ACCUEIL DU BLOGUE

  • système de gestion de la conformité de l'énergie et des services publics

21 septembre

Cet article est le premier d'une série en trois parties, « « Sélection d’une plateforme logicielle de gestion automatisée de la conformité. » Abonnez-vous dès aujourd'hui pour recevoir la série et d'autres informations d'actualité pertinentes.

La sélection de logiciels est devenue une tâche complexe. Elle devient encore plus ardue lorsqu'il s'agit de choisir un logiciel. Logiciel de conformité pour NERC et autres réglementations du secteur de l'énergie. Si le logiciel ne répond pas aux attentes de l'organisation, les conséquences peuvent être importantes. La préparation en amont est donc primordiale dans le choix d'un logiciel.

Cet article partage quelques considérations clés pour préparer votre évaluation de Solutions logicielles de gestion de la conformité.

Commençons par les bases : POURQUOI un nouveau système de gestion de la conformité est-il nécessaire ?

Avant de commencer vos recherches initiales, assurez-vous de bien documenter les raisons pour lesquelles un nouveau système est nécessaire. Cette documentation constituera également une excellente introduction à vos fournisseurs lorsque vous commencerez à rechercher des solutions logicielles de gestion de la conformité.

Justifier la nécessité d’un nouveau système : Documentez les facteurs déterminants qui ont nécessité l'évaluation de nouveaux systèmes. Ils sont généralement nombreux, voire nombreux. Voici quelques exemples :

  • La direction manque de visibilité sur l’état actuel de conformité.
  • Un système cloisonné limite la collaboration.
  • Votre organisation a reçu des violations réglementaires.
  • Les logiciels existants sont en cours de démantèlement.
  • Le processus de conformité actuel rencontre des problèmes de support.
  • Une cyberattaque récente a exposé des données hautement sensibles.
  • La préparation aux audits nécessite beaucoup de temps et d’efforts.
  • Les amendes réglementaires réduisent la confiance des actionnaires et des consommateurs.

Utilisez des exemples, des statistiques et toute information pertinente pour étayer votre demande. Par exemple, si la préparation d'un audit récent a nécessité 500 heures de travail pour un coût estimé à 15,000.00 XNUMX $, indiquez le montant. Si un virus informatique a affecté des opérations critiques, indiquez l'impact estimé en termes de temps d'arrêt et d'exposition aux risques. non-conformité des correctifs. Si le Les problèmes sont internes ou directement liés aux normes de fiabilité NERC, énumérer toutes les conséquences connues et anticipées du NON-recours à un système automatisé.

Avant de lancer des appels d'offres ou de solliciter des démonstrations, il est important de bien comprendre les ressources concernées par le projet, notamment la direction, le service de conformité, l'informatique et les utilisateurs finaux. Qui sont les parties prenantes ? Le projet bénéficie-t-il d'un soutien adéquat de la direction ?

Constituer une équipe de projet : QUI achètera, mettra en œuvre et soutiendra le système ?

La désignation de votre équipe projet est essentielle à toute mise en œuvre. Il s'agit des propriétaires et experts du système qui évalueront, contracteront, développeront, mettront en œuvre et assureront le support du nouveau système.

De plus, votre équipe projet doit être le porte-parole du nouveau système de gestion de la conformité. Elle est chargée de communiquer avec toutes les autres parties prenantes, fournisseurs, organismes de réglementation et autres actionnaires tout au long du développement futur du système.

Constituez une équipe basée sur des besoins réalistes et des attentes élevées.

L'équipe devra fournir une charge de travail supplémentaire et s'aventurer en terrain inconnu. En fonction de la portée de votre projet, réfléchissez aux personnes que vous pourriez impliquer de manière transversale à différents moments :

Au-delà de la désignation de votre équipe, définissez ses termes et ses rôles. Cela établit une démarcation claire qui garantit que chaque membre comprend ses responsabilités et évite les malentendus.

Obtenir l'engagement stratégique de toutes les parties prenantes

Il est relativement courant qu'un projet soit bloqué sans un engagement stratégique complet. C'est là qu'une documentation convaincante expliquant la nécessité d'un système entre en jeu. Utilisez cette liste pour influencer l'adhésion de la direction et des parties prenantes.

Dans le cas d'un logiciel de conformité, il est essentiel de communiquer votre vision pour obtenir un soutien stratégique. Encouragez votre équipe à se sentir impliquée et connectée à votre vision, vos objectifs et vos buts. Plutôt que d'accepter passivement, misez sur l'engagement total. Mettez en avant les coûts et les inefficacités du ou des systèmes actuels, ainsi que les avantages incontestables d'un nouveau système, tant sur le plan opérationnel que sur celui de la conformité.

Il se peut que vous ne disposiez pas de toutes les informations nécessaires pour vous engager pleinement dès le début de votre projet. Des lacunes pourraient être décelées et d'autres préoccupations pourraient surgir. Rares sont les projets qui connaissent des difficultés. Soyez donc prêt à présenter l'avancement du projet, à solliciter des retours et à maintenir une communication cohérente du début à la fin. Impliquer les parties prenantes dès le départ est rentable à long terme.

Établissez des délais réalistes : QUAND le projet commencera-t-il et se terminera-t-il ?

Si votre date de mise en œuvre était « hier », il est temps de prendre du recul et de comprendre l'importance d'une planification rigoureuse du calendrier et de l'exécution. Repousser une mise en œuvre pour respecter une date arbitraire entraîne souvent des inefficacités supplémentaires qui nécessiteront des corrections ultérieures. Bien faire les choses dès le départ s'avérera finalement plus efficace qu'un délai strict.

Votre équipe de mise en œuvre travaille également avec d'autres priorités. Tenez compte du temps dont elle aura besoin pour travailler efficacement sur ses tâches quotidiennes tout en consacrant du temps à la mise en œuvre. Tenez également compte des vacances, des jours fériés et des autres initiatives de l'entreprise et prévoyez des marges de manœuvre pour les prendre en compte. Trop éloigner votre équipe de ses tâches quotidiennes crée de la précipitation, source d'erreurs et de frustrations qui peuvent souvent nuire à un bon environnement de travail.

Conclusion

La mise en œuvre d'un système automatisé de gestion de la conformité est complexe. Cependant, une planification avancée, une documentation, une visibilité, l'adhésion des actionnaires, la sélection des équipes et une préparation réaliste sont autant de facteurs qui contribuent à jeter les bases du succès.

LA SEMAINE PROCHAINE – Partie 2 sur 3 : Meilleures pratiques pour la collecte des exigences en matière de logiciels de conformité et la présélection des fournisseurs

Inscrivez-vous à notre blog pour des articles plus pertinents sur le secteur.

Mise en œuvre de la conformité NERC des entreprises