L'importance de documenter les exigences du processus SMQ de l'entreprise

Vous souhaitez construire une maison neuve. Expliqueriez-vous au constructeur ce que vous recherchez ou lui diriez-vous simplement de construire « quelque chose » ? Dans ce dernier cas, quelle est la probabilité que la maison que vous obtiendrez corresponde à vos attentes ? Bien documenter vos besoins devrait être évident, n'est-ce pas ?

Fonctionnalités du logiciel et exigences commerciales

L'achat et la mise en œuvre d'un logiciel SMQ d'entreprise ne sont pas toujours évidents. J'utilise souvent l'analogie de la maison, en partie parce que je suis bricoleur, mais surtout parce que c'est vrai. Vous seriez surpris du nombre d'organisations qui se présentent avec des exigences de processus peu ou pas documentées. Nombre d'entre elles ont des exigences de type appel d'offres (AO) très strictes, par exemple : « le système doit être accessible via un navigateur Internet. » En réalité, l'AO comporte 50 à 60 pages de ce type. Cependant, les exigences fonctionnelles des processus métier sont souvent insuffisantes.

Faire des exigences des processus métier une priorité

Documenter les exigences réelles des processus métier est l'activité la plus cruciale pour toute implémentation réussie d'un logiciel d'entreprise. Ces exigences détermineront l'achat de la solution adéquate tout au long de la mise en œuvre. Lorsque vous évaluez les fournisseurs, si vous ne disposez pas d'exigences écrites pour vous guider, soyez vigilant. Le commercial pourrait vous aveugler avec tous les atouts de son logiciel, mais pas ceux dont vous avez besoin. La valeur ajoutée de ces atouts pour votre entreprise est discutable. Et la capacité d'un fournisseur à les faire briller est une autre question.

Au moment de la mise en œuvre, si vous n'avez pas de liste des tâches à accomplir, cela devient du sur-mesure. Pour reprendre l'analogie initiale, c'est comme construire une maison sans plan.

Maintenant que je vous ai, je l'espère, bien compris l'importance des exigences métier, comment les collecter ? J'ai utilisé plusieurs techniques qui ont fait leurs preuves.

Construisez la bonne équipe

La première chose à faire est de s'assurer d'impliquer les bonnes personnes. Il s'agit notamment des cadres dirigeants susceptibles d'avoir des exigences en matière de reporting, des responsables de service responsables des activités que le logiciel est censé gérer et des personnes chargées de la saisie des données. Consultez notre blogue « Évitez les échecs d'automatisation du SMQ avec la bonne équipe de mise en œuvre« pour les meilleures pratiques.

Divorcez de votre système existant

La deuxième chose à faire est de vous détacher de tout système logiciel existant. Si vous implémentez un nouveau Système de gestion documentaire Si vous possédez déjà un système, ne basez pas vos besoins sur les fonctionnalités de l'ancien. N'oubliez pas que vous l'abandonnez pour une bonne raison. Sélectionner les fonctionnalités intéressantes du système est une bonne chose, mais concentrez-vous davantage sur vos besoins plutôt que sur les fonctionnalités de n'importe quel système.

Définissez vos besoins en matière de processus métier QMS d'entreprise

Une méthode pour documenter les processus métier d'un SMQ d'entreprise est le brainstorming. Chaque personne se réunit dans une pièce avec plusieurs paquets de post-its. Chacun commence alors à écrire ce qu'il souhaite que le système fasse. Ensuite, affichez-les au mur. Vous pouvez les déplacer et identifier facilement ceux qui sont vraiment nécessaires. Cela peut paraître démodé et rudimentaire, mais ça fonctionne.

La méthode que j'utilise le plus souvent consiste à commencer par élaborer un workflow global, soit sur un tableau blanc, soit dans Visio. Une fois les étapes clés de votre processus définies, vous pouvez les détailler pour les détailler. Vous obtiendrez ainsi un diagramme détaillé de chaque étape du processus. Il comprendra la saisie des données, la délégation des tâches, les personnes impliquées dans chaque étape, les points de décision, les approbations et la finalisation. Ce diagramme vous permettra d'aborder les besoins en données et la logique métier.

Au lieu d’essayer de cartographier tous les processus à la fois, définir les processus les plus critiques à aborder en premier.

Envisager les exigences en matière de rapports

L'autre élément à prendre en compte est le reporting. Quels types de rapports ou d'indicateurs sont importants pour votre entreprise ? Ces exigences doivent être suffisamment détaillées pour permettre de déterminer les données nécessaires à l'appui du rapport. Vous pouvez ainsi inclure ces exigences en matière de données dans les données globales du système.

Ne faites pas d'hypothèses

Autre point : ne présumez pas. Ne présumez pas simplement qu'un logiciels d'entreprise Le système fera quelque chose. Si vous avez besoin d'une fonctionnalité spécifique, documentez-la. J'ai participé à plusieurs implémentations où nous avons satisfait à toutes les exigences. Cependant, lorsque nous avons transmis le projet au client, il a été déçu de constater qu'il ne répondait pas également à certains de ses autres besoins. Les attentes implicites sont les plus difficiles à satisfaire.

Concentrez-vous sur ce dont vous avez besoin, pas sur son fonctionnement

Enfin, ne concentrez pas vos exigences sur le « comment ». Ce que je veux dire par là, c'est qu'il ne faut pas essayer de concevoir le système. Concentrez-vous plutôt sur le « quoi ». De quoi avez-vous besoin ? De quoi l'entreprise a-t-elle besoin pour fonctionner et garantir que vous répondez aux problèmes que le logiciel est censé résoudre ? Laissez l'éditeur de logiciels se préoccuper de la manière de répondre à ces exigences. Il vous appartiendra évidemment de décider si la solution est capable de répondre efficacement à ces exigences, mais il incombe à l'éditeur de fournir un système de gestion de la qualité qui réponde au « quoi ».

Conclusion

Recueillir et documenter les exigences n'est pas une tâche facile, et personne n'aime vraiment le faire, mais c'est essentiel. Plus vous collectez d'informations sur vos processus métier, meilleures sont vos chances de… sélectionner le bon EQMS et, deuxièmement, une implémentation fluide du logiciel. Alors, préparez-vous. Vous me remercierez plus tard !