Meilleures pratiques de gestion de la formation pour les entreprises émergentes du secteur des sciences de la vie

Quelle que soit la qualité de vos politiques écrites, la propreté de vos installations ou votre succès sur le marché, tout peut s'effondrer sans une bonne maîtrise des besoins de formation de votre organisation et la capacité à gérer efficacement un programme de formation. S'assurer que votre personnel est correctement formé pour exercer son métier est une attente fondamentale des organismes de réglementation du secteur des sciences de la vie. Pour gérer cette activité essentielle, votre organisation doit :

• Identifier et maintenir correctement les besoins de formation
• Gérer toutes les activités de formation associées
• Identifier, fournir et gérer le matériel et les lieux de formation
• Être capable de rendre compte avec succès de l'historique de formation d'un individu
• Veiller à ce que les besoins de formation en suspens soient satisfaits en temps opportun
• Assurer l'efficacité de la formation

Mise en place d'un solution de bonnes pratiques pour la gestion de la formation Il est essentiel d'aider une entreprise émergente du secteur des sciences de la vie à garantir la conformité et la qualité. Les organismes de réglementation du secteur des sciences de la vie exigent que votre entreprise mette en place des contrôles appropriés pour garantir que votre personnel, qu'il soit salarié ou non, soit correctement formé, que sa formation soit documentée et que les changements nécessitant une formation complémentaire soient correctement gérés, communiqués et déployés, ce qui se traduit par une formation documentée et vérifiable.

En utilisant un papier système de gestion de la formation Il est préférable d'avoir recours à une approche intégrée, mais quel que soit le système, il est essentiel de rassembler quelques éléments pour être prêt à mettre en œuvre une structure qui aide un organisme de formation ou une équipe des ressources humaines à gérer efficacement la formation. Un autre objectif important est de créer un environnement où toute modification d'une exigence de formation entraîne l'attribution immédiate et logique de tâches de formation aux stagiaires concernés. Ceci est essentiel pour garantir la qualité continue de l'environnement de formation de votre organisation.

Comment créer un tel environnement ? La première étape consiste à comprendre le paysage de formation de votre organisation. Votre organisation compte de nombreux collaborateurs, chacun pouvant jouer plusieurs rôles (particulièrement dans les start-ups), et chaque rôle a donc ses propres besoins et exigences en matière de formation. Ce paysage comprend également de nombreux éléments de formation à gérer, notamment les documents et les formations éventuellement nécessaires. Vous devrez rassembler ces informations et les structurer de manière à faciliter la gestion des changements. Il est également impératif d'avoir une bonne idée de la manière dont les changements seront gérés, car ils sont inévitables, et de déterminer comment ces changements seront communiqués.

Une fois que vous avez bien compris votre environnement actuel, l'étape suivante consiste à suivre un processus en quatre étapes pour identifier et structurer les données afin d'être prêt à gérer la formation de votre organisation. Examinons chaque étape :

1. Établissement des exigences. Cette étape vise à identifier et à documenter tous les éléments de formation (documents et cours) nécessaires à la réalisation d'une exigence spécifique (par exemple, exigences relatives aux managers, au nettoyage stérile, aux ressources humaines générales, etc.).
2. Identification des rôles. Cette étape vise à identifier les rôles et les principales activités de votre organisation (par exemple, chef d'équipe, opérateur de ligne, employé, etc.).
3. Association rôle-exigence. L'objectif est d'attribuer les exigences définies aux rôles identifiés. Notez que certains rôles nécessitent plusieurs exigences. Par exemple, le « chef d'équipe » peut se voir attribuer à la fois l'exigence « nettoyage stérile » et l'exigence « manager ».
4. Identifier le(s) rôle(s) des employés. L'objectif est d'attribuer le(s) rôle(s) identifié(s) aux individus, en indiquant les rôles qu'ils occupent au sein de notre entreprise. (Par exemple, John Smith est responsable d'équipe et employé.)

Une fois la mise en œuvre terminée, si un nouveau document de formation (par exemple) est ajouté à une exigence, tous les employés dont le rôle intègre cette exigence devront désormais être formés. De même, si une personne change de rôle au sein de l'organisation, l'attribution de ce rôle à cette personne entraînera le besoin d'une nouvelle formation et son attribution à cette personne.

Cette approche en quatre étapes vous offre un moyen très efficace de gérer la formation au sein de votre organisation. Elle vous permet d'organiser la formation par rôle pour un employé ou un prestataire, mais aussi de définir les exigences de ces rôles. Vous pouvez ainsi gérer l'ensemble de la formation de vos employés et prestataires de manière groupée.

Importance de l’automatisation :

À première vue, gérer manuellement ces listes dans un tableur ou un autre outil bureautique courant peut s'avérer complexe. C'est pourquoi la mise en œuvre d'une solution de gestion de la formation, spécialement conçue pour cette tâche, s'avère extrêmement utile. Voici quelques avantages :

1. Notification immédiate par e-mail chaque fois qu'une nouvelle formation est requise (déclenchée par l'ajout ou la modification de rôles, d'exigences, de cours ou de documents)
2. Assurer une formation du personnel en temps opportun (dates d’échéance suivies et cartographiées, rappels envoyés)
3. Assure la pertinence de la formation du personnel (seules les personnes concernées reçoivent une notification de formation)
4. Gérez facilement la modification des exigences de formation
5. Identifier rapidement « qui a besoin de quoi » en matière de formation
6. Identifiez facilement les retards de formation en suspens et transmettez-les à la direction, si nécessaire

De plus, il y a de nombreux avantages si le système de gestion de la formation est intégré à l'entreprise Système de gestion documentaire. Les exemples comprennent:

1. Notifications de formation automatiques générées lorsqu'une révision de document devient disponible pour la formation
2. Réduction globale de la consommation de papier
3. Garantit que l'utilisateur accède à la version actuelle du document et qu'il est formé sur celle-ci
4. Les documents de formation peuvent être fournis en ligne via un « clic » (ce qui minimise potentiellement le besoin des utilisateurs de masquer les anciennes versions des documents)

En résumé : si elle est mise en œuvre de manière appropriée, l’utilisation de cette approche en quatre étapes dans le cadre d’un système de gestion de la formation basé sur les meilleures pratiques crée un environnement dans lequel les personnes sont formées pour faire le travail pour lequel elles ont été embauchées.

Note sur les ressources :

De nombreuses start-ups et entreprises émergentes dans le sciences de la vie Les industries sont soumises à de nombreuses contraintes, notamment en termes de financement et de ressources. La mise en place d'un système de gestion de la formation performant peut donc se heurter à de nombreux obstacles. Afin de minimiser les coûts et l'investissement de ressources importantes, voici quelques options à envisager : choisir une solution capable de répondre efficacement à de multiples besoins métier ou de qualité afin d'augmenter le retour sur investissement ; une solution offrant une option d'hébergement hors site à moindre coût (par exemple, une solution cloud) ; une solution utilisant des infrastructures non propriétaires ; et une solution configurable sans ressources de programmation.

Autres éléments à prendre en compte :

Une approche des meilleures pratiques pour la mise en œuvre d'un système électronique de gestion de la formation inclut également ces autres attributs importants. Ce sont des besoins réels que les meilleurs de leur catégorie doivent satisfaire. systèmes de gestion de la qualité fournira:

CommunicationAffectation automatique des formations en fonction des besoins, puis communication efficace de ces affectations. Notification aux utilisateurs des tâches de formation non terminées à venir et des inscriptions aux cours.

Expérience clientLe système électronique doit intégrer des fonctionnalités destinées à l'utilisateur final qui améliorent les performances et l'acceptation, telles que des instructions intégrées au processus lui-même, ainsi que des indications visuelles indiquant clairement à l'utilisateur où se trouve le document dans le processus et la marche à suivre. Il est également préférable d'utiliser tableaux de bord afficher uniquement les données pertinentes pour l'utilisateur.

Contrôle:Comme pour tout système validé, les modifications apportées au processus doivent être contrôlées et gérées sous le contrôle des changements procédures. Le contrôle des processus métier est également essentiel. Le système doit permettre une intégration et une fluidité optimales avec les autres qualité et/ou des processus métier, tels que gestion de documents, ou fournir CAPA tâches de recyclage générées.

Conformité:Le système électronique doit répondre à toutes les exigences applicables exigences réglementaires (par exemple 21 CFR Partie 11). De plus, la mise en œuvre de rappels et d’escalades lorsque les tâches sont dues (ou en retard !) vous aide à rester en conformité avec les objectifs et les délais convenus.

Configurabilité:La solution que vous utilisez doit être facilement configurée, maintenue et mise à jour, vous évitant ainsi de dépendre fortement de programmeurs, de consultants et de ressources informatiques spécialisées coûteux pour apporter une modification ou ajouter une étape au processus.

Ce qui précède est un résumé d’un webinaire organisé récemment intitulé «Formation Meilleures pratiques de gestion pour les entreprises émergentes du secteur des sciences de la vieSi vous souhaitez obtenir plus de détails sur les meilleures pratiques de gestion de la formation et voir une démonstration d'un Solution Web qui répond à ces éléments de bonnes pratiques, veuillez demandez une rediffusion du webinaire de 60 minutes ici.