Vérifiez l'état de votre système de gestion des politiques

Les politiques et procédures expliquent à vos employés, partenaires, fournisseurs et clients le fonctionnement de votre système. Face à l'évolution des réglementations et des attentes, une bibliothèque statique ne suffit plus. Les politiques sont dynamiques et nécessitent un système pour gérer leur création, leur documentation, leur diffusion et leur gestion. L'article suivant vous conseille sur la façon de vérifier l'état de votre système de gestion des politiques.

Objectifs de la gestion des politiques et des procédures pour les systèmes de gestion de la qualité

Comme dans tout autre domaine d'activité, un système fonctionnel de gestion des politiques et des procédures de gestion de la qualité :

• Établir et communiquer buts et objectifs organisationnels
• Définir les structures de gouvernance et de responsabilité de l'organisation
• Définir explicitement les attentes et les conséquences
• Établir et façonner une culture de conformité
• Réduire les risques juridiques et réglementaires grâce à l'émission et gestion des mesures correctives
• Établir conformité réglementaire et audit empressement

Commencez votre bilan de santé en matière de gestion des politiques

Le bilan de santé ci-dessous vise à identifier les forces et les faiblesses de votre système de gestion des politiques et procédures à un niveau global. Il évalue les forces et les faiblesses de votre système en évaluant quatre éléments ou domaines critiques :

1. Élaboration de politiques et de procédures
2. Entretien
3. Gestion des exceptions
4. Déploiement

Évaluation de la santé de votre système de gestion des politiques

À l’aide de l’échelle ci-dessous, attribuez un numéro reflétant la santé de chaque élément de votre système de gestion des politiques :

• 1 = Dépasse les attentes
• 2 = Répond aux attentes
• 3 = Besoin d'amélioration
• 4 = Insatisfaisant

Composante 1 du bilan de santé : Élaboration de politiques et de procédures

___ Les politiques et procédures de votre entreprise sont rédigées dans un format cohérent et établi.

___ Les politiques et procédures de votre entreprise incluent le propriétaire du document, l’objectif et la portée.

___ Toutes les politiques et procédures de l’entreprise sont accessibles à partir d’un référentiel unique et consultable.

___ Toutes les politiques et procédures sont examinées pour approbation par les parties prenantes concernées.

Score de développement total ____ (4 – 16)

Composante 2 du bilan de santé : Maintenance des politiques et des procédures

___ Les politiques et procédures de votre entreprise sont revues périodiquement pour en vérifier la pertinence et l’actualité.

___ Les examens des politiques et des procédures comprennent l’évaluation de l’efficacité documentée ainsi que le nombre de exceptions ou non-conformités.

___ Les versions précédentes des politiques/procédures révisées peuvent être récupérées selon les besoins par les utilisateurs autorisés pour les audits réglementaires et de conformité.

___ Une révision de politique/procédure peut être déclenchée par un résultat d’audit ou une non-conformité qui révèle que le document a besoin d’être amélioré.

Score total de maintien ____ (4 – 16)

Composante 3 du contrôle de santé : Gestion des exceptions aux politiques et procédures

___ Votre entreprise dispose d’un processus documenté et établi pour gérer les exceptions à la politique.

___ Toute personne de l’entreprise peut demander une exception à la politique.

___ Les demandes d’exception de politique nécessitent une description des raisons pour lesquelles l’exception est requise, des risques potentiels et de la période demandée pour l’exception.

___ Les exceptions à la politique sont examinées par le propriétaire du processus et la justification de l’acceptation est documentée.

Score total de gestion des exceptions ____ (4 – 16)

Composante 4 du bilan de santé : Processus de déploiement des politiques et des procédures

___ Le processus d’approbation implique toutes les parties prenantes concernées et permet des commentaires et des suggestions avant l’approbation.

___ Une notification concernant les politiques et procédures approuvées est fournie aux employés en fonction de leur rôle et de leur fonction.

___ Votre système gère le processus d’attestation et certifie que les politiques sont « lues et comprises » par les employés.

___ Votre système fournit des outils pour développer et gérer la formation pour toutes les politiques et procédures applicables.

Score de déploiement total ____ (4 – 16)

Guide d'évaluation des politiques et des procédures

Votre système de gestion des politiques et des procédures est-il performant ? Consultez le guide ci-dessous pour chaque composant afin de déterminer l'importance à accorder à l'évaluation et à l'amélioration de votre système de gestion des politiques :

• 4 - 5: Excellente santé ! Peu d'améliorations sont nécessaires, voire aucune.
• 6 - 8: Bonne santé. Des améliorations sont possibles dans certains domaines.
• 9 - 12: Santé défaillante. Une amélioration prioritaire est nécessaire. Commencez par évaluer et améliorer les points faibles. Vérifiez si le système de gestion des politiques que vous utilisez actuellement est efficace pour votre organisation.
• 13 - 16: Mauvaise santé. Une amélioration urgente est nécessaire. Prenez des mesures immédiates pour évaluer votre système actuel de gestion des politiques et déterminer son efficacité pour votre organisation, aujourd'hui et à l'avenir.

Conclusion

La mise en œuvre ou l'amélioration d'un système de gestion des politiques nécessite une approche globale. En analysant et en évaluant l'efficacité de fonctionnalités spécifiques, vous pouvez aborder la gestion des politiques de manière structurée et aborder en priorité les points à améliorer. Grâce à une approche standardisée, une équipe de responsables responsables et une solution automatisée adaptée, votre système de gestion des politiques et des procédures devrait constituer le pilier de la sécurité et de la conformité. gestion de la conformité activités. Dans un environnement commercial en constante évolution, votre système doit s'ajuster et s'adapter aux besoins de votre organisation.