Mise en œuvre de votre système automatisé de gestion de la conformité

Cet article est le dernier d'une série en trois parties, «« Sélection d’une plateforme logicielle de gestion automatisée de la conformité. »  

Partie I et Partie II Les articles de cette série vous ont fourni des conseils sur les meilleures pratiques pour la préparation et la sélection de votre fournisseur de système de gestion de la conformité. Une fois le contrat conclu avec votre fournisseur, le processus final de planification et de mise en œuvre commence. Cet article vous guidera à travers quelques pratiques importantes à adopter et les obstacles à éviter.

Tout au long de la mise en œuvre de votre système, de nombreuses personnes contribueront au résultat. Vous effectuerez une revue finale du périmètre du projet et collaborerez avec votre fournisseur sur les échéanciers, l'intégration des systèmes et les flux de travail. Vous peaufinerez votre système et formerez l'organisation. La réussite du projet repose sur la solidité des équipes, la définition d'échéances réalistes, une communication continue et une préparation au changement.

Désigner l'équipe de mise en œuvre principale

L'équipe de mise en œuvre principale est composée de personnes responsables de la planification quotidienne, des tests et des activités de mise en œuvre concrète. Cette équipe nécessite du temps et des ressources supplémentaires pour travailler sur le projet, ainsi que l'autorité nécessaire pour prendre ou coordonner les décisions qui l'affectent.

Une seule personne doit être désignée comme responsable de l'équipe de mise en œuvre, avec une seconde personne en renfort. Cette personne est le chef de projet ; les communications entre le client et les fournisseurs doivent transiter directement par le chef d'équipe, qui constitue un interlocuteur unique.

Tous les fournisseurs contribuant au système, y compris le fournisseur principal de la plateforme et celui des autres systèmes, doivent disposer d'une équipe de mise en œuvre composée d'un chef d'équipe et d'un remplaçant.

L'équipe de mise en œuvre, avec le soutien des principales parties prenantes, doit instaurer la confiance dans le projet. Les parties prenantes doivent être régulièrement impliquées et assurer la communication et les mises à jour à l'échelle de l'organisation. Votre nouveau système changera la donne. Vous devez vous assurer que le projet qui en résulte répond à leurs besoins et favorise un sentiment d'appropriation au sein de l'entreprise.

Malheureusement, de nombreux projets sont peuplés de personnes cyniques. Vous pourriez rencontrer des réticences de la part de personnes qui n'aiment tout simplement pas le changement, ce qui peut freiner la progression et nuire au moral. Identifiez-les discrètement et employez des stratégies pour obtenir leur soutien. Par exemple, sollicitez leur avis sur certaines fonctionnalités susceptibles d'améliorer leur efficacité. Reconnaissez leurs suggestions et leurs contributions. Quoi qu'il en soit, ne vous laissez pas détourner de vos objectifs fondamentaux !

La portée de votre projet, avec ses priorités identifiées, crée une approche de mise en œuvre progressive avec des jalons clairs. N'essayez pas de tout faire en même temps. La mise en œuvre doit être divisée en deux phases : la fonctionnalité et le déploiement dans les différents domaines. Définissez clairement les rôles et responsabilités des membres de l'équipe.

Affinez vos processus système

Même si vous avez documenté vos besoins et peut-être réalisé une cartographie initiale des processus en fonction de vos attentes, il est fréquent que vous apportiez des modifications importantes à votre fournisseur. Ce dernier a réalisé des implémentations similaires (car aucune n'est identique) et possède une connaissance approfondie des solutions les plus performantes et de leurs raisons. Après avoir examiné les processus, des chemins d'exécution plus efficaces peuvent contribuer à rationaliser davantage le système. Cela commence par une revue des flux de travail pour vous assurer que vous avez identifié les étapes essentielles et minimisé les étapes inutiles.

Processus/flux de travail existants:Documentez clairement les processus/flux de travail existants, documentez tous les changements qui se produiront à la suite de la migration vers le nouveau système :

• Documentez le flux normal ainsi que toutes les exceptions.
• Inclure les rôles et les approbations (responsable, réviseur, approbateur, etc.). Inclure les escalades et notifications souhaitées. Inclure toutes les autorisations.
• Soyez attentif aux étapes de processus « cachées » : les actions des utilisateurs qui ne sont pas répertoriées dans la documentation existante. Créez une étape de processus formelle.

Nouveaux processus/flux de travail:En utilisant la même approche, documentez :

• Nouveaux flux de travail et exceptions.
• Données clés et leurs origines.
• Rôles et approbations.
• Sécurité/autorisations (qui peut ajouter/modifier/afficher/supprimer l'enregistrement).
• Le calendrier des processus (dates d’échéance, jalons, etc.).
• Notifications et escalades souhaitées.

Utilisez la vaste expérience de votre fournisseur comme un atout pour votre travail, et non comme une critique. Il maîtrise les meilleures pratiques et a tout intérêt à la réussite de votre système de gestion de la conformité.

Intégration de la portée et migration des données

Une intégration réussie nécessite une compréhension du rôle de chaque système, des données requises et des échanges de messages requis entre eux. Votre fournisseur vous aidera, si nécessaire, à visualiser et documenter de manière globale les exigences relatives à tous les échanges de données. Ne sous-estimez jamais l'effort nécessaire pour transférer de grandes quantités de données.

Certaines exigences à prendre en compte pour la migration (et l'exploitation continue) incluent :

• Communications unidirectionnelles ou bidirectionnelles
• Quels protocoles de communication sont pris en charge par chaque système
• Protocoles que vous utiliserez pour l'intégration
• Identifier qui est responsable de l'interaction avec chaque système
• Ajustements nécessaires pour obtenir les bonnes entrées/sorties
• Qui est responsable de la collecte et de la préparation des données pour l'importation ?

Mise en œuvre : contrôle de la portée et gestion du changement

Tout au long du processus de mise en œuvre, il est essentiel de respecter votre périmètre. Vous avez défini votre structure de répartition des tâches dans les périmètres de votre produit et de votre projet. Dès le début de la mise en œuvre, concentrez-vous sur ces paramètres pour éviter toute dérive des objectifs.

La dérive des objectifs consiste à ajouter des fonctions, des fonctionnalités ou des travaux qui dépassent le périmètre convenu. Elle peut survenir pour de nombreuses raisons, notamment :

• Autoriser les contacts non gérés entre les chefs d'équipe non désignés
• Essayer d'intégrer des fonctionnalités qui sont « agréables à avoir »
• Commencer la conception et le développement avant de procéder à une évaluation approfondie des risques, à une analyse des exigences et à une analyse coûts-avantages.
• Programmation « DIY » non approuvée dans le cadre
• Demandes supplémentaires des actionnaires qui ne comprennent peut-être pas la complexité de la mise en œuvre

Il est quasiment impossible d'éviter toute dérive des objectifs. Les modifications de périmètre ou de fonctionnalités impactent le calendrier. Dans ce cas, concentrez-vous sur les éléments prioritaires les plus pertinents par rapport aux tâches à accomplir maintenant. Proposez d'autres idées utiles ou exigences futures pour un projet ultérieur, sous peine de vous éloigner considérablement des objectifs et du budget.

Plus important encore, mettez en place un processus de gestion du changement pour documenter les écarts significatifs par rapport à la solution prévue. La formalisation des changements permettra de consigner les raisons de ces changements et les personnes impliquées dans leur mise en œuvre. Certains clients utilisent un comité de changement plus formalisé, où tous les membres doivent approuver les changements importants avant leur mise en œuvre. Les approbations du comité de changement peuvent être acheminées via une solution automatisée de gestion du changement.

Gestion des tests ;

La première étape des tests consiste à créer des plans de test. Idéalement, ces plans sont élaborés avant la mise en œuvre de toute partie du système. L'objectif est de tester chaque fonctionnalité du système afin de garantir l'obtention des résultats souhaités. Plusieurs types de tests doivent être inclus dans les plans de test, notamment :

• Test unitaire Assurez-vous que chaque élément se comporte comme prévu. Cliquez sur chaque bouton, lien, option de menu, champ, etc.
• Affectations: Assurez-vous que les enregistrements sont attribués à la bonne personne et que les approbations sont demandées aux bonnes personnes.
• Permissions: Assurez-vous que les utilisateurs ne sont pas autorisés à faire les choses qu'ils ne sont pas autorisés à faire et qu'ils disposent des privilèges nécessaires pour faire ce qu'ils doivent faire.
• Notifications : Vérifiez que les messages sont corrects et délivrés aux bons destinataires. Soyez attentif au nombre de notifications envoyées tout au long des processus ; ajustez-les si elles sont trop nombreuses ou insuffisantes.
• Test de bout en bout: Exécutez des tests situationnels simples à complexes pour garantir que chaque processus fonctionne comme prévu du début à la fin.

Envisagez de tester auprès de différents publics. L'équipe principale se familiarisera avec le système et saura comment l'utiliser. Tester auprès d'échantillons de publics non familiarisés avec le système permettra d'identifier ce qui fonctionne, les éventuelles lacunes dans les instructions à l'écran, les oublis lors des tests ou les blocages.

Environnement

Tous les travaux doivent être réalisés dans un environnement de développement, puis transférés vers un environnement de test ou d'assurance qualité. Ce n'est qu'une fois les fonctionnalités entièrement testées et déclarées opérationnelles qu'elles peuvent être transférées vers l'environnement de production.

Les environnements de développement et de test doivent être aussi proche que possible à l'environnement de production. Chaque environnement doit être sauvegardé régulièrement.

Entraînement

Si un système de gestion de la formation Si l'intégration au système de gestion de la conformité n'a pas été réalisée, il n'est pas trop tard. Premièrement, les tâches de formation peuvent être lancées automatiquement en fonction des événements survenus dans d'autres systèmes logiciels. Deuxièmement, les activités de formation associées sont systématiquement gérées et enregistrées, et peuvent être suivies dans des tableaux de bord indiquant la progression, les tendances et les tâches en retard. Troisièmement, le contrôle et la visibilité garantissent l'efficacité et la conformité de votre entreprise aux exigences réglementaires.

Les besoins en formation varient selon les rôles ; les formations et supports doivent donc être adaptés à chaque groupe de rôles. Déterminez qui aura besoin d'une formation en amont pour tester correctement le système, et qui n'en aura besoin qu'une fois le développement terminé.

Pour faciliter la création de contenu de formation à l'échelle de l'entreprise, interrogez les premiers utilisateurs testeurs afin qu'ils puissent préciser le contenu le plus adapté à chaque groupe d'utilisateurs. Cependant, une formation trop précoce est souvent un échec. Évitez de laisser un délai trop long entre la formation et la mise en service. Un délai trop long peut ensuite surcharger vos ressources de support. Sans une mise en pratique immédiate des connaissances, un manque de connaissances se crée souvent. Pour combler ces lacunes, préparez et mettez à jour la documentation de formation tout au long du processus.

Déploiement du système

Cela peut paraître évident, mais assurez-vous de tout tester et de former tout le monde avant essayer de mettre en service une partie du système.

Limitez le nombre d'utilisateurs dans un premier temps, si possible, afin d'identifier les éventuelles lacunes en termes de fonctionnalités, d'autorisations, de notifications, de documentation et/ou de formation. Par exemple, envisagez un déploiement sur un seul site, en commençant par les utilisateurs expérimentés d'un service. Un déploiement plus contrôlé, avec des points de contrôle clairement définis, vous permettra de rester en phase avec votre équipe, votre fournisseur, vos parties prenantes et les utilisateurs du système.

Conclusion

Une implémentation logicielle réussie est un art : non seulement les éléments techniques doivent être en place et rigoureusement testés, les utilisateurs formés, etc., mais il est également essentiel de susciter l'enthousiasme pour favoriser l'adoption du nouveau système. Malgré les plans les mieux conçus, préparez-vous aux changements. La gestion du changement est essentielle dès le début du projet et tout au long du cycle de vie de votre système de gestion de la conformité. Une implémentation d'une telle ampleur peut s'avérer complexe, mais les avantages d'un écosystème de conformité automatisé constituent un résultat final gratifiant.