Mejores prácticas de gestión de la formación para empresas emergentes de ciencias biológicas

Independientemente de la calidad de sus políticas escritas, de la limpieza de sus instalaciones o de su éxito en el mercado, todo puede desmoronarse si no se gestionan adecuadamente las necesidades de capacitación de su organización ni se gestiona eficazmente un programa de capacitación. Garantizar que su personal esté debidamente capacitado para realizar su trabajo es una expectativa fundamental de los organismos reguladores de las industrias de las ciencias de la vida. Para gestionar esta actividad tan importante, su organización debe:

• Identificar y mantener adecuadamente los requisitos de capacitación
• Gestionar todas las actividades de formación asociadas
• Identificar, proporcionar y gestionar materiales y lugares de capacitación.
• Ser capaz de informar con éxito sobre el historial de formación de un individuo
• Asegúrese de que las necesidades de capacitación pendientes se completen de manera oportuna
• Asegúrese de que la capacitación sea efectiva

Implementando un Solución de mejores prácticas para la gestión de la formación Es esencial ayudar a una empresa emergente de ciencias de la vida a garantizar el cumplimiento normativo y la calidad. Los organismos reguladores de las industrias de ciencias de la vida exigen que su empresa cuente con los controles adecuados para garantizar que su personal, tanto empleados como no empleados, reciba la capacitación adecuada, que su capacitación esté documentada y que los cambios que requieran recapacitación se mantengan, comuniquen e implementen adecuadamente, lo que resulta en una capacitación documentada y auditable.

Utilizando un Electrónico sistema de gestión de formación Es preferible, pero independientemente del sistema, hay algunos aspectos que se deben comenzar a recopilar para estar listos para implementar una estructura que ayude a una organización de capacitación o al personal de recursos humanos a gestionar la capacitación con éxito. Otro objetivo importante es la capacidad de crear un entorno donde un cambio en un requisito de capacitación resulte en un conjunto inmediato y lógico de tareas de capacitación que se asignarán a los participantes afectados. Esto es esencial para garantizar la calidad continua en el entorno de capacitación de su organización.

¿Cómo se empieza a crear un entorno de este tipo? El primer paso es comprender el panorama de formación de su organización. Su organización cuenta con varias personas, cada una con múltiples roles (especialmente en las startups), y, por lo tanto, cada rol tiene sus propias necesidades y requisitos de formación. Este panorama también incluye muchos elementos de formación que deben gestionarse, como documentos y cursos que podrían ser necesarios. Deberá recopilar esta información y estructurarla para facilitar su gestión a medida que se produzcan cambios. Además, es fundamental comprender cómo se gestionarán los cambios, ya que inevitablemente ocurrirán, e identificar cómo se comunicarán.

Una vez que comprenda bien su panorama actual, el siguiente paso es seguir un proceso de cuatro pasos para identificar y estructurar los datos y estar listo para gestionar la capacitación de su organización. Analicemos cada paso:

1. Desarrollo de Requisitos. El objetivo de este paso es identificar y documentar todos los elementos de capacitación (documentos y cursos) necesarios para cumplir con un requisito específico (por ejemplo, Requisitos de Gerente, Requisitos de Limpieza Estéril, Requisitos Generales de Recursos Humanos, etc.).
2. Identificación de roles. El objetivo de este paso es identificar los roles o actividades principales presentes en su organización (p. ej., jefe de turno, operador de línea, empleado, etc.).
3. Asociación de rol a requisito. El objetivo es asignar los requisitos definidos a los roles identificados. Tenga en cuenta que algunos roles tienen varios requisitos que cumplir. Por ejemplo, el "Jefe de Turno" puede tener asignados tanto el requisito de "Limpieza Estéril" como el de "Gerente".
4. Identificar el/los rol(es) del empleado. El objetivo es asignar el/los rol(es) identificado(s) a cada persona, mostrando qué funciones desempeñan en nuestra empresa. (Por ejemplo, John Smith ocupa los puestos de "Jefe de Turno" y "Empleado").

Una vez implementado por completo, si se añade un nuevo documento de capacitación (por ejemplo) a un requisito, todos los empleados cuyo rol incorpore dicho requisito deberán recibir capacitación. O bien, si una persona cambia de rol dentro de la organización, la asignación de ese rol generará la necesidad de una nueva capacitación y se le asignará.

Este enfoque de cuatro pasos le ofrece una forma muy eficaz de gestionar la capacitación en su organización. Le ayuda a organizar la capacitación por roles para empleados o contratistas, así como a organizar los requisitos para dichos roles. De hecho, ahora puede gestionar la capacitación completa de sus empleados y contratistas de forma agrupada.

Importancia de la automatización:

A primera vista, gestionar manualmente estas listas en una hoja de cálculo u otra herramienta ofimática común puede resultar abrumador. Es por eso que implementar una solución de gestión de la formación, configurada específicamente para gestionar la formación, resulta de gran ayuda. Las ventajas de usar una solución de gestión de la formación incluyen:

1. Notificación inmediata por correo electrónico cuando se requiere nueva capacitación (activada al agregar o cambiar roles, requisitos, cursos o documentos)
2. Garantizar la capacitación oportuna del personal (fechas de vencimiento registradas y documentadas, recordatorios enviados)
3. Garantiza la idoneidad de la formación del personal (sólo los afectados reciben notificación de la formación)
4. Gestione fácilmente el cambio de requisitos de capacitación
5. Identifique rápidamente la capacitación "quién necesita qué"
6. Identifique fácilmente la capacitación morosa pendiente y escálela a la gerencia, si es necesario

Además, hay muchas ventajas si el sistema de gestión de formación está integrado en la empresa sistema de gestión de documentos. Ejemplos incluyen:

1. Notificaciones de capacitación automáticas generadas cuando una revisión de un documento está disponible para capacitación
2. Reducción general del papel
3. Se asegura de que el usuario acceda y reciba capacitación sobre la versión actual del documento.
4. Los documentos de capacitación se pueden proporcionar en línea con un "clic" (lo que potencialmente minimiza la necesidad de los usuarios de ocultar versiones antiguas de los documentos).

En resumen: si se implementa adecuadamente, el uso de este enfoque de cuatro pasos dentro de un sistema de gestión de capacitación de mejores prácticas da como resultado un entorno donde las personas están capacitadas para hacer el trabajo para el que fueron contratadas.

Nota sobre los recursos:

Muchas empresas emergentes y de nueva creación en el Ciencias de la vida Las industrias se ven limitadas de diversas maneras, especialmente en cuanto a fondos y recursos. Esto puede presentar numerosos obstáculos a la hora de implementar un sistema de gestión de capacitación eficaz. Para minimizar costos y la inversión de grandes cantidades de recursos, algunas opciones a considerar incluyen: seleccionar una solución que pueda abordar eficazmente múltiples necesidades comerciales o de calidad para aumentar el retorno de la inversión (ROI), una solución que ofrezca una opción de alojamiento externo más económica (por ejemplo, una solución en la nube), una que utilice infraestructuras comunes y una que pueda configurarse sin necesidad de programación.

Otros elementos a tener en cuenta:

Un enfoque de buenas prácticas para implementar un sistema electrónico de gestión de la capacitación también incluye estos otros atributos importantes. Son necesidades reales que los mejores profesionales... sistemas de gestión de la calidad proporcionará:

ComunicaciónAsignación automática de capacitación cuando cambian los requisitos y comunicación eficaz de dichas asignaciones. Notificación a los usuarios sobre tareas de capacitación pendientes de entrega y matriculación en cursos.

Experiencia del clienteEl sistema electrónico debe incorporar funcionalidades para el usuario final que aumenten el rendimiento y la aceptación, como por ejemplo: incluir instrucciones integradas en el propio proceso, así como pistas o señales visuales que le indiquen claramente en qué etapa del proceso se encuentra el documento y qué hacer a continuación. Además, es preferible utilizar de los tableros mostrando únicamente datos pertinentes al usuario.

Control:Como ocurre con cualquier sistema validado, los cambios en el proceso deben controlarse y gestionarse bajo cambio de control procedimientos. Además, el control de los procesos de negocio es clave. El sistema debe proporcionar una integración y un flujo fluidos con otros calidad y/o procesos de negocio, tales como gestión de documentos, o proporcionar CAPA Tareas de reentrenamiento generadas.

Cumplimiento:El sistema electrónico debe cumplir con todos los requisitos aplicables requisitos reglamentarios (por ejemplo, 21 CFR Parte 11). Además, implementar recordatorios y escaladas cuando las tareas vencen (¡o están retrasadas!) le ayuda a cumplir con los objetivos y los plazos acordados.

ConfigurabilidadLa solución que utilice debe ser fácil de configurar, mantener y actualizar, lo que le evita tener que depender demasiado de programadores costosos, consultores y recursos de TI especializados para realizar un cambio o agregar un paso al proceso.

Lo anterior es un resumen de un seminario web realizado recientemente titulado “Capacitación Especializada Mejores prácticas de gestión para empresas emergentes de ciencias biológicas”. Si está interesado en obtener más detalles sobre las mejores prácticas de gestión de capacitación y ver una demostración de un Solución basada en web que cumpla con estos elementos de mejores prácticas, por favor Solicite una repetición del seminario web de 60 minutos aquí.