25 mars
Première partie d'une série de deux articles de blog
Malgré le rôle crucial que joue la gestion EHS en matière de sécurité, de conformité et de continuité des opérations, de nombreux fabricants restent encore au début de leur démarche. courbe de maturité EHSAu lieu d'être intégrée à un système de gestion de la qualité électronique (eQMS), la gestion de l'environnement, de la santé et de la sécurité (EHS) se fait souvent par le biais d'outils déconnectés, de solutions de contournement manuelles et de processus incohérents.
Stature sur la courbe de maturité EHS
Dans de nombreuses organisations, la gestion de la santé, de la sécurité et de l'environnement (SSE) n'a pas évolué au même rythme que les autres fonctions de l'entreprise. Si les exigences en matière de signalement, d'enquêtes et de prévention ne cessent de croître, les technologies et les modèles de gouvernance nécessaires restent souvent à la traîne. De ce fait, la gestion SSE demeure réactive, fragmentée et difficile à déployer à grande échelle, notamment dans les environnements de production complexes.
Architecture fragmentée et processus manuels
Dans les environnements de gestion SSE encore immatures, la fragmentation des systèmes et les flux de travail manuels continuent de dominer les opérations quotidiennes. Les données relatives aux incidents sont dispersées dans de multiples formats, ce qui nécessite un travail de correction fastidieux et accroît le risque d'erreurs, d'omissions et d'incohérences. À mesure que les responsabilités SSE s'étendent et que la réglementation se renforce, la situation se complique. À mesure que les attentes s'intensifient, ces limites deviennent douloureusement évidentes.
Sans architecture centralisée, même les tâches routinières activités de gestion EHS deviennent inefficaces et difficiles à contrôler.
Les entreprises manufacturières qui gèrent la santé, la sécurité et l'environnement (SSE) à l'aide d'outils et de processus disparates peinent à réaliser efficacement les tâches courantes telles que le signalement des incidents, les enquêtes, les actions correctives et la documentation. Il n'est pas rare que les incidents soient consignés dans les notes des superviseurs, sur des formulaires papier, par courriel, dans des tableurs ou via des formulaires web rudimentaires ou développés en interne. Le signalement par courriel est particulièrement problématique en raison du manque de structure, de contrôle des versions et de traçabilité.
Pour surmonter ces difficultés, certaines organisations déploient des solutions autonomes ou des outils SSE complémentaires qui ne sont pas intégrés au système de gestion de la qualité électronique (eQMS), ce qui ne fait que créer des silos de données supplémentaires. Cette fragmentation entraîne la saisie de données en double et des reprises manuelles, ce qui accroît l'inefficacité et le risque d'erreurs dans des systèmes tels que les plateformes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) et les systèmes d'exécution de la production (MES).
Défaillance dans la gestion et l'enquête sur les incidents
Lorsque les processus de gestion de la santé, de la sécurité et de l'environnement (SSE) ne sont pas standardisés, des incohérences apparaissent rapidement lors des interventions et des enquêtes sur les incidents. La confusion concernant les rôles, les exigences en matière de documentation et la collecte de données nuit à la qualité des enquêtes et retarde les mesures correctives, en particulier lors d'événements critiques où la rapidité et la précision sont primordiales.
Au quotidien, ces lacunes apparaissent souvent au moment où un incident survient. Recueillir des informations complètes et précises sur un incident peut s'avérer difficile lorsqu'un employé blessé a besoin de soins médicaux. Sans solution offrant des instructions structurées, les membres du personnel peuvent avoir du mal à déterminer les informations requises, les formulaires à remplir et les responsabilités de chacun.
Des informations cruciales peuvent être négligées, documentées de manière incohérente ou enregistrées a posteriori, ce qui réduit leur fiabilité et leur utilité pour les enquêtes et les mesures préventives ultérieures. Ces problèmes deviennent particulièrement préoccupants au regard des exigences de l'OSHA, qui imposent un enregistrement et un signalement rapides et précis.
Conformément à la réglementation de l'OSHA relative à la tenue des registres (29 CFR Partie 1904), de nombreux fabricants employant 10 personnes ou plus sont tenus de consigner les accidents du travail et les maladies professionnelles au moyen des formulaires OSHA 300, 300A et 301, ou de documents équivalents. Tout employeur est tenu d'informer l'OSHA en cas de décès d'un employé au travail ou d'hospitalisation, d'amputation ou de perte d'un œil liés au travail.
Les décès doivent être signalés dans les huit heures, tandis que les hospitalisations, les amputations et les pertes oculaires doivent l'être dans les 24 heures. Les grandes entreprises et celles de certains secteurs d'activité doivent transmettre leurs données relatives aux accidents du travail par voie électronique via l'application de suivi des accidents de l'OSHA.
Analyse superficielle des causes profondes et défaillances des actions correctives et préventives (CAPA)
Les incidents récurrents sont souvent le symptôme d'une mise en œuvre inefficace des actions correctives et préventives (CAPA), plutôt que des événements de sécurité isolés. Dans les programmes de gestion SSE encore immatures, l'accent est fréquemment mis sur la résolution rapide des incidents au détriment de la vérification de l'efficacité des CAPA. Il en résulte une analyse superficielle des causes profondes, des occasions d'apprentissage manquées et des défaillances répétées.
Les organisations qui s'en tiennent à des explications superficielles, comme une erreur humaine ou des lacunes en matière de formation, risquent de passer à côté des défaillances systémiques sous-jacentes. Bien qu'elles sachent qui était impliqué dans l'incident, elles n'approfondissent pas suffisamment la question pour découvrir l'origine du risque.
Les processus CAPA qui privilégient la clôture à l'efficacité aboutissent souvent à des actions superficielles, non vérifiées ni pérennisées. Sans processus de suivi structurés, les organisations ont peu de garanties que les mesures correctives ont résolu le problème sous-jacent ou empêcheront la récurrence des incidents.
Avec le temps, la répétition des problèmes entraîne des blessures récurrentes ou des incidents évités de justesse, véritables signaux d'alarme révélateurs de défaillances systémiques plus profondes. Les organisations qui n'investissent pas le temps et les ressources nécessaires pour analyser les raisons de l'inefficacité des actions correctives et préventives (CAPA) passées réagissent souvent en lançant de nouvelles CAPA, s'engageant ainsi dans un cycle de réaction plutôt que de prévention, ce qui prolonge les problèmes et accroît les risques.
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Visibilité limitée et incapacité à identifier les schémas de risque
Même lorsque des données sur les incidents existent, de nombreuses organisations ont du mal, voire sont incapables, de les transformer en informations exploitables. La fragmentation des systèmes, l'incohérence des rapports et la déconnexion des flux de travail limitent la visibilité sur les tendances émergentes et les schémas de risque. Par conséquent, Équipes EHS et qualité sont souvent contraints de réagir aux incidents après qu'ils se soient produits, au lieu de les prévenir.
Lorsque les données relatives aux incidents, aux blessures, à l'ergonomie et à l'environnement sont dispersées dans plusieurs systèmes ou recueillies de manière incohérente, les équipes peinent à identifier les tendances. Elles peuvent certes observer des événements isolés, mais manquent d'une vision d'ensemble pour repérer les problèmes récurrents, les facteurs contributifs communs ou les signes avant-coureurs.
Opérations multisites : là où la complexité en matière d’environnement, de santé et de sécurité se multiplie
Les difficultés liées à une gestion EHS encore immature sont amplifiées dans les environnements de production multisites. À mesure que les entreprises s'étendent sur plusieurs sites, les différences de personnel, de formation, de culture et d'exigences réglementaires rendent l'homogénéité de plus en plus difficile à atteindre sans une gouvernance et une visibilité à l'échelle de l'entreprise.
Le niveau de maturité en matière d'environnement, de santé et de sécurité (EHS) varie souvent considérablement d'un site à l'autre au sein d'une même organisation. Un site peut avoir mis en place un leadership EHS fort et des flux de travail axés sur la technologie, tandis qu'un autre fonctionne avec des ressources limitées et des processus fragmentés, basés sur le papier. Ces disparités engendrent des risques inégaux et rendent difficile l'évaluation des performances EHS à l'échelle de l'entreprise.
Les disparités en matière de personnel et de formation nuisent davantage à l'homogénéité des pratiques en matière d'environnement, de santé et de sécurité. Le roulement du personnel, les lacunes en compétences et le recours aux connaissances institutionnelles peuvent entraîner des interprétations variées des normes et des exigences. La documentation peut également varier : certains sites tiennent des registres précis et complets, tandis que d'autres n'en conservent que des partiels. des informations potentiellement erronées. Ceux qui appartiennent à ce dernier groupe risquent de générer des données de mauvaise qualité, ce qui entraîne des analyses et des interprétations peu fiables.
La culture d'entreprise joue également un rôle crucial en matière de conformité et de gestion des risques. Les sites dont les dirigeants privilégient une culture de sécurité, de responsabilité et de signalement sont plus susceptibles d'avoir un personnel respectueux de ces valeurs – et l'inverse est également vrai. Dans une installation dépourvue de normes et de supervision claires à l'échelle de l'entreprise, les manquements au sommet de la hiérarchie risquent de se répercuter à tous les niveaux, entraînant une application incohérente des meilleures pratiques de gestion SSE (Santé, Sécurité et Environnement) dans les opérations quotidiennes.
Les entreprises manufacturières opérant dans plusieurs États ou pays sont confrontées à une complexité accrue. Les réglementations locales en matière de sécurité et d'environnement imposent des adaptations des pratiques de gestion SSE. Une organisation aux systèmes fragmentés, aux processus manuels et aux données cloisonnées aura probablement du mal à garantir une conformité globale.
La gestion EHS est un avantage concurrentiel
Face à la concurrence féroce qui règne entre les fabricants pour attirer les talents, les clients et les capitaux, la capacité à démontrer une gestion SSE rigoureuse et fondée sur les données devient un atout majeur. Les entreprises qui maîtrisent la gestion SSE sont non seulement plus sûres et plus conformes à la réglementation, mais aussi plus résilientes, plus efficaces et mieux placées pour assurer leur succès à long terme.
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À propos de l’auteur
Stéphanie Ojeda Stephanie est vice-présidente de la gestion des produits pour le secteur des sciences de la vie chez AssurX. Elle possède plus de 18 ans d'expérience dans la direction de fonctions d'assurance qualité au sein de divers secteurs, notamment pharmaceutique, biotechnologique, des dispositifs médicaux, agroalimentaire et manufacturier.
