La mise en œuvre réussie du SMQ nécessite des processus clairement définis

Leader de l'industrie systèmes de gestion de la qualité (SMQ) Sont construits selon des processus et des flux de travail clairement définis, développés par l'équipe de mise en œuvre. Même si cela peut paraître complexe au départ, la réussite de la mise en œuvre d'un SMQ repose sur la documentation de tous les systèmes en place et de leurs améliorations.

Ce blog fait partie d'une série en trois parties qui se concentre sur des stratégies éprouvées pour aider à éviter les échecs de mise en œuvre du système SMQ. premier article de blog propose une approche des meilleures pratiques pour organiser et gérer une équipe de mise en œuvre du SMQ.

Lancer les améliorations du processus de qualité

Si vous n'utilisez pas actuellement de SMQ automatisé, il est probable que votre organisation traite les informations d'une manière qui ralentit votre capacité à corriger les problèmes, à gérer les risques et à assurer la conformité. Il est remarquable que les procédures de gestion de la qualité manuelles et gourmandes en ressources restent courantes, même dans les entreprises les plus exigeantes. industries réglementées.

Il s'agit notamment de:

• Manuel, formulaires papier qui sont copiés et classés (ou éventuellement numérisés)
• Feuilles de calcul Excel et Word ou autres formats de documents qui ne sont pas versionnés et résident « quelque part sur le réseau »
• Systèmes internes hérités, complexes et bogués
• Toute combinaison des éléments ci-dessus, et souvent avec plusieurs façons de faire les choses selon les domaines d'activité

Définissez vos processus qualité actuels

Commencez votre évaluation du SMQ en définissant tous les processus de votre système de gestion de la qualité actuel. Dressez la liste de toutes les tâches, de leurs responsables, de leur exécution actuelle et des points d'achoppement les plus fréquents. Le résultat vous aidera à identifier le périmètre de votre SMQ automatisé. De plus, vous ciblerez les lacunes et les problèmes nécessitant une attention immédiate, ce qui vous permettra de prioriser les processus à automatiser. Estimez également la durée actuelle de chaque processus afin d'établir une base d'amélioration claire. Enfin, collaborez avec un expert expérimenté. Équipe de fournisseurs QMS comme AssurX pour utiliser sa profondeur d’expertise du monde réel pour identifier les points communs de faiblesse et de risque.

Lorsque vous documentez vos processus, tenez compte des éléments suivants :

• D'où proviennent les informations ? Sont-elles transmises au système correctement et en temps opportun ?
• Combien de temps faut-il pour que les mesures correctives soient mises en œuvre ? Quel est le système de priorisation ?
• Y a-t-il une duplication basée sur plusieurs points d'entrée ?
• L’information est-elle fiable/inchangée tout au long du processus ?
• Comment les informations sont-elles partagées et rapprochées si elles concernent plusieurs unités organisationnelles ?
• Comment un problème est-il résolu et où se trouvent les informations ? Sont-elles sécurisées ?
• Toutes les informations sont-elles facilement accessibles aux personnes autorisées à tout moment ? Combien de temps faut-il pour y accéder ?

Une mise en œuvre réussie du SMQ : 10,500 XNUMX heures de travail manuel économisées

Les avantages d'une évaluation et d'une documentation complètes et approfondies des processus actuels sont indéniables. Cela accélère la mise en œuvre du système eQMS et fournit les indicateurs de référence nécessaires pour déterminer clairement le retour sur investissement et les taux de réussite de votre programme eQMS.

Par exemple, une entreprise pharmaceutique et chimique a réalisé une évaluation approfondie de ses processus pré-électroniques de gestion des événements indésirables. Elle a établi un aperçu de chaque flux de travail, des délais d'exécution et a identifié les points présentant des retards et des interruptions. Cette évaluation a permis d'établir une base de référence en identifiant tous les points à améliorer.

Avant la mise en œuvre de son système automatisé, l'entreprise suivait et gérait ses événements indésirables à l'aide de feuilles de calcul Excel et de documents Word. De plus, elle organisait de fréquentes réunions pour discuter des problèmes nouveaux et en suspens, effectuait de nombreux appels téléphoniques pour résoudre les problèmes et y consacrait en moyenne 800 heures par an. audit réglementaire en préparation.

À la suite d’une mise en œuvre réussie du système QMS pour actions correctives et préventives (CAPA) et gestion des fournisseursL'organisation rapporte qu'en un an, les heures de travail manuel ont été réduites de 10,500 XNUMX. Ce temps est désormais consacré à l'amélioration proactive de la qualité. Voir plus.

Conclusion

En résumé, documenter l'ensemble de vos procédures qualité actuelles contribue à une adaptation réussie au SMQe. Cela permet à votre équipe d'intégration, en collaboration avec votre fournisseur de solutions SMQ, d'identifier le point de départ optimal pour la mise en place d'un flux de travail automatisé pour chaque processus. Concentrez-vous toujours sur la collecte d'un maximum d'informations dès le début pour une progression continue en amont, plutôt que de devoir gérer les dommages en aval.

[Deuxième partie d'une série de blogs en trois parties]

Lis le premier blog qui résume une approche des meilleures pratiques pour organiser et gérer avec succès une équipe de mise en œuvre d'un système SMQ. Continuer vers troisième blog qui détaille les considérations relatives au choix du processus de qualité ou de conformité à automatiser en premier.