Cinq erreurs de conception de formulaires à éviter lors de l'automatisation de votre SMQ

Les systèmes automatisés de gestion des processus (SAG) sont les piliers de toute entreprise moderne. Ils guident les opérations et améliorent la qualité et l'efficacité. Au cœur de chaque SAG se cache le formulaire électronique, pourtant essentiel et méconnu. Évitez les erreurs de conception de formulaires SMQ en suivant quelques recommandations éprouvées.

Les formulaires sont les artères qui pompent l'information au cœur de votre système de gestion de la qualité à travers :

• Workflow: Réponses de formulaire complétées et actions de déclenchement et flux de travail, y compris les processus d'approbation.
• Tâches: Les formulaires créent des tâches automatisées pour les parties responsables tout en gérant les autorisations des utilisateurs.
• Capture: Les formulaires contiennent les justificatifs requis, notamment les documents, les photos, les signatures et les horodatages.

La conception de formulaires automatise les processus de votre système de gestion de la qualité. Les erreurs peuvent nécessiter des modifications importantes et rendre le système inefficace. Examinons cinq erreurs courantes lors de la conception de formulaires électroniques et les solutions pour les améliorer.

Erreur de conception de formulaire QMS n° 1 : mise en miroir de formulaires papier

La première erreur à éviter lors de la conception de formulaires électroniques est de copier les anciens formulaires. Si les formulaires papier ont (espérons-le) disparu depuis longtemps dans la plupart des entreprises modernes, les formulaires semi-automatisés existants sont très probablement des dérivés de formulaires papier et d'artefacts d'organigrammes. Assurez-vous que les formulaires électroniques sont évalués afin d'identifier et d'exclure les attributs inutiles et bloquants des systèmes existants.

Les entreprises dotées de systèmes automatisés de gestion de la qualité bien établis et efficaces ont connu le succès grâce à l'évolution. documenter les processus hérités Pour identifier ce qui fonctionne encore et identifier les lacunes et les blocages. Ils ne conçoivent pas les formulaires en se basant sur « la méthode traditionnelle », mais sur les processus les plus efficaces pour l'environnement BPF actuel. Généralement, cette démarche est réalisée en collaboration avec un fournisseur de SMQ possédant une expertise approfondie en conception de formulaires et en gestion des processus.

Erreur de conception de formulaire QMS n° 2 : utilisation excessive des approbations et des signatures

La deuxième erreur à éviter lors de la conception de formulaires électroniques est l'utilisation excessive d'approbations et de signatures. Presque tous les processus automatisés comportent plusieurs étapes d'approbation et/ou de signature. Éliminez le « besoin de savoir » dans le processus d'approbation et adoptez une approche rationalisée et efficace.

Un nombre excessif d'approbateurs crée des goulots d'étranglement dans tout processus. Les étapes d'approbation doivent garantir que les bonnes personnes (employés essentiels) sont impliquées au bon moment. Par exemple, si un action corrective Si une modification de conception est nécessaire, un responsable technique peut être amené à évaluer la modification proposée avant sa mise en œuvre. L'approbation de l'équipe de conception n'est pas requise (vous pouvez l'informer par courriel ou par notification).

Erreur n° 3 de conception de formulaires QMS : collecter les mauvaises informations au mauvais moment

La fonction principale d'un formulaire électronique est de collecter des informations. Alors, quelles sont les informations erronées ? Soit trop d'informations, soit pas assez, soit des informations non pertinentes, soit même une demande d'informations intempestive.

Les utilisateurs sont frustrés lorsqu'on leur demande de saisir des données inutiles. Les formulaires électroniques doivent être conçus de manière judicieuse pour acheminer les documents via un flux de travail intelligent permettant d'afficher ou de masquer automatiquement des champs pour des utilisateurs et des groupes spécifiques.

En résumé, créez des champs qui collectent les bonnes informations au bon moment. Privilégiez l'efficacité. automatisation des processus qualité; pas de surcharge d’informations ni de duplication.

Erreur n° 4 dans la conception des formulaires QMS : créer des silos de formulaires

Aucun formulaire n'est isolé. Les formulaires font partie d'un système intégré de processus interconnectés dans un système de gestion de la qualité.   Traitement des plaintes peut être connecté à action corrective . Workflow les systèmes se connectent à la gestion du changement .

Il est donc important de relier les informations recueillies lors des étapes précédentes aux étapes suivantes. Là encore, nous soulignons l'importance d'une conception systématique de votre stratégie d'automatisation. Par exemple, si un formulaire d'action corrective est lancé à partir d'un formulaire de suivi des problèmes, toutes les données collectées précédemment doivent être pré-remplies dans ce formulaire (voir Erreur 3). Lier les processus et pré-remplir les champs du formulaire permet de gagner du temps, d'éliminer les erreurs et d'augmenter la productivité.

Voici un autre conseil : assurez-vous que tous les champs de formulaire utilisent les mêmes conventions de nommage pour tous les processus. N'oubliez pas que chaque formulaire fait partie d'un système plus vaste.

Erreur n° 5 de conception du formulaire SMQ : incapacité à s'adapter

La gestion automatisée de la qualité n'est pas statique. Impossible de la configurer et de l'oublier. Les entreprises dotées de systèmes de gestion de la qualité efficaces s'adaptent à un environnement commercial en constante évolution. L'évolution de l'entreprise s'accompagne de l'automatisation de ses processus et, par extension, de ses formulaires électroniques. Ce n'est pas parce qu'un formulaire est conçu et publié qu'il ne peut ou ne doit pas être amélioré.

Il est recommandé de recueillir les commentaires des utilisateurs. Leurs suggestions constituent souvent la meilleure source de données pour orienter l'amélioration des formulaires. De plus, sollicitez les commentaires des responsables qui utilisent les données pour prendre des décisions. Par exemple, si qualification des fournisseurs La qualité des produits livrés est un critère essentiel. Il est donc important de s'assurer que les formulaires de suivi des problèmes permettent de remonter jusqu'au fournisseur concerné. Mieux encore, associez vos employés et vos managers à votre processus. équipe de mise en œuvre.

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— AssurX (@AssurX) Le 16 juin 2017

Conclusions

Des formulaires de qualité garantissent des processus performants. Ils constituent la base d'un système de gestion de la qualité électronique efficace. C'est là que les processus métier automatisés rencontrent les utilisateurs. Par conséquent, pour garantir l'optimisation des processus métier, les formulaires doivent être conçus dans une optique évolutive. Ils doivent simplifier les approbations et la collecte de données, et être configurables pour s'adapter aux changements et à la croissance. processus de qualitéEnfin, n’oubliez pas de surveiller les commentaires des utilisateurs et des gestionnaires pour maintenir les formulaires à jour et pertinents.

Une plateforme QMS flexible, comme AssurX, permet le déploiement et la modification des formulaires selon les besoins, avec la possibilité d'intégrer tous les flux de travail, les données et la documentation dans un seul système.