7 de maio de 2025
Em sua essência, a ação corretiva e preventiva (CAPA) consiste em avaliar sistematicamente os problemas e implementar soluções permanentes que minimizem os riscos, tanto para os clientes quanto para a empresa.
Esse é o objetivo, em teoria. Mas na prática? Pode ficar um pouco confuso.
Em nossa discussão sobre iniciativas do Processo de Engajamento CAPA, nos concentramos em abordagens práticas e orientadas para a equipe.
Os funcionários tratam o CAPA como mais um item a ser preenchido. Não há um senso compartilhado de responsabilidade pelos resultados. Os prazos de fechamento são mais longos do que deveriam porque as pessoas não percebem como o processo agrega valor ao seu trabalho diário.
Esses são o que chamamos de fatores humanos e, se não os abordarmos, corremos o risco de comprometer todo o propósito do processo.
Na primeira parte da nossa série Fatores Humanos em CAPA, exploramos por que o engajamento dos funcionários é importante e compartilhamos maneiras criativas de ajudar a turbinar sua equipe.
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Por que o engajamento dos funcionários na CAPA é importante
O engajamento dos funcionários não é apenas um jargão corporativo superficial — é, na verdade, fundamental para a qualidade. O Processo de Engajamento da CAPA foi desenvolvido não apenas para cumprir as regulamentações, mas também para promover uma cultura de qualidade proativa. Empresas com equipes engajadas veem benefícios significativos quando o engajamento é alto, incluindo:
- Resolução proativa de problemas: funcionários engajados buscam e relatam ativamente riscos potenciais antes que eles se tornem problemas.
- Melhor qualidade de dados: maior engajamento resulta em dados mais precisos e completos sobre os problemas.
- Colaboração interfuncional: quando funcionários de vários departamentos se reúnem para resolver um problema, você terá soluções mais robustas porque estará extraindo de diferentes perspectivas.
- Redução da rotatividade: funcionários que sentem que seus esforços são parte de algo maior têm mais probabilidade de permanecer na empresa.
Por que as abordagens tradicionais não funcionam
Antes de começarmos com estratégias para envolver sua equipe, vamos falar sobre o que não funciona (sem julgamentos — todos nós já tentamos isso).
Treinamento de conformidade padrão
Este é o clássico treinamento do tipo "vamos reunir todos em uma sala e lembrá-los de que o CAPA é um requisito da FDA". Embora os líderes de qualidade possam adorar criar essas apresentações, a maioria das pessoas as acha incrivelmente chatas.
Pior ainda, essa abordagem enfatiza a obrigação em detrimento da inspiração. As pessoas saem pensando: "Tenho que fazer isso porque o FDA diz", e não: "Quero fazer isso porque me importo com a qualidade".
Motivação baseada no medo
Táticas de intimidação, como contar histórias de terror sobre conformidade ou lembrar as pessoas das consequências de não fazer a sua parte, podem criar urgência no curto prazo. No entanto, no longo prazo, o tiro sai pela culatra.
As pessoas se concentram mais em evitar punições do que em resolver problemas e impulsionar a melhoria contínua. Elas se desengajam. E quando isso acontece, é difícil trazê-las de volta.
Estratégias criativas para aumentar o engajamento dos funcionários no CAPA
Então, o que funciona para engajar os funcionários no seu processo? Aqui estão algumas dicas que você pode tentar e que podem realmente fazer a diferença.
Hackathons CAPA
A ideia é simples: reunir equipes multifuncionais para avaliar casos reais (ou hipotéticos) de CAPA, incentivando-as a serem o mais criativas possível com suas soluções.
Em pequenos grupos, as equipes trabalham juntas para investigar, realizar análises de causa raiz, propor ações corretivas e preventivas e apresentar suas descobertas.
É colaborativo, criativo e divertido. Você pode até incorporar um tema como "Olimpíadas CAPA" ou fazer com que todos venham fantasiados para uma edição de Halloween. Onde usei essa estratégia, distribuímos prêmios para coisas como a solução mais inovadora ou a análise de causa raiz mais eficiente.
Programa de Embaixadores CAPA
Uma estratégia que usei com grande sucesso é o programa de embaixadores da CAPA. Começamos com estagiários de verão, mas foi tão divertido que tivemos funcionários em tempo integral que quiseram se inscrever como embaixadores para manter o programa funcionando.
A ideia é designar embaixadores que atuem como ponte entre as equipes e o processo CAPA. Essas pessoas são treinadas para ajudar a monitorar o progresso, identificar problemas e dar feedback à liderança sobre onde melhorar.
Você pode criar desafios, como distribuir um vale-presente ou brinde da empresa para quem completar mais desafios ou oferecer as melhores soluções. Um grupo até criou cartões colecionáveis semelhantes a cards de beisebol para cada embaixador, com sua foto e pontos fortes relacionados ao processo. Os membros da equipe coletavam os cartões enquanto trabalhavam com diferentes embaixadores para encerrar seus CAPAs em aberto.
Gamificação e Reconhecimento
Um pouco de competição amigável pode fazer toda a diferença. Você pode criar tabelas de classificação para melhorar os KPIs de CAPA ou destacar investigações bem escritas em reuniões. Não precisa ser caro nem elaborado — basta garantir que as pessoas se sintam reconhecidas quando fazem um bom trabalho.
Comunicando as vitórias do CAPA
Uma das melhores maneiras de engajar as pessoas é mostrar a elas um exemplo real de como uma ação corretiva bem executada evitou que algo ruim acontecesse. Melhor ainda se vier de alguém da fábrica ou do departamento.
Conclusão
Se você quer melhorar o engajamento, precisa mudar a cultura da mentalidade de "você deve obedecer" para "você pode fazer a diferença".
Também exige a integração de ações corretivas ao trabalho diário. Soluções como o AssurX tornam o processo visível, simplificado e fácil de colaborar. Isso é fundamental se você quer que as pessoas vejam o CAPA como um catalisador para melhorias, e não como um fardo.
Ao projetar sistemas — e uma cultura de qualidade — para promover o engajamento, você vai além da mera verificação de requisitos. Você cria uma equipe capacitada para resolver problemas, melhorar a qualidade e contribuir para algo maior.
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Sobre o autor
Stephanie Ojeda Stephanie é Diretora de Gestão de Produtos para o setor de Ciências Biológicas na AssurX. Stephanie traz mais de 15 anos de experiência em funções de liderança em garantia de qualidade em diversos setores, incluindo farmacêutico, biotecnologia, dispositivos médicos, alimentos e bebidas e manufatura.
