13 de julho de 2020
Este blog é o primeiro de uma série de três partes sobre as melhores práticas de implementação de SGQ. Inscreva-se no nosso blog para receber as partes dois e três.
Mesmo após décadas de disponibilidade do eQMS, um número impressionante de projetos ainda sofre quando a equipe de implementação do QMS não está adequada, preparada e responsável. Independentemente da sua Solução de software QMS, tamanho da organização ou número de processos de qualidade automatizados, um elemento comum para implementações bem-sucedidas de SGQ é a forte organização e gestão da equipe. Implementar um sistema eletrônico de gestão da qualidade não é simples, mas não precisa ser excessivamente complicado ou desconectado se você seguir algumas práticas essenciais.
Crie uma equipe eficaz de implementação do QMS
Antes mesmo de começar a avaliar soluções de gestão da qualidade, monte sua equipe e consolide o patrocínio executivo desde o início do projeto. O comprometimento da equipe contribuirá em grande parte para o sucesso ou fracasso de um SGQ. A liderança deve apoiar a visão da qualidade e comunicá-la a toda a organização.
Forme sua equipe interna com representantes da gerência, tecnólogos e da comunidade de usuários. Lembre-se de que os membros da equipe dedicarão tempo e energia extras além de sua carga de trabalho padrão, portanto, certifique-se de obter a adesão da gerência desde o início. Lembre-se: quanto mais tempo cada membro puder dedicar ao projeto e quanto mais realistas forem os cronogramas, menor a probabilidade de se sentirem sobrecarregados e desiludidos.
- Gestão: A gerência é responsável por compreender e comunicar a visão da qualidade. Por exemplo, como o sistema beneficiará nossa organização? Nossos stakeholders? Nossos clientes? A gerência supervisiona o desenvolvimento e a entrega do plano do projeto e é a "campeã" da transformação da gestão da qualidade como cultura empresarial. Educar a organização sobre as mudanças positivas que estão por vir deve ser consistente e frequente.
- Tecnólogos: O(s) tecnólogo(s) trabalharão em alinhamento com o Fornecedores de QMS serviços profissionais grupo. Eles supervisionarão o projeto e o controle, testarão, auditore monitorar o sistema de software. Uma equipe de tecnologia pode exigir conhecimento técnico de várias disciplinas. Por exemplo, uma equipe que implementa CAPA e sistema de gerenciamento de controle de mudanças para uma fabricante de dispositivos médicos pode exigir conhecimento de design e desenvolvimento, gestão de fornecedores e Conformidade regulatória da FDA.
- Usuários do sistema: Envolva seus usuários desde o início; eles são seus "embaixadores". São as pessoas que vivem e trabalham no sistema. Usuários avançados fornecem informações valiosas ao longo da implementação. É um erro consistente esperar muito tempo para solicitar sugestões e revisões dos usuários do sistema; isso levará a atrasos no projeto e a custos adicionais. Envolva-os desde o início e com frequência.
Atribua igual importância às necessidades e preocupações de cada grupo. Além disso, compartilhe o panorama geral e apoie a inclusão e a troca de informações.
Uma implementação bem-sucedida do QMS envolve a gestão de qualidade e conformidade, tecnólogos e usuários do sistema.
Solicite sugestões e opiniões com antecedência
Mesmo antes de iniciar as avaliações de software, as partes interessadas desejam ter voz ativa. Embora possa ser tentador ignorar a avalanche de sugestões vindas de fora da equipe de implementação, deixe que isso aconteça logo no início do processo. Incentive a cadeia de qualidade e a liderança a expressarem suas opiniões e darem feedback sobre sua visão de um sistema de qualidade.
Pode parecer assustador assimilar tanta informação. No entanto, sua equipe certamente obterá insights muito úteis. Esses insights ajudarão você a desenvolver uma melhor compreensão dos requisitos necessários para o seu software e seus processos.
Aproveite a gestão de qualidade externa e a experiência do setor
Obtenha informações valiosas de especialistas que "já passaram por isso" e têm profundo conhecimento do processo e do setor.
Fornecedores: Aprenda com o seu fornecedor de software QMS. Eles implementaram os sistemas de qualidade e conformidade mais complexos. Seus conhecimentos sobre a implementação de sistemas QMS são comprovados e inestimáveis.
Organizações de qualidade e fóruns da indústria: Mergulhe no vasto conjunto de organizações globais de padrões de qualidade e organizações específicas do setor com profundo conhecimento das melhores práticas na aplicação de padrões de qualidade e regulatórios.
Conclusão:
Um dos elementos mais críticos da implementação de uma solução de software de gestão da qualidade É como você forma e envolve sua equipe de implementação. Crie uma equipe forte que não apenas contribua para o design, os testes e a implementação do processo. Envolva-os para que se tornem os campeões do sistema e estabeleçam altos padrões para a expansão futura do seu software de sistema de gestão da qualidade. Inevitavelmente, o início do seu primeiro SGQ automatizado terá um impacto duradouro na percepção do seu compromisso atual e futuro com uma visão de qualidade.
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