Guide pour choisir le bon logiciel de gestion de formation

Une analyse des lettres d'avertissement de la Food and Drug Administration (FDA) des États-Unis par le Institut du droit des aliments et des drogues révèle un lien peut-être pas si surprenant entre les lacunes en matière de formation et les violations de la FDA.

C'est l'un des nombreux facteurs qui poussent les entreprises à adopter des logiciels de gestion de formation automatisés. Le problème sous-jacent : les anciennes méthodes manuelles de tenue de dossiers ne suffisent tout simplement pas à suivre le rythme de la production moderne.

Pour obtenir un retour sur investissement, il faut une solution qui réponde aux défis fondamentaux de la gestion de la formation et qui facilite véritablement le travail des personnes.

Dans ce guide pour choisir le bon logiciel de gestion de formation, nous explorons :

• Pourquoi les entreprises mettent en œuvre un logiciel de gestion de la formation
• Principales caractéristiques et fonctions à rechercher dans une solution de gestion de formation
• Intégrations clés entre la gestion de la formation et votre SMQ

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Avantages des logiciels de gestion automatisée de la formation

Le choix du bon logiciel de gestion de formation commence par une compréhension des problèmes commerciaux que vous essayez de résoudre et de ce que votre organisation a à gagner en le faisant.

Pour de nombreux fabricants, il s'agit de renforcer la conformité tout en gagnant en efficacité afin d'améliorer la productivité et la qualité. Nous explorons ci-dessous comment procéder plus en détail.

Centralisation de la tenue des dossiers

L'un des principaux avantages de l'adoption d'un logiciel de gestion automatisée de la formation est de rester organisé. capacité de stocker des fichiers et des dossiers de formation dans un référentiel centralisé, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles :

• Avoir un dossier complet de conformité à la formation
• Réduisez le risque de perdre des fichiers importants liés à la formation
• Tenir les employés informés des besoins de formation

Améliorer la préparation à l'audit

La formation des employés est presque toujours évoquée lors audits. Bien que les entreprises puissent disposer de dossiers de formation initiale pour leurs employés, elles ont tendance à négliger la fourniture de preuves de formation de recyclage.

Grâce à un logiciel, vous pouvez définir des fréquences de formation afin d'envoyer des rappels automatiques lorsqu'une formation de remise à niveau est nécessaire. L'automatisation réduit les risques de non-respect des consignes et vous assure de ne pas être pris au dépourvu lorsque les auditeurs vous les demandent.

N'oubliez pas qu'il ne suffit pas d'affirmer que vous avez mis en place un programme de formation. L'auditeur souhaite également en obtenir des preuves. Avec des dossiers papier, il est plus difficile de prouver l'existence d'un tel programme et de les fournir rapidement. Grâce à un système automatisé, vous pouvez accéder aux dossiers de formation en quelques clics, ce qui contribue également à faire bonne impression auprès des auditeurs.

Réduire les risques liés à la qualité et à la sécurité

Ne pas savoir si le personnel a suivi la formation requise crée des risques importants en matière de qualité et de sécurité. Par exemple, imaginons qu'un employé soit muté sur une autre ligne de production, mais qu'il n'ait pas reçu la formation requise pour exploiter correctement le processus.

Les risques cachés peuvent engendrer des problèmes allant des produits défectueux aux incidents de sécurité graves. Les logiciels réduisent ces risques en :

• Aider à identifier les lacunes de formation lorsque les personnes ont du retard dans leur formation
• Permettre aux entreprises de suivre l'efficacité de la formation au fil du temps
• S'assurer que les changements clés (par exemple, les changements de processus ou les changements d'équipement) déclenchent de nouvelles exigences de formation

Prendre des décisions basées sur les données

Une solution automatisée de gestion de la formation permet aux organisations de mettre en œuvre des systèmes de reporting plus efficaces pour prendre des décisions basées sur les données, afin qu'elles puissent :

• Fixez des objectifs liés à la formation (par exemple, améliorer les taux d'achèvement à temps) et suivez les progrès par rapport à ceux-ci.
• Développer des indicateurs de pointe pour prédire et prévenir les problèmes liés à la formation
• Communiquez facilement avec les parties prenantes de l'organisation sur les tendances importantes en matière de formation

Renforcement de la responsabilité

Suivre des formations est rarement une priorité pour un employé, surtout dans les environnements industriels dynamiques où les besoins les plus immédiats ont tendance à primer. Les entreprises peuvent s'appuyer sur des logiciels pour combler ce manque de responsabilisation :

• Rappeler aux employés que les dates d'échéance de formation approchent
• Offrir un accès facile aux supports de formation, aux dossiers et aux examens
• Alertes transmises aux responsables lorsque le personnel n'a pas terminé la formation dans le délai requis

Une liste restreinte des principales fonctionnalités

Choisir la bonne solution de gestion de la formation peut jouer un rôle moteur dans l'atteinte de vos objectifs d'amélioration continue. En revanche, si vous optez pour une solution inefficace, vous risquez de gaspiller des milliers d'euros en matériel informatique.

Pour vous aider à faire le bon choix, examinons certaines des principales fonctionnalités et fonctions à rechercher lorsque vous rassemblez les exigences et évaluez les fournisseurs.

Affectations de formation automatisées

La possibilité d'attribuer automatiquement des besoins et des tâches de formation représente un gain de temps considérable, notamment pour les grandes entreprises ou les sites de production. Dans cette optique, vous devriez pouvoir :

• Attribuer des tâches de formation par intitulé de poste, groupe ou service
• Créez des alertes et des règles d'escalade pour améliorer la conformité et la responsabilité de la formation
• Élaborer des exigences de formation basées sur la documentation des processus et SOPs
• Liez les tâches de formation générées automatiquement à d'autres processus connexes tels que la gestion des documents, le contrôle des changements, et CAPA

Capacités de tableau de bord

Les tableaux de bord configurables vous donnent un aperçu rapide de l'état de formation de votre équipe, vous aidant à trouver et à corriger plus rapidement les lacunes qui conduisent à des problèmes de conformité.

La possibilité de créer plusieurs tableaux de bord est également une option envisageable pour de nombreux sites de production. Par exemple, il peut être utile de disposer d'un tableau de bord unique permettant aux managers de consulter le statut de leurs subordonnés directs, et de tableaux de bord distincts permettant aux utilisateurs de consulter leurs dossiers et leurs missions à venir.

Examens de formation

Les examens post-formation sont essentiels pour vérifier que les employés ont non seulement suivi la formation, mais aussi qu'ils ont bien compris les informations présentées. Ils permettent également d'évaluer l'efficacité de la formation et d'orienter les futures mises à jour et améliorations des formations.

Concernant les examens, le logiciel doit proposer des types de questions flexibles, comme vrai/faux, oui/non, à choix multiples et même des réponses libres. Vous devez également pouvoir spécifier un seuil de réussite à l'examen afin de vérifier que les employés ont assimilé la matière.

Documentation supplémentaire

La possibilité de lier des documents justificatifs à une formation, un examen ou un dossier est une fonctionnalité importante. Cela peut impliquer l'ajout de ressources supplémentaires aux cours, ainsi que la documentation des qualifications des employés, telles que Six Sigma et autres certifications.

L'importation de données en masse peut s'avérer utile ici, par exemple lors du téléchargement de supports de formation existants ou d'autres documentations connexes.

Fonctionnalités prêtes à l'emploi et flexibilité

Quelle que soit la solution choisie, elle doit être dotée de workflows prêts à l'emploi et entièrement fonctionnels. Cela vous permettra d'être rapidement opérationnel et peut s'avérer particulièrement utile si vous souhaitez standardiser votre flux de formation selon les meilleures pratiques du secteur.

Parallèlement, vous recherchez une solution facilement configurable selon vos besoins, afin de l'adapter à vos propres processus au fil de leur évolution. Cette flexibilité est essentielle pour s'adapter aux changements organisationnels au fil du temps et soutenir le processus d'amélioration continue.

Avec de nombreux éditeurs de logiciels de gestion de la formation, la transparence est essentielle. Modifier les formulaires et les flux de travail est complexe, obligeant les fabricants à contacter le fournisseur pour obtenir de l'aide. Dans certains cas, vous serez contraint d'adapter vos processus au logiciel, ce qui peut vous handicaper à long terme et compromettre vos efforts d'amélioration de l'efficacité.

C'est pourquoi il est essentiel de choisir une solution facilement configurable, sans modification du code source ni validation supplémentaire. Le logiciel doit simplifier les modifications :

• Missions de formation
• Flux de travail et règles d'intégration
• Formulaires et routage d'approbation
• Rappels et règles d'escalade

La clé ici est de trouver un fournisseur qui offre une combinaison de fonctionnalités robustes et prêtes à l'emploi et de flexibilité, avec un support fournisseur facilement disponible lorsque vous en avez besoin.

Conformité intégrée

Une solution de gestion de formation robuste sera dotée d'outils intégrés pour garantir la conformité, agissant comme un référentiel centralisé pour le suivi :

• Historique complet de la formation des employés
• Pièces jointes telles que certifications et licences
• Résultats des tests post-formation
• Signatures horodatées et pistes d'audit

Ici, vous souhaitez rechercher un système conçu pour prendre en charge la conformité aux exigences réglementaires et standard, y compris la conformité FDA et ISO.

Intégration tout-en-un

La formation des employés fait partie d'un ensemble de processus interdépendants au sein de l'écosystème qualité. De nombreux changements peuvent nécessiter une mise à jour de la formation, qu'il s'agisse des exigences de formation individuelles ou de la mise à jour des supports de formation eux-mêmes.

Par exemple, chaque fois que l'équipement, les processus ou les procédures opérationnelles standard changent, la formation des employés sera également affectée. système de gestion de la qualité (QMS) vous permet de lier ces changements directement aux mises à jour de formation des employés, afin que les gens obtiennent les bonnes informations au bon moment.

Dans de nombreux cas, les entreprises ont pu remplacer leur système de gestion de l'apprentissage (LMS) par un logiciel de gestion de la formation faisant partie d'un système intégré de gestion de la qualité (QMS).

Grâce à cette approche, les formulaires, les tâches et les flux de travail sont standardisés dans de multiples processus tels que la formation, la gestion des documents, les audits et CAPALes équipes n’ont besoin d’apprendre qu’un seul outil, ce qui contribue à accélérer l’adoption et à réduire les coûts informatiques.

Conclusion

Les approches traditionnelles de gestion de la formation peuvent être contraignantes et sujettes aux erreurs, augmentant les risques et les coûts pour les fabricants. En cas de perte de dossiers ou d'oubli de formation, l'ensemble de vos opérations risquent de se retrouver rapidement sous le microscope.

Les entreprises avant-gardistes, quant à elles, peuvent tirer une valeur significative de l'automatisation de la gestion de la formation de leurs employés. Cela se traduit à la fois par des économies directes grâce à une efficacité accrue et par la prévention des erreurs et des problèmes de conformité. Un logiciel de gestion de la formation adapté permet aux entreprises de se conformer aux normes en réduisant les tâches manuelles, aidant ainsi votre équipe à améliorer sa productivité sans compromettre la qualité.

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À propos de l’auteur

Stéphanie Ojeda Stéphanie est directrice de la gestion des produits pour le secteur des sciences de la vie chez AssurX. Elle possède plus de 15 ans d'expérience en assurance qualité dans divers secteurs, notamment l'industrie pharmaceutique, la biotechnologie, les dispositifs médicaux, l'agroalimentaire et la fabrication.