Como usar o QMS para dar suporte a iniciativas de manufatura enxuta?

Os fabricantes veem amplamente estruturas de melhoria de processos como o Lean como a solução para aumentar a produtividade. Eles conseguem isso reduzindo a variação e o desperdício nos processos de fabricação.

Documentação e informações perdidas, bem como um grande acúmulo de reclamações, podem atrasar a melhoria. Processos manuais também se opõem diretamente ao espírito do Lean.

A automação do sistema de gestão da qualidade (SGQ) apresenta uma solução para esses problemas tão comuns. Ela sustenta os esforços Lean, fornecendo um mecanismo para padronizar processos, executar ações corretivas, monitorar métricas de qualidade e muito mais.

Neste contexto, este artigo examina o papel de um QMS digital no suporte a iniciativas de manufatura enxuta, incluindo como ele pode ajudar os fabricantes a:

• Padronizar seus processos
• Reduzir o desperdício
• Promova a melhoria contínua
• Garantir o foco no cliente

Também veremos o ingrediente essencial necessário em um QMS para avançar suas iniciativas Lean e como encontrar um QMS robusto que esteja à altura da tarefa.

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Padronizando Processos e Procedimentos: Construindo a Base

O trabalho padronizado é fundamental tanto para a manufatura enxuta quanto para o SGQ. É também o primeiro passo na abordagem de processo Planejar-Executar-Verificar-Agir, sobre a qual o Lean se baseia. Essa abordagem exige que você documente seus processos e procedimentos para que possam ser executados de forma consistente em todos os momentos. Somente depois que esses processos estiverem documentados, você poderá analisá-los com eficácia. Você poderá então compará-los com as práticas da fábrica e identificar oportunidades de melhoria.

Cada etapa do processo de qualidade está vinculada aos padrões, tornando essencial que os fabricantes tenham um sistema bem organizado para desenvolvê-los e mantê-los.

No passado, as empresas dependiam amplamente de unidades compartilhadas para rastrear documentos importantes, mas essa abordagem apresenta vários problemas, incluindo:

• Alterações descontroladas em documentos, sem visibilidade de quem alterou os documentos, quando ou por quê
• Erros de versão devido a pessoas acessando documentos desatualizados
• Tempo perdido procurando documentos importantes como procedimentos operacionais padrão (POPs) e especificações
• Longos tempos de ciclo de documentos devido a transferências manuais e processos de revisão complexos

Software de gerenciamento de documentos dentro de um QMS automatizado elimina esses problemas e prepara o cenário para um processo mais enxuto por:

• Criação de um repositório central para gerenciar e proteger documentos durante todo o seu ciclo de vida
• Fornecer uma única fonte de verdade para garantir que os usuários sempre acessem a versão mais atualizada e correta dos documentos
• Simplificando o processo de colaboração para acelerar os tempos de ciclo dos documentos
• Facilitando o alerta e o treinamento da equipe sobre novos documentos ou atualizações de documentos

Reduzindo os 8 desperdícios do Lean

No cerne da manufatura enxuta está a identificação e minimização de desperdícios, definidos como tudo o que não agrega valor ao cliente. Em particular, o Lean concentra-se no que é conhecido como os oito desperdícios, que podem ser lembrados pela sigla TIMWOODS:

• Transporte:A movimentação desnecessária de pessoas e materiais muitas vezes significa perda de tempo e possíveis danos.
• Estoque: O excesso de estoque ocupa espaço, capital e recursos valiosos.
• Movimento:Movimentos desnecessários no processo de produção podem causar lesões ergonômicas e danos a equipamentos ou produtos.
• Esperando:Esperar por pessoas, informações, materiais e equipamentos pode gerar desperdício significativo na forma de atrasos.
• Superprodução:Produzir mais do que o necessário cria excesso de estoque e custos associados.
• Superprocessamento: Adicionar mais ao processo do que o exigido pelo cliente resulta em desperdício de tempo e recursos.
• Defeitos: Sucata e retrabalho resultantes de defeitos representam desperdício significativo nas organizações, consumindo recursos que poderiam ser utilizados em produtos vendáveis.
• Habilidades: Subutilizar o conhecimento e as habilidades da sua equipe é um desperdício de talento que deveria ser usado para impulsionar os objetivos da organização.

 Usando um automatizado SGQ aborda diretamente vários desses desperdícios, particularmente espera, defeitos e habilidades:

• Esperando: Ferramentas de colaboração e a capacidade de acessar dados no local reduzem a espera por transferências manuais, aprovações e assinaturas para otimizar o processo de qualidade em geral
• Defeitos: O rastreamento mais eficaz de problemas de qualidade, como relatórios de não conformidade, rastreamento de reclamações e ferramentas de ação corretiva, permite melhorias proativas para obter reduções posteriores em defeitos e custos de qualidade.
• Habilidades: Um software de monitoramento de treinamento de funcionários oferece às equipes um processo estruturado para promover o desenvolvimento dos funcionários. Ele também ajuda as empresas a obter uma visão abrangente das capacidades dos funcionários, para que possam ser utilizadas com mais eficiência em toda a fábrica.

Além do exposto acima, o SGQ também fornece dados importantes para lidar com outros desperdícios Lean. Digamos, por exemplo, que dados de reclamações possam ser vinculados a problemas de transporte. Isso leva a uma análise mais aprofundada de onde o processo pode ser otimizado. Da mesma forma, dados de incidentes de EHS podem revelar um pico de lesões ergonômicas relacionadas a um processo ou linha de produção específica. Isso fornece orientações importantes sobre onde há movimentação desnecessária no processo.

Promovendo a Melhoria Contínua

Kaizen, um termo japonês que significa "melhoria contínua", é uma filosofia intimamente relacionada ao Lean, pois se concentra na redução de desperdícios e no ciclo Planejar-Fazer-Verificar-Agir. O que torna o Kaizen único é sua ênfase no engajamento das equipes na implementação de melhorias incrementais, que se somam a mudanças de maior escala a longo prazo.

A automação do QMS facilita o kaizen de várias maneiras importantes:

• Processos simplificados: Eliminar tarefas manuais e reduzir a carga administrativa libera o tempo da sua equipe para se concentrar em projetos de melhoria, em vez de se atolar em papelada. Fluxos de trabalho automatizados promovem consistência e estabilidade de processos, reduzindo a variabilidade e o desperdício resultante.
• Analytics e insights: A capacidade de acessar métricas de qualidade em tempo real permite que os fabricantes encontrem problemas e oportunidades de melhoria com mais facilidade, além de tomarem decisões baseadas em dados. A melhoria baseada em dados e a eliminação de desperdícios são essenciais para o Lean e fornecem evidências quantificáveis ​​do valor dos projetos Lean.
• Responsabilidade melhorada: O acompanhamento de tarefas com responsabilidades, itens de ação e prazos claramente definidos ajuda a manter o processo de melhoria no caminho certo e aumenta a responsabilidade de toda a equipe.
• Análise de causa raiz: Ferramentas de análise de causa raiz Integrados ao SGQ, como os 5 Porquês e os 8D, promovem a melhoria contínua por meio de um processo estruturado que pode ser aplicado consistentemente a diferentes tipos de problemas. A capacidade de extrair resultados de investigações anteriores pode ajudar a identificar soluções existentes para problemas semelhantes ou aprofundar a análise quando soluções anteriores não funcionaram.
• Ação corretiva e preventiva (CAPA): O software CAPA fornece uma base para a melhoria da qualidade, fornecendo às equipes as ferramentas para corrigir problemas rapidamente e minimizar o risco de recorrência. Verificações de eficácia e ações preventivas garantem que as empresas mantenham as melhorias implementadas.

CAPA As ferramentas do SGQ são especialmente importantes do ponto de vista kaizen. Elas fornecem um processo de ciclo fechado necessário para a melhoria contínua. Dentro do SGQ, as equipes de qualidade podem:

• Catalogue, gerencie e acompanhe problemas abertos em um só lugar
• Lançar avaliações de risco a partir de reclamações ou desvios para avaliar riscos sistêmicos
• Defina fluxos de trabalho de ações corretivas com base no tipo de problema, departamento, produto e muito mais
• Integrar com outras soluções QMS, como gerenciamento de documentos e treinamento de funcionários

Garantindo o foco no cliente

A filosofia Lean é baseada na ideia de que as organizações existem para entregar valor aos clientes, incentivando os profissionais a visualizar cada etapa do processo por essa lente.

No entanto, um problema comum que as empresas enfrentam com abordagens manuais ou em papel para a qualidade é que elas tendem a ser reativas por natureza. Isso significa que as equipes dedicam mais tempo lidando com a crise atual do que aprimorando proativamente a qualidade do produto.

É um resultado natural quando as equipes estão sob pressão para fazer mais com menos. No entanto, um SGQ automatizado pode ajudar as empresas a fazer exatamente isso. Ele também permite que elas implementem melhorias estratégicas com base no feedback dos clientes.

Por exemplo, nos software de rastreamento de reclamações O QMS reduz a carga administrativa de rastreamento de reclamações. Dessa forma, os fabricantes podem melhorar a satisfação do cliente por meio de:

• Acelerar a resolução de problemas e reduzir seu impacto sobre outros clientes
• Dados de rastreamento e tendências que podem ser usados ​​para aprimorar produtos e mitigar riscos de qualidade e segurança
• Captura de feedback de qualquer fonte, como e-mail, chamadas telefônicas, envios de sites e relatórios de campo, em um local centralizado

Software QMS: Por que a flexibilidade é fundamental

Se você está procurando um software QMS para ajudar a definir ou melhorar seus processos de manufatura enxuta, um dos elementos mais importantes a ter em mente ao avaliar os sistemas é a flexibilidade.

Por que a flexibilidade é tão importante? Tudo se resume à eficiência do processo.

Um SGQ facilmente configurável ao seu processo significa que você pode refiná-lo continuamente ao longo do tempo. Isso se aplica tanto em resposta às lições aprendidas quanto como parte de iniciativas de manufatura enxuta. Se você estiver usando um SGQ que exija a adaptação do seu processo ao software, isso acabará significando sacrificar parte da eficiência que você tanto trabalhou para alcançar.

As funções que você deve procurar aqui incluem:

• Formulários e campos configuráveis ​​que permitem padronizar a forma como você captura informações
• Integração com outros sistemas empresariais, como ERP, MES, LIMS e mais
• Fluxos de trabalho automatizados que podem ser mapeados diretamente para seu processo

Os fabricantes também devem considerar uma solução completa que lhes permita implementar qualquer processo de SGQ. Isso é preferível à compra de módulos ou pacotes individuais. Isso permitirá automatizar os processos de qualidade da maneira que melhor se adapte às necessidades do seu negócio. Isso dará suporte às suas prioridades Lean mais amplas.

Conclusão: Construindo o sucesso Lean com QMS digital

A implantação de um SGQ digital como parte da sua estratégia de manufatura enxuta pode fornecer uma base fundamental. Ajuda a padronizar processos, reduzir desperdícios e promover a melhoria contínua. A flexibilidade do SGQ é o ingrediente essencial para alcançar novas eficiências. Ela fortalece seu foco na satisfação do cliente. Com o SGQ certo, as empresas podem não apenas construir uma base para o sucesso do Lean, mas também cultivar uma cultura de excelência em processos, engajamento e melhoria contínua.

Saiba mais sobre o Gestão da Qualidade do Cliente: Como o SGQ pode ajudar

 

Sobre o autor

Stephanie Ojeda Stephanie é Diretora de Gestão de Produtos para o setor de Ciências Biológicas na AssurX. Stephanie traz mais de 15 anos de experiência em funções de liderança em garantia de qualidade em diversos setores, incluindo farmacêutico, biotecnologia, dispositivos médicos, alimentos e bebidas e manufatura.