3 décembre 2019
Un système de gestion du changement conçu efficacement définit clairement comment les stratégies, les procédures et les technologies seront appliquées pour faire face aux changements dans l’environnement commercial.
Mise en place d'un processus de gestion du changement La qualité et la conformité nécessitent planification et préparation. Adopter une stratégie solide dès le départ permet de créer un système de gestion du changement adaptable, intégrant une réflexion axée sur les risques et améliorant la capacité à anticiper et à planifier le changement plutôt qu'à y réagir.
Encourager la collaboration comme meilleure pratique de gestion du changement
Un processus de gestion du changement bien conçu (1) encourage la collaboration dans la préparation stage, et (2) simplifie simultanément le processus d'exécution. Lorsque le personnel comprend et contribue au changement, vous mobilisez activement une base de connaissances solide et une équipe de médiateurs. De plus, les chances d'adoption et de soutien du changement augmentent considérablement.
Encourager la collaboration favorise l'acceptation. C'est l'un des avantages évidents de l'utilisation d'un système logiciel de gestion de la qualité accessible via un navigateur depuis n'importe quel appareil, à tout moment et depuis n'importe quel endroit.
Automatiser le système de gestion du changement
An système logiciel de gestion du changement efficace Gère les demandes, l'évaluation, la planification, l'approbation, la mise en œuvre et la documentation des modifications grâce à un flux de travail en boucle fermée. L'un des principaux avantages de l'automatisation de la gestion des modifications au sein des systèmes de gestion de la qualité est la possibilité de guider de manière prévisible le flux de travail et le routage.
Les rappels de tâches et d'échéances tout au long des longs processus de changement permettent aux projets de progresser sans obstacle. Consultez l'exemple de liste de contrôle d'automatisation pour tout type de changement requis dans l'écosystème qualité, comme les matières premières, la chaîne d'approvisionnement, les procédures opérationnelles standard (SOP), les équipements, la formulation, la conception, les spécifications, les politiques, la documentation et les méthodes.
Liste de contrôle d'automatisation pour le changement
- Le système sélectionne-t-il les membres de l’équipe en fonction du type et de la portée de la tâche ?
- Le système invite-t-il l’utilisateur à réfléchir à des questions adaptées à la situation ?
- Le système attribue-t-il automatiquement les tâches en fonction du plan ?
- Le système automatise-t-il le routage des notifications et des approbations en fonction du type de modification ?
- Le système informe-t-il automatiquement les utilisateurs des tâches qui sont sur le point d’arriver à échéance ?
- Le système informe-t-il les utilisateurs des tâches en retard et les escalade-t-il automatiquement si nécessaire ?
Adopter une approche fondée sur les risques pour la gestion du changement
A Approche fondée sur le risque à la processus de contrôle des modifications incite les utilisateurs à réfléchir à des questions adaptées à la situation pour identifier le but du changement et les risques associés.
En utilisant une liste progressive, l'impact du changement, et donc le risque, augmentent à mesure que les questions progressent. Par exemple, modifier un produit non encore commercialisé présente moins de risques qu'un produit déjà utilisé par les clients. Comme illustré ci-dessous, l'utilisation d'un logiciel de gestion du changement avec intégration la gestion des risques, l'utilisateur peut être invité à répondre à des questions de notation des risques auxquelles un rang ou un score d'impact sur les risques peut être attribué :
Intégrer la gestion du changement dans l'écosystème qualité
La gestion du changement touche tous les processus de gestion de la qualité de l'organisation. Souvent, le besoin de changement est motivé par la résolution de problèmes liés à un produit ou à un processus, ou par les conclusions d'un audit.
La plupart des changements ont un impact sur les instructions de travail, les procédures et parfois les politiques. Par conséquent, les systèmes de gestion du changement doivent être intégrés aux autres processus de gestion de la qualité. La visibilité est accrue et une plateforme unifiée améliore l'efficacité.
Par exemple, gestion de documents Le processus doit être lié au processus de gestion du changement, et les changements doivent être visibles par les employés, fournisseurs, inspecteurs et auditeurs concernés. Cela permet à l'utilisateur de lien vers les documents connexes lors de la planification et de la mise en œuvre d’un changement.
Sélectionnez un logiciel de gestion du changement flexible et configurable
Étant donné que l’environnement réglementaire et le paysage du marché sont toujours sujets à changement, il est important que le la gestion du changement logiciel peut lui-même Malheureusement, de nombreux systèmes de gestion de la qualité utilisés aujourd'hui sont très rigides et ne peuvent donc pas s'adapter rapidement aux évolutions réglementaires et commerciales.
Un système de gestion du changement configurable ne nécessite pas le temps et les coûts d'un développement personnalisé. Il en résulte une réduction des dépenses informatiques et un temps de réponse plus rapide pour la mise en œuvre des changements, ce qui diminue les coûts et améliore l'efficacité. De plus, un système flexible encourage les employés à suggérer et à mettre en œuvre des améliorations plus rapidement, car ils se sentent concernés par la réussite du système.
De plus, un système de gestion des changements configurable permet aux niveaux de contrôle des changements d'être dynamiques et automatisés et permet d'appliquer différentes méthodologies à différents changements (par exemple, changements de conception, changements de processus).
Recherchez la conformité intégrée aux normes réglementaires
Un système de gestion du changement conforme aux meilleures pratiques doit être conforme. Par exemple : ISO 9001: 2015 et ISO 13485 Les normes stipulent que tout changement affectant le système de gestion de la qualité, y compris les exigences du produit, les changements de conception et de développement, doit être contrôlé.
De plus, si un secteur d'activité a des exigences réglementaires concernant le traitement des signatures électroniques ou le contrôle de la sécurité, le système de gestion de la qualité doit également garantir la conformité à ces normes. Utilisez la liste de contrôle ci-dessous lors de la mise en œuvre d'un système de contrôle des modifications (ou de tout autre système de gestion de la qualité) :
Liste de contrôle de conformité réglementaire
- Le système fournit-il un contrôle d’accès et de fonctionnalité basé sur les rôles ?
- Le système conserve-t-il une piste d’audit protégée ?
- Le système intègre-t-il une fonctionnalité de signature électronique sécurisée ?
- Le système garantit-il que le personnel approprié est intégré aux processus d’examen et d’approbation ?
- Les tâches en retard et hautement prioritaires sont-elles transmises au personnel approprié ?
Conclusion
Les systèmes de gestion du changement complexes, rigides ou isolés ont tendance à afficher un faible taux d'adoption. Les systèmes intégrés et flexibles, qui suivent un processus simple et conforme aux meilleures pratiques, affichent des taux d'adoption plus élevés. Un système de gestion du changement moderne et configurable permet de gérer les risques, de s'adapter au changement et d'améliorer l'efficacité des processus.
