Comment utiliser le SMQ pour soutenir les initiatives de Lean Manufacturing ?

Les fabricants considèrent généralement les cadres d'amélioration des processus comme le Lean comme la solution pour améliorer la productivité. Ils y parviennent en réduisant les variations et les gaspillages dans les processus de fabrication.

La perte de documents et d'informations, ainsi qu'un important arriéré de plaintes, peuvent ralentir l'amélioration. Les processus manuels sont également en contradiction directe avec l'esprit du Lean.

L'automatisation du système de management de la qualité (SMQ) offre une solution à ces problèmes trop courants. Elle renforce les efforts Lean en fournissant un mécanisme de standardisation des processus, de mise en œuvre des mesures correctives, de suivi des indicateurs de qualité, etc.

Dans ce contexte, cet article examine le rôle d'un SMQ numérique dans le soutien des initiatives de fabrication Lean, notamment comment il peut aider les fabricants :

• Standardiser leurs processus
• Réduire les déchets
• Favoriser l’amélioration continue
• Assurer une orientation client

Nous examinerons également l’ingrédient clé nécessaire dans un SMQ pour faire progresser vos initiatives Lean et comment trouver un SMQ robuste à la hauteur de la tâche.

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Normalisation des processus et des procédures : établir les bases

La standardisation du travail est fondamentale pour la production Lean et le SMQ. Elle constitue également la première étape de l'approche « Planifier-Déployer-Vérifier-Agir » sur laquelle repose le Lean. Cette approche exige la documentation de vos processus et procédures afin qu'ils soient appliqués de manière cohérente. Ce n'est qu'une fois ces processus documentés que vous pourrez les analyser efficacement. Vous pourrez ensuite les comparer aux pratiques en vigueur dans l'usine et identifier les pistes d'amélioration.

Chaque étape du processus de qualité est liée à des normes, ce qui rend essentiel que les fabricants disposent d’un système bien organisé pour les développer et les maintenir.

Par le passé, les entreprises s'appuyaient largement sur des lecteurs partagés pour suivre les documents importants, mais cette approche pose plusieurs problèmes, notamment :

• Modifications de documents incontrôlées sans visibilité sur qui a modifié les documents, quand ou pourquoi
• Erreurs de versionnement dues à l'accès de personnes à des documents obsolètes
• Temps perdu à rechercher des documents importants tels que procédures opérationnelles standard (SOP) et spécifications
• Longs délais de traitement des documents en raison de transferts manuels et de processus de révision complexes

Logiciel de gestion de documents au sein d'un SMQ automatisé, ces problèmes sont éliminés et les conditions d'un processus plus simple sont préparées en :

• Créer un référentiel central pour gérer et sécuriser les documents tout au long de leur cycle de vie
• Fournir une source unique de vérité pour garantir que les utilisateurs accèdent toujours à la version la plus récente et la plus correcte des documents
• Rationaliser le processus de collaboration pour accélérer les délais de traitement des documents
• Faciliter l'alerte et la formation du personnel sur les nouveaux documents ou les mises à jour de documents

Réduire les 8 gaspillages du Lean

Au cœur du Lean Manufacturing se trouve l'identification et la réduction des gaspillages, définis comme tout ce qui n'apporte pas de valeur ajoutée au client. Le Lean se concentre notamment sur ce que l'on appelle les huit gaspillages, connus sous l'acronyme TIMWOODS :

• Transports:Les déplacements inutiles de personnes et de matériaux entraînent souvent une perte de temps et des dommages potentiels.
• Inventaire:Les stocks excédentaires immobilisent un espace, des capitaux et des ressources précieux.
• Mouvement:Les mouvements inutiles dans le processus de production peuvent entraîner des blessures ergonomiques et des dommages aux équipements ou aux produits.
• Attendre:Attendre des personnes, des informations, du matériel et de l’équipement peut créer un gaspillage important sous forme de retards.
• Surproduction:Produire plus que nécessaire crée des stocks excédentaires et des coûts associés.
• Surtraitement : Ajouter au processus plus de choses que ce qui est requis par le client entraîne une perte de temps et de ressources.
• Défauts : Les rebuts et les reprises résultant de défauts représentent un gaspillage important dans les organisations, consommant des ressources qui pourraient autrement être utilisées pour des produits vendables.
• Compétences: Sous-utiliser les connaissances et les compétences de votre équipe est un gaspillage de talents qui devraient être utilisés pour faire avancer les objectifs de l’organisation.

 En utilisant un système automatisé SMQ s'attaque directement à plusieurs de ces gaspillages, notamment l'attente, les défauts et les compétences :

• Attendre: Les outils de collaboration et la possibilité d'accéder aux données sur place réduisent l'attente des transferts manuels, des approbations et des signatures pour rationaliser le processus de qualité dans son ensemble.
• Défauts : Un suivi plus efficace des problèmes de qualité, tels que les rapports de non-conformité, le suivi des plaintes et les outils d'action corrective, permet des améliorations proactives pour obtenir des réductions en aval des défauts et des coûts de qualité.
• Compétences: Un logiciel de suivi de la formation des employés offre aux équipes un processus structuré pour favoriser le développement de leurs collaborateurs. Il permet également aux entreprises d'obtenir une vision globale des compétences de leurs employés, afin de les utiliser plus efficacement dans l'ensemble de l'usine.

Outre ce qui précède, le SMQ fournit également des données importantes pour gérer d'autres gaspillages liés au Lean. Par exemple, les données de réclamations peuvent être reliées à des problèmes de transport. Cela permet d'analyser plus en détail les axes d'optimisation du processus. De même, les données d'incidents HSE peuvent révéler une augmentation des blessures ergonomiques liées à un processus ou une ligne de production spécifique. Cela fournit des indications précieuses sur les mouvements inutiles dans le processus.

Favoriser l’amélioration continue

Kaizen, terme japonais signifiant « amélioration continue », est une philosophie étroitement liée au Lean, car elle met l'accent sur la réduction des gaspillages et le cycle Planifier-Déployer-Vérifier-Agir. Ce qui rend le Kaizen unique, c'est l'importance accordée à l'implication des équipes dans des améliorations progressives, qui se traduisent par des changements à plus grande échelle sur le long terme.

L'automatisation du SMQ facilite le kaizen de plusieurs manières clés :

• Processus rationalisés: L'élimination des tâches manuelles et la réduction de la charge administrative permettent à votre équipe de se concentrer sur des projets d'amélioration, plutôt que de s'enliser dans la paperasserie. Les flux de travail automatisés favorisent la cohérence et la stabilité des processus, réduisant ainsi la variabilité et le gaspillage qui en résulte.
• Analyses et informations: L'accès à des indicateurs de qualité en temps réel permet aux fabricants d'identifier plus facilement les problèmes et les pistes d'amélioration, ainsi que de prendre des décisions fondées sur les données. L'amélioration et l'élimination des gaspillages, basées sur les données, sont au cœur du Lean et fournissent des preuves quantifiables de la valeur des projets Lean.
• Responsabilité améliorée:Le suivi des tâches avec des responsabilités, des éléments d’action et des délais clairement définis permet de maintenir le processus d’amélioration sur la bonne voie et renforce la responsabilité de toute l’équipe.
• Analyse de la cause fondamentale: Outils d'analyse des causes profondes Les principes intégrés au SMQ, tels que les 5 Pourquoi et les 8D, favorisent l'amélioration continue grâce à un processus structuré et applicable de manière cohérente à différents types de problèmes. La possibilité de consulter les résultats d'enquêtes antérieures peut aider à identifier des solutions existantes à des problèmes similaires ou à approfondir l'analyse lorsque les solutions précédentes se sont avérées inefficaces.
• Mesures correctives et préventives (CAPA)Le logiciel CAPA constitue la base de l'amélioration de la qualité en fournissant aux équipes les outils nécessaires pour corriger rapidement les problèmes et minimiser les risques de récidive. Des contrôles d'efficacité et des actions préventives garantissent la pérennité des améliorations.

CAPA Les outils du SMQ sont particulièrement importants dans une perspective kaizen. Ils offrent un processus en boucle fermée nécessaire à l'amélioration continue. Au sein du SMQ, les équipes qualité peuvent :

• Cataloguez, gérez et suivez les problèmes ouverts en un seul endroit
• Lancer des évaluations des risques à partir de plaintes ou d'écarts pour évaluer les risques systémiques
• Définissez des flux de travail d'actions correctives en fonction du type de problème, du service, du produit, etc.
• Intégration avec d'autres solutions QMS telles que la gestion des documents et la formation des employés

Assurer une orientation client

La philosophie Lean repose sur l’idée que les organisations existent pour offrir de la valeur aux clients, encourageant les praticiens à considérer chaque étape du processus à travers cette optique.

Cependant, les entreprises qui adoptent des approches manuelles ou papier en matière de qualité se heurtent souvent à un problème : elles ont tendance à être réactives. Cela signifie que les équipes passent plus de temps à gérer la crise actuelle qu'à améliorer proactivement la qualité des produits.

C'est un résultat naturel lorsque les équipes sont contraintes de faire plus avec moins. Cependant, un SMQ automatisé peut aider les entreprises à y parvenir. Il leur permet également d'apporter des améliorations stratégiques basées sur les retours clients.

Par exemple, logiciel de suivi des plaintes L'intégration du SMQ réduit la charge administrative liée au suivi des réclamations. Ainsi, les fabricants peuvent améliorer la satisfaction client en :

• Accélérer la résolution des problèmes et réduire leur impact sur les autres clients
• Données de suivi et de tendance pouvant être utilisées pour améliorer les produits et atténuer les risques de qualité et de sécurité
• Capturer les commentaires de n'importe quelle source, comme les e-mails, les appels téléphoniques, les soumissions de sites Web et les rapports de terrain, dans un emplacement centralisé

Logiciel SMQ : la flexibilité est essentielle

Si vous recherchez un logiciel QMS pour vous aider à définir ou à améliorer vos processus de fabrication Lean, l'un des éléments les plus importants à garder à l'esprit lorsque vous évaluez les systèmes est la flexibilité.

Pourquoi la flexibilité est-elle si importante ? Tout est une question d'efficacité des processus.

Un SMQ facilement configurable en fonction de vos processus vous permet de les affiner en permanence. Que ce soit en fonction des retours d'expérience ou dans le cadre d'initiatives de Lean Manufacturing, l'utilisation d'un SMQ exigeant l'adaptation de vos processus au logiciel vous fera perdre une partie des gains d'efficacité que vous avez tant œuvré à obtenir.

Les fonctions à rechercher ici incluent :

• Formulaires et champs configurables qui vous permettent de standardiser la façon dont vous capturez les informations
• Intégration avec d'autres systèmes d'entreprise tels que ERP, MES, LIMS, etc.
• Des flux de travail automatisés qui peuvent être mappés directement à votre processus

Les fabricants devraient également envisager une solution tout-en-un leur permettant de déployer n'importe quel processus SMQ. Cette solution est préférable à l'achat de modules ou de bundles individuels. Elle vous permettra d'automatiser vos processus qualité de la manière la plus adaptée à vos besoins et de soutenir vos priorités Lean.

Conclusion : Construire le succès du Lean avec un SMQ numérique

Le déploiement d'un SMQ digital dans le cadre de votre stratégie de production Lean peut constituer une base essentielle. Il contribue à standardiser les processus, à réduire les gaspillages et à favoriser l'amélioration continue. La flexibilité du SMQ est essentielle pour gagner en efficacité. Elle renforce votre attention sur la satisfaction client. Avec un SMQ adapté, les entreprises peuvent non seulement poser les bases de la réussite Lean, mais aussi cultiver une culture d'excellence des processus, d'engagement et d'amélioration continue.

En savoir plus sur le Gestion de la qualité client : comment le SMQ peut vous aider

 

À propos de l’auteur

Stéphanie Ojeda Stéphanie est directrice de la gestion des produits pour le secteur des sciences de la vie chez AssurX. Elle cumule plus de 15 ans d'expérience en assurance qualité dans divers secteurs, notamment l'industrie pharmaceutique, la biotechnologie, les dispositifs médicaux, l'agroalimentaire et l'industrie manufacturière.