Comment la COVID-19 favorise la transition du SMQ papier vers le cloud

Le 16 juin 2021

Lorsque la COVID-19 a frappé en 2020, les entreprises du monde entier se sont soudainement retrouvées à la merci de processus conçus pour l'ère industrielle précédente. Sans surprise, le SMQ cloud est devenu une priorité, car des secteurs entiers ont été bouleversés par des ruptures de chaînes d'approvisionnement, des modifications des lignes et des processus de production, et le passage au télétravail.

Cet article examine comment la COVID-19 favorise la transition des processus papier vers le cloud, et pourquoi le cloud est désormais un facteur de différenciation clé dans le monde post-pandémique.

Le passage à une main-d'œuvre à distance et au SMQ dans le cloud

Lorsque la pandémie a frappé, les problèmes liés au télétravail sont devenus criants en matière de gestion de la qualité. Les travailleurs essentiels qui fabriquaient des produits pouvaient continuer à travailler sur site. Cependant, les professionnels de la qualité chargés du suivi des produits avaient besoin d'un moyen de le faire depuis chez eux. Il n'était plus possible de se déplacer dans le couloir pour imprimer un document, le signer, en faire une copie papier et obtenir les signatures d'autres personnes. Tout processus reposant sur des interactions en personne ou des documents physiques devait être repensé, et ce, rapidement.

En conséquence, le secteur a bénéficié d'investissements massifs dans la transformation numérique. La COVID-19 accélère la numérisation de trois à quatre ans, selon un récent McKinsey enquête.

Par conséquent, la mise en œuvre d'un EQMS cloud est devenue un élément déterminant pour les fabricants qui devaient exécuter divers processus à distance, notamment :

Un SMQ cloud offre un moyen centralisé de maintenir les processus sur la bonne voie et de gérer automatiquement les documents et les tâches via des workflows structurés. De plus, il évite que des problèmes ne passent entre les mailles du filet, une fonctionnalité essentielle pour le télétravail.

De plus, remplacer les processus papier par un SMQ cloud réduit les coûts liés à la mauvaise qualité. La réduction des coûts de qualité est devenue plus importante que jamais pendant la pandémie, ce qui a directement impacté les résultats financiers en période de turbulences économiques.

Les audits à distance sont là pour rester

En 2020, le nombre d'audits réglementaires sur site a fortement diminué, de nombreux audits de surveillance ayant été réalisés à distance. Même si les agences de réglementation comme la FDA reprennent progressivement les audits sur site, il semble que certains audits à distance soient là pour durer.

Orientations de la FDA de mai 2021 déclare que l'agence continuera à utiliser des outils alternatifs, notamment des audits à distance, pour évaluer les installations et demandera de la documentation et des rapports d'audit externes à d'autres agences.

Tout cela souligne l'importance cruciale des archives numériques. Dans le contexte des audits à distance, les archives numériques sont essentielles pour :

Répondre aux demandes de documentation de la FDA et d'autres agences
Préparation aux audits à distance en centralisant les documents, les enregistrements, les résultats des tests et autres informations clés
Fournir la documentation initiale pour l'examen préalable afin de réduire le temps d'audit
Répondre aux conclusions de l'audit et assurer un suivi en temps opportun

Le bon côté des choses est que certaines entreprises ont découvert audits à distance sont plus efficaces, réduisant le temps d’audit dans les dossiers tout en minimisant les perturbations et les coûts de préparation.

La peur du cloud s'atténue

Aujourd’hui, l’adoption du cloud connaît une croissance rapide, avec Gartner prévoyant une croissance de plus de 23 % en 2021. Il ne fait aucun doute que la pandémie est au moins l'une des perturbations derrière cette croissance massive.

Lors du lancement des solutions SaaS il y a 20 ans, les entreprises hésitaient à les adopter. Aujourd'hui, elles ont découvert qu'un SMQ cloud peut réellement réduire les risques et les coûts :

Atténuation des risques de sécurité : Les experts tiers effectuent des tests de sécurité plus fréquemment, ce qui les rend souvent plus efficaces que les équipes internes dans la gestion de la sécurité des données.
Réduire l'empreinte informatique : La gestion de plusieurs solutions en un seul endroit (contrôle des documents, formation des employés, CAPA, etc.) permet d'économiser du temps et de l'argent par rapport à la gestion de solutions ponctuelles distinctes.
Processus de rationalisation : L'automatisation contribue à prévenir les erreurs humaines et fournit un cadre pour la standardisation des processus. Les processus standardisés améliorent l'efficacité, résolvent les problèmes plus rapidement et accélèrent le lancement de nouveaux produits.
Suivi et tendances : Les fonctionnalités de reporting centralisées disponibles dans un EQMS basé sur le cloud facilitent la recherche et la résolution des problèmes, augmentant ainsi la visibilité sur les risques.

Choc et risque de la chaîne d'approvisionnement

L'un des impacts les plus significatifs de la pandémie est que les chaînes d'approvisionnement ont atteint leur point de rupture. Pour faire face aux pénuries persistantes, les fabricants doivent travailler avec des fournisseurs secondaires et tertiaires, dont beaucoup n'ont pas fait leurs preuves et nécessitent une surveillance accrue.

Dans ce contexte, un EQMS cloud s’est avéré être un différenciateur, avec outils de gestion de la qualité des fournisseurs permettant aux entreprises de :

Automatiser les processus d'inspection entrants et de réception
Suivez et comparez les performances et les certificats des fournisseurs mondiaux en un seul endroit
Utilisez le fiches d'évaluation des fournisseurs pour obtenir un aperçu rapide du niveau de risque et des problèmes de conformité
Communiquez en temps quasi réel avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes plus rapidement
Relier les fonctions liées au sein du SGEQ à la gestion des fournisseurs, y compris les CAPA, la gestion des audits et la gestion des documents

Historiquement, la nécessité est mère d'invention. Dans ce cas précis, la pandémie a contraint les entreprises à réinventer leur approche de la qualité. Aujourd'hui, un SMQ cloud est disponible pour relever les défis de cette nouvelle normalité. Pour s'adapter aux incertitudes futures du secteur, un SMQ flexible et automatisé est essentiel pour gérer les problèmes avec un minimum de perturbations.