o incidente ser novo ou já ter uma solução documentada. O risco também é uma consideração crítica, com base nos impactos à segurança e se o produto ainda está sob seu controle.

Por exemplo, se for a primeira vez que você escapa da qualidade, você pode usar várias ferramentas, desde a análise de modos de falha e efeitos (FMEA). Por outro lado, se já houver um diagrama de 5 Porquês, espinha de peixe e FTA para um problema semelhante, você pode usar esses resultados em um novo diagrama de 5 Porquês, ajustando-o às mudanças no processo.

Em qualquer situação, um sistema de gestão da qualidade empresarial (EQMS) se torna essencial para melhorar investigações, documentar análises de causa raiz e criar ações corretivas.

 

Os 5 Porquês: Um Exemplo de Fabricação

Vejamos um exemplo simplificado dos 5 Porquês em uma situação de fabricação:

Declaração do problema: A máquina está vazando óleo

1. Por que a máquina está vazando óleo? >>  Porque há uma lacuna na borda da junta do filtro
2. Por que há uma folga na borda da junta? >>  Porque é quadrado e não redondo como as outras juntas
3. Por que a junta quadrada está sendo usada em vez da redonda? >>  Porque mudamos de fornecedor
4. Por que mudamos de fornecedor? >>  Porque eles ofereceram a junta a um custo melhor
5. Por que eles oferecem isso a um custo melhor? >>  Porque é mais fino e barato

A solução aqui pode ser retornar ao seu antigo fornecedor. No entanto, talvez você queira analisar mais a fundo para determinar se a qualificação do seu fornecedor ou os processos de aquisição precisam ser atualizados.

Usando o EQMS a seu favor

Um EQMS equipado com os 5 Porquês para investigações é uma vantagem durante a análise da causa raiz. Além de ajudar a executar o processo sistematicamente, ele também:

• Cria um registro pesquisável para investigação histórica e referência para resolução de problemas futuros
• Fornece documentação auditável caso os reguladores solicitem mais detalhes sobre um problema específico
• Incorpora vários níveis de aprovação para melhor colaboração e documentação, melhorando drasticamente a eficiência e a comunicação
• Permite que você vincule o resultado de uma análise dos 5 Porquês a itens de ação corretiva específicos, datas de vencimento e partes responsáveis

Conclusão

Os 5 Porquês são um ponto de partida para a análise de causa raiz e são frequentemente usados ​​com outras ferramentas. O processo ajuda a chegar às causas raiz para análises mais aprofundadas. Para melhores resultados, você deve buscar múltiplas perspectivas e ter cuidado extra para não tirar conclusões precipitadas.

Utilizar o EQMS para centralizar o processo o eleva a um novo patamar, com colaboração e documentação de referência. O resultado da automatização dos 5 Porquês para a causa raiz é a melhoria da eficiência, da comunicação e da coleta de informações. Um software de sistema de gestão da qualidade fornece um repositório de dados confiável para apoiar suas estratégias de melhoria contínua, desde os processos de pré-venda até os de pós-venda.

 

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