le 13 avril 2021
Selon le cabinet d'études LNS Research, moins d'une entreprise sur cinq dispose d'un processus rigoureux de gestion de la qualité des fournisseurs. Plus révélateur encore, celles qui en disposent bénéficient ainsi d'un coût de la mauvaise qualité (COPQ) inférieur de 1 %.
Au-delà de l'augmentation des coûts, une gestion inadéquate de la qualité par les fournisseurs peut entraîner la mise sur le marché de produits frelatés ou défectueux. Les conséquences pourraient entraîner des préjudices pour les patients/clients après la mise sur le marché, nuire à l'image de marque et attirer l'attention des autorités réglementaires.
Par exemple, deux lettres d'avertissement récentes de la Food and Drug Administration (FDA) des États-Unis, datées des 22 et 27 janvier 2021, font état de lacunes importantes concernant la qualification des fournisseurs, la vérification des matières premières et les systèmes qualité. Que vous fabriquiez un médicament ou un dispositif médical, un contrôle insuffisant de vos fournisseurs peut engendrer des risques importants.
Pour de nombreuses entreprises, les processus qualité papier et tableurs sont une cause majeure de problèmes de qualité chez les fournisseurs. Les lacunes des processus laissent les problèmes passer inaperçus. De plus, la séparation des dossiers entrave directement la communication et la collaboration avec les fournisseurs.
Nous examinons ici une nouvelle approche de la gestion de la qualité des fournisseurs, en nous concentrant sur la manière d’automatiser le système de gestion de la qualité (SGQ) pour améliorer la qualité et réduire les risques.
Créer votre flux de travail de gestion de la qualité des fournisseurs
L'automatisation des processus avec un logiciel de gestion de la qualité vous permet de combler les lacunes en adaptant le logiciel à vos processus existants. La technologie glisser-déposer permet de mettre en œuvre des workflows qui accélèrent le lancement des processus, en fonction de vos besoins métier précis.
Il est important de veiller à adapter ses processus aux limites du logiciel SMQ. Cette approche inefficace conduit souvent à l'abandon total du logiciel. Il en résulte un gaspillage de ressources, voire un échec de mise en œuvre, tandis que l'organisation revient à des processus manuels utilisant papier et tableurs.
Au fur et à mesure que vous cartographiez votre flux de travail de gestion de la qualité des fournisseurs au SMQ, envisager d'intégrer processus de qualité interdépendants comprenant:
- Gestion des audits
- Mesures correctives
- Workflow
- Traitement des plaintes
- Suivi des non-conformités
- Gestion des formations
- La gestion des risques
Les systèmes intégrés de gestion de la qualité améliorent l'efficacité grâce à des processus connectés et simultanés. Plus la connexion est forte, plus solution de gestion de la qualité c'est-à-dire que plus une organisation peut se concentrer sur les améliorations plutôt que sur le maintien de systèmes disparates.
Centralisation de la documentation clé des fournisseurs
Workflow Il s'agit d'un enjeu crucial en matière de gestion de la qualité des fournisseurs, car un manquement peut avoir des conséquences coûteuses. Un SMQ numérique est essentiel pour centraliser des documents clés tels que :
- Certifications:Au lieu de devoir accéder à plusieurs systèmes, les fabricants peuvent consulter des documents tels que les fournisseurs ISO 9001 certificats en un seul endroit pour déterminer rapidement si les fournisseurs répondent aux normes de l'entreprise.
- Spécifications : Conserver les spécifications en un seul endroit et les partager via un accès contrôlé au SMQ peut aider à éviter les erreurs de versionnage et les retards courants lors du partage de documents par courrier électronique.
- Accords de qualité des fournisseurs : Ces documents constituent une bonne pratique pour définir des attentes et des indicateurs clés de performance clairs. En les reliant au dossier fournisseur, vous pouvez facilement suivre la conformité de vos fournisseurs et vous y référer lors de vos échanges.
- Demande d'action corrective du fournisseur (SCAR) : La gestion des SCAR dans le SMQ permet de suivre les communications, évitant ainsi de devoir trier des fils de discussion (potentiellement obsolètes). Chacun peut facilement consulter les tâches, leur statut et les étapes à venir.
Réalisation d'audits de fournisseurs externes
La réalisation d'audits des usines d'un fournisseur est essentielle pour garantir sa capacité à répondre aux exigences de qualité de l'entreprise. Les fabricants peuvent en tirer parti. gestion des audits outils dans le SMQ pour simplifier les audits externes des installations des fournisseurs, en utilisant des fonctionnalités telles que :
- Accès Web permettant aux auditeurs d'accéder aux listes de contrôle d'audit à partir d'un appareil mobile
- Conception Web réactive qui facilite l'enregistrement des résultats d'audit sur un smartphone ou une tablette
- Capture de données hors ligne pour les zones de l'usine qui peuvent avoir une connectivité Wi-Fi irrégulière
Exploiter les tableaux de bord des fournisseurs
Les fiches d'évaluation des fournisseurs permettent aux fabricants de déterminer rapidement si un fournisseur continue de respecter les normes. Elles fournissent une mesure objective de la performance basée sur des indicateurs critiques pour la qualité (CTQ), tels que le respect des délais, les produits non conformes et le nombre de SCAR.
Chacune de ces mesures peut être pondérée, évaluée en termes de risque, puis combinée pour obtenir un score global. L'établissement de critères d'approbation permet au SMQ d'afficher le score (vert, approuvé), jaune, avertissement ou rouge, non approuvé, pour des décisions fondées sur des données concernant les fournisseurs avec lesquels collaborer. Ces scores peuvent également servir à déterminer comment modifier l'inspection des matériaux entrants.
au sein de la carte de pointage fournisseurLes fabricants devraient également analyser les tendances et les données de performance des fournisseurs. Par exemple, vous pouvez créer des graphiques d'exécution actualisés avec le nombre de SCAR ouverts, les résultats d'audit par mois ou le nombre de lots de premier passage.
En plus de permettre d'identifier rapidement les problèmes à résoudre, les données fournisseurs peuvent servir à développer des indicateurs avancés. Ces indicateurs permettent d'anticiper les problèmes de qualité potentiels, contrairement aux indicateurs retardés qui décrivent les performances historiques.
Apprenez les éléments d'une fiche d'évaluation efficace des fournisseurs
Collaborer avec les fournisseurs
Le télétravail est devenu la nouvelle norme, mais cela ne signifie pas que les fabricants doivent se fier au courrier électronique pour communiquer avec leurs fournisseurs. Le courrier électronique est un processus décousu et chronophage qui rend difficile, voire impossible, le suivi efficace de l'historique des communications.
Pensez aux conséquences potentielles de l'utilisation accidentelle par un fournisseur d'un cahier des charges obsolète. Selon les modifications apportées, le résultat pourrait entraîner une quantité considérable de rebuts, de reprises, ainsi que des coûts et des retards associés.
L'approche de communication avec les fournisseurs, basée sur le SMQ, leur accorde un accès limité au SMQ, ce qui vous permet de gérer toutes les communications en temps quasi réel au sein de la solution de gestion de la qualité des fournisseurs. Les fabricants disposent ainsi d'une source unique et sécurisée pour toutes les communications liées aux fournisseurs, ainsi que d'un accès au SMQ basé sur les autorisations, permettant aux fournisseurs de consulter les communications qui leur sont spécifiques. Parmi ces communications, on peut citer :
- Notifications de mises à jour de politiques ou de spécifications
- Affectation et suivi des action corrective tâches
- Demandes d'informations sur les modifications apportées aux commandes de matériel en cours
- Communication urgente sur les problèmes de matériel entrant ou en cours de traitement
- Notifications sur les réunions de qualité des fournisseurs et l'état des actions/tâches
- Le fournisseur a initié des notifications concernant des problèmes de production ou de livraison ayant un impact sur les matériaux
De plus, les fabricants peuvent être sûrs que toutes les données et informations échangées sont suivies et enregistrées en toute sécurité dans le SMQ, où elles sont vérifiables pour de futurs examens.
Les fournisseurs ont un impact considérable sur la qualité des produits, la sécurité et la satisfaction client d'un fabricant. Et en fin de compte, en cas de problème, la réputation de votre entreprise est en jeu. La diffusion rapide de l'information en ligne, combinée aux turbulences de la chaîne d'approvisionnement liées à la pandémie, signifie que les fabricants ne peuvent se permettre de prendre des risques avec la qualité de leurs fournisseurs. Parallèlement, certains secteurs manufacturiers enregistrent des commandes record, créant une opportunité clé pour les entreprises.
Conclusion
La réussite d'une entreprise dépend en grande partie de ses fournisseurs. Il est donc impératif de favoriser des relations collaboratives et communicatives avec eux. Pour de nombreuses entreprises, les défis actuels agissent comme un catalyseur de transformation numérique, aidant les fabricants à se forger un avantage concurrentiel malgré les perturbations économiques actuelles. Elles exploitent l'automatisation des systèmes de gestion de la qualité pour mieux comprendre et résoudre les problèmes de qualité des fournisseurs avant qu'ils ne deviennent graves.
