13 de Abril, 2021
Según la firma de investigación LNS Research, menos de una de cada cinco empresas cuenta con un sólido proceso de gestión de la calidad de sus proveedores. Aún más revelador es que, como resultado, las que lo tienen disfrutan de un 1 % menos de coste de la mala calidad (COPQ).
Además del aumento de costos, una gestión inadecuada de la calidad de los proveedores puede llevar al mercado productos adulterados o deficientes. Esto podría causar daños a los pacientes/clientes después de su comercialización, perjudicar la imagen de marca y atraer la atención de los reguladores.
Por ejemplo, dos cartas de advertencia recientes de la Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA), del 22 y el 27 de enero de 2021, citan deficiencias significativas en la calificación de proveedores, la verificación de materias primas y los sistemas de calidad. Independientemente de si fabrica un medicamento o un dispositivo, un control deficiente de sus proveedores puede generar un riesgo significativo.
Para muchas empresas, los procesos de calidad basados en papel y hojas de cálculo son una causa clave de los problemas de calidad de los proveedores. Las deficiencias en los procesos permiten que los problemas pasen desapercibidos. Además, la segregación de registros dificulta directamente la comunicación y la colaboración con los proveedores.
Aquí analizamos un nuevo enfoque para la gestión de calidad de proveedores, centrándonos en cómo automatizar el sistema de gestión de calidad (QMS) para mejorar la calidad y reducir el riesgo.
Creación de su flujo de trabajo de gestión de calidad de proveedores
Automatizar procesos con software de gestión de calidad le permite reducir las brechas configurando el software a sus procesos existentes. La tecnología de arrastrar y soltar permite implementar flujos de trabajo que aceleran el inicio de los procesos según las necesidades específicas de su negocio.
Un aspecto a tener en cuenta es la necesidad de adaptar los procesos para adaptarse a las limitaciones del software de SGC. Es un enfoque ineficiente que, a menudo, implica que las personas dejen de usar el software por completo. El resultado es un desperdicio de recursos e incluso un posible fracaso en la implementación, mientras que la organización vuelve a procesos manuales con papel y hojas de cálculo.
A medida que mapeas tu flujo de trabajo de gestión de calidad de proveedores Al SGC, considere la integración procesos de calidad interdependientes incluyendo:
- Gestión de auditoría
- Acción correctiva
- Gestión de documentos
- Tramitación de las reclamaciones
- Seguimiento de no conformidades
- Gestión de la formación
- Gestión del riesgo
Los sistemas integrados de gestión de calidad mejoran la eficiencia mediante procesos conectados y simultáneos. Cuanto más conectados estén los procesos... solución de gestión de calidad Es decir, una organización puede centrarse más en mejoras que en mantener sistemas dispares.
Centralización de la documentación clave de proveedores
Gestión de documentos Es un desafío crítico a la hora de gestionar la calidad de los proveedores, ya que un fallo puede tener consecuencias costosas. Un SGC digital es esencial para centralizar documentos clave como:
- Certificaciones:En lugar de tener que acceder a varios sistemas, los fabricantes pueden ver documentos como los del proveedor. ISO 9001, certificados en un solo lugar para determinar rápidamente si los proveedores cumplen con los estándares de la empresa.
- Especificaciones técnicas: Mantener las especificaciones en un solo lugar y compartirlas a través de acceso controlado al QMS puede ayudar a evitar errores de control de versiones y demoras comunes al compartir documentos por correo electrónico.
- Acuerdos de calidad con proveedores: Estos documentos son una buena práctica para establecer expectativas e indicadores clave de rendimiento (KPI) claros. Al vincularlos con el registro del proveedor, podrá supervisar fácilmente su cumplimiento y consultarlos al comunicarse con ellos.
- Solicitud de acción correctiva del proveedor (SCAR): La gestión de SCAR en el SGC facilita el seguimiento de las comunicaciones, evitando así tener que revisar hilos de correo electrónico (posiblemente obsoletos). Todos pueden ver fácilmente las tareas, el estado y los pasos a seguir.
Realización de auditorías externas de proveedores
Realizar auditorías de la planta de un proveedor es fundamental para garantizar que estos tengan la capacidad de cumplir con los requisitos de calidad de la empresa. Los fabricantes pueden aprovechar... gestión de auditoría herramientas en el SGC para simplificar las auditorías externas de las instalaciones de los proveedores, utilizando capacidades como:
- Acceso basado en la web para que los auditores puedan acceder a las listas de verificación de auditoría desde un dispositivo móvil
- Diseño web adaptable que facilita el registro de los resultados de auditoría en un teléfono inteligente o tableta
- Captura de datos sin conexión para áreas de la planta que puedan tener conectividad Wi-Fi inestable
Aprovechar los cuadros de mando de proveedores
Las tarjetas de puntuación de proveedores permiten a los fabricantes determinar rápidamente si un proveedor cumple con los estándares. Ofrecen una medición objetiva del rendimiento basada en métricas críticas para la calidad (CTQ), como la puntualidad, los productos no conformes y el número de SCAR.
Cada una de estas métricas puede ponderarse, evaluarse en función del riesgo y luego combinarse para obtener una puntuación general. Establecer criterios de aprobación permite que el SGC incluso muestre la puntuación en verde (aprobado), amarillo (advertencia) o rojo (no aprobado) para tomar decisiones basadas en datos sobre los proveedores con los que trabajar. Estas puntuaciones también pueden utilizarse para determinar cómo modificar la inspección de entrada de materiales.
Dentro del cuadro de mando del proveedorLos fabricantes también deberían analizar las tendencias de los datos de rendimiento de los proveedores. Por ejemplo, podrían crear gráficos de ejecución que se actualicen con el número de SCAR abiertos, los hallazgos de auditoría por mes o el número de lotes de primera aprobación.
Además de ayudar a identificar rápidamente los problemas que deben resolverse, los datos de los proveedores pueden utilizarse para desarrollar indicadores adelantados. Estas métricas ofrecen una alerta anticipada sobre posibles problemas de calidad, a diferencia de las métricas rezagadas que describen el rendimiento histórico.
Conozca los elementos de un cuadro de mando de proveedores eficaz
Colaboración con proveedores
El teletrabajo es la nueva normalidad, pero eso no significa que los fabricantes deban depender del correo electrónico para comunicarse con sus proveedores. El correo electrónico es un proceso inconexo y lento que dificulta, si no imposibilita, el seguimiento eficiente de las comunicaciones históricas.
Considere las posibles consecuencias de que un proveedor utilice accidentalmente un documento de especificaciones obsoleto. Dependiendo de lo que haya cambiado, el resultado podría implicar una gran cantidad de desperdicios, retrabajos y los costos y retrasos asociados.
El enfoque basado en el SGC para la comunicación con proveedores les otorga acceso limitado al SGC, lo que permite gestionar todas las comunicaciones prácticamente en tiempo real dentro de la solución de gestión de calidad. Esto proporciona a los fabricantes una fuente única y segura de información veraz para todas las comunicaciones con los proveedores, así como acceso al SGC con permisos, donde los proveedores pueden ver sus comunicaciones específicas. Estas pueden incluir:
- Notificaciones de actualizaciones de políticas o especificaciones
- Asignación y seguimiento de acción correctiva tasks
- Solicitudes de información sobre cambios en pedidos de materiales en proceso
- Comunicación urgente sobre problemas con materiales entrantes o en proceso
- Notificaciones sobre reuniones de calidad de proveedores y el estado de los elementos de acción/tareas
- Notificaciones iniciadas por el proveedor sobre problemas de producción o entrega que afectan a los materiales
Además, los fabricantes pueden estar seguros de que todos los datos e información intercambiados se rastrean y registran de forma segura en el SGC, donde pueden auditarse para futuras revisiones.
Los proveedores tienen un enorme impacto en la calidad, la seguridad y la satisfacción del cliente de los productos de un fabricante. Y, en definitiva, si surge un problema, el nombre de su empresa está en juego. La rápida difusión de información en línea, sumada a las turbulencias en la cadena de suministro provocadas por la pandemia, significa que los fabricantes no pueden permitirse arriesgar la calidad de sus proveedores. Al mismo tiempo, algunos sectores manufactureros están registrando pedidos récord, lo que representa una oportunidad clave para las empresas.
Conclusión
El éxito de una empresa depende en gran medida de sus proveedores. Por lo tanto, es fundamental fomentar relaciones colaborativas y comunicativas con ellos. Para muchas empresas, los desafíos actuales actúan como catalizador de la transformación digital, ayudando a los fabricantes a consolidar su ventaja a pesar de las disrupciones económicas actuales. Están aprovechando la automatización del SGC para comprender mejor y resolver los problemas de calidad de los proveedores antes de que se conviertan en problemas graves.
