7 de abril de 2020
Eventos em escala global testaram os limites de um sistema de cadeia de suprimentos. O coronavírus, por exemplo, deixou claro o quão crucial é uma cadeia de suprimentos eficiente para a continuidade e a sobrevivência. É um exemplo real da importância de ter um sistema corporativo que utilize um sistema de gestão da qualidade (SGQ) como o centro da verdade.
Organizações que demonstram controle deficiente ou falta de controle da gestão da qualidade dos fornecedores (SQM) provavelmente estão tendo dificuldades para gerenciar riscos de forma eficaz. Controles deficientes podem resultar em auditorias, cartas de advertência, lesões, recalls e receita negativa.
Este artigo analisa cinco características comuns que, juntas, podem permitir práticas de gestão de qualidade de fornecedores de alto desempenho em setores regulamentados.
1 – Automação SQM
Uma abordagem manual ou centrada em planilhas para a gestão da qualidade de fornecedores é uma oportunidade para lacunas nos processos e aumento de riscos. Adotar uma solução automatizada de software para gestão da qualidade de fornecedores elimina o trabalho manual de adicionar fornecedores ao seu sistema. Um sistema automatizado de SQM permite que os fornecedores carreguem seus próprios certificados e informações de política de qualidade diretamente no seu sistema. Isso elimina as tarefas trabalhosas de compilar informações de fornecedores e inseri-las manualmente.
A centralização de registros eletrônicos substitui a classificação por arquivos ou colunas em planilhas. Por exemplo, fabricantes e fornecedores podem ser notificados automaticamente sobre a expiração de certificados, treinamentos necessários, alterações de processos e novas documentações. Painéis podem exibir tarefas em aberto por nível de importância com o clique de um botão. Formulários de Solicitação de Ação Corretiva do Fornecedor (SCAR) podem ser enviados eletronicamente para notificar os fornecedores sobre problemas de qualidade. Todos esses dados podem ser rastreados e rastreados a partir do aplicativo SQM.
A automação não apenas promove uma melhor colaboração em sua cadeia de suprimentos (veja o nº 4), como também mantém os fornecedores informados e alinhados com suas expectativas e processos de qualidade.
2 – Harmonização
Um sistema SQM automatizado torna-se muito mais eficaz quando se conecta a todos os processos relacionados dentro de um sistema de gestão da qualidade (SGQ) e mais a jusante na cadeia de suprimentos. Dentro de um SGQ integrado, o processo de SQM pode desencadear CAPAs que podem exigir mudanças subsequentes no processo, treinamento, auditorias de fornecedores ou outras ações.
Além disso, em um sistema mais maduro, um SGQ centralizado pode atuar como um centro de automação de tarefas e colaboração multifuncional com a gestão de operações de manufatura (MOM), gestão da cadeia de suprimentos (SCM), gestão do ciclo de vida do produto (PLM) e planejamento de recursos empresariais (ERP). O resultado é o alinhamento e o controle da empresa sobre a qualidade dos produtos entregues ao mercado.
A integração com outros sistemas cria um ecossistema que aborda integralmente os desafios internos e externos. Dentro de um SGQ, por exemplo, a observação de um problema no chão de fábrica pode desencadear uma investigação e/ou ação corretiva. Além disso, se a ação corretiva exigir a adição de um novo componente a uma peça, o novo número da peça, documentação atualizada, requeridos treinamento, e comunicações internas/externas encaminhadas pelos processos de mudança e aprovação apropriados. Há uma entrada para cada etapa em uma cadeia ininterrupta de execução que fecha o ciclo de qualidade.
É importante enfatizar que a harmonização de sistemas exige amplo planejamento e expertise. É o modelo mais maduro de SQM. Quanto mais conectados os sistemas, maior o retorno em termos de eficiência, insights sobre o produto e o tempo de lançamento no mercado.
3 – Visibilidade
Gerenciar a qualidade dos fornecedores em um sistema automatizado proporciona visibilidade a toda a organização, na medida em que os sistemas são harmonizados. As pessoas têm acesso instantâneo às informações relevantes para elas, desde uma visão geral dos problemas até uma visão mais aprofundada do desempenho dos fornecedores a longo prazo.
Além disso, ter conectividade com seu fornecedores Os processos de qualidade permitem medir com eficiência a gestão e a resolução de problemas. Manter-se à frente dos problemas dos fornecedores exige insights sobre seus processos e práticas. Realizar auditorias de fornecedores e manter essas informações em um sistema centralizado direciona as pessoas certas para validar se os processos dos fornecedores estão alinhados com os seus.
A gestão digitalizada da qualidade dos fornecedores permite que as inspeções de recebimento (inspeções de recebimento) sejam documentadas, investigadas e resolvidas durante a pré-produção. Os dados da inspeção de recebimento podem ser analisados em busca de tendências e riscos (e potencial auditoria) com base na queda da qualidade. No nível corporativo, a capacidade de integrar dados da cadeia de suprimentos com dados do SGQ resulta em avaliações de risco mais precisas.
A automação proporciona visibilidade por meio de relatórios e análises, permitindo que você veja rapidamente quais fornecedores estão apresentando bom desempenho — e quais não. Sem visibilidade dos processos do seu fornecedor, fica difícil garantir que você esteja minimizando riscos e produzindo um produto de alta qualidade com consistência.
4 – Colaboração
A má comunicação com sua cadeia de suprimentos pode resultar em lacunas de qualidade e resultar em produtos de baixa qualidade e um maior Custo da má qualidade (COPQ). O sucesso depende de um esforço colaborativo com seus fornecedores que agilize o CAPA relacionado à investigação, remediação e prevenção de não conformidades.
Por exemplo, um artigo recente de Semana da Indústria apontou a imprevisibilidade de uma cadeia de suprimentos, mesmo entre os fornecedores mais confiáveis. O artigo explica que um OEM e seu fornecedor na China coordenavam o trabalho semanal por meio de teleconferências semanais. No entanto, em fevereiro de 2020, "o pessoal da empresa chinesa não compareceu à teleconferência. Desde então, esse fornecedor tem permanecido incomunicável, não apenas deixando de comparecer às reuniões virtuais, mas também de atender ou responder a ligações telefônicas". Em suma, se não houver comunicação, a cadeia de suprimentos começa a se degenerar. Nesse cenário, ela entrou em colapso.
A colaboração é fundamental. Se ocorrer uma desconexão na comunicação bidirecional, o fabricante precisa tomar medidas para contratar um novo fornecedor ou aumentar a aquisição de um fornecedor existente. Em um modelo maduro, um plano de contingência estaria em vigor, bem como controles para determinar a responsabilização.
5 – Responsabilidade
A qualificação e as auditorias de fornecedores, fabricantes, laboratórios e outros prestadores de serviços são essenciais para manter o nível de qualidade esperado. A qualidade do produto e a eficiência do processo muitas vezes dependem de seus fornecedores e contratados.
Desenvolver seu próprio conjunto de melhores práticas e KPIs que apoiem seus objetivos garante que seus padrões sejam atendidos por seus fornecedores. KPIs em tempo real permitem que você acompanhe as atividades importantes dos fornecedores, incluindo o número de produtos devolvidos, pedidos perdidos e pedidos concluídos. Todas essas variáveis são consideradas no "Custo da Qualidade" total.
O uso de scorecards de fornecedores permite avaliar o desempenho de cada um deles, comprovando que você está trabalhando com os melhores fornecedores. A resposta e o atendimento dos fornecedores desempenham um papel fundamental. Use scorecards de fornecedores para identificar áreas que precisam de melhorias para que o fornecedor retorne aos seus padrões de qualidade ou para justificar a contratação de um novo fornecedor. Um sistema integrado dará aos seus fornecedores visibilidade sobre seu desempenho para identificar as áreas que precisam de melhorias.
Por fim, automatizar o processo de Solicitação de Ação Corretiva do Fornecedor (SCAR) é fundamental para a rápida resolução de problemas, a responsabilização do fornecedor e a conformidade com a FDA/ISO. Aumentar a visibilidade inicial por meio de CAPA específico do fornecedor permite que sua empresa reduza a ocorrência de materiais ou serviços não conformes.
Conclusão
Em caso de observação de auditoria, as autoridades reguladoras atribuirão a responsabilidade à empresa que comercializa o produto. Portanto, o controle e a compreensão da cadeia de suprimentos são essenciais para a conformidade, monitorando o desempenho do fornecedor e fornecendo produtos que atendam às expectativas da sua base de clientes. Quanto mais conectada uma cadeia de suprimentos de qualidade se torna, mais eficiente ela é na troca de dados corretos, dos aplicativos corretos para as pessoas corretas, no momento certo. Em última análise, um processo maduro de gestão da qualidade do fornecedor pode ser o impulsionador de maior qualidade e maior colaboração, que se estende por toda a cadeia de suprimentos, onde seus clientes também colherão os frutos.
