Controlar, gestionar y mantener documentos regulados dentro de un marco estructurado y compatible.
En entornos regulatorios, si algo no está documentado, no se ha realizado. Tanto los procedimientos operativos de calidad como el cumplimiento normativo requieren una documentación adecuada. Además de estar al día, esto incluye nueva documentación, actualizaciones, revisiones y aprobaciones de procedimientos.
También incluye cualquier cambio en dichos procedimientos. Además, la necesidad de soluciones de gestión electrónica de documentos es fundamental, ya que afecta a todos los procesos de calidad.
Si aún utiliza sistemas basados en papel u otros sistemas heredados, probablemente esté dedicando demasiado tiempo y esfuerzo a gestionar, obtener aprobaciones, enviar cambios y celebrar reuniones sobre dichos cambios. Peor aún, al usar diferentes sistemas para el control de documentos, la formación, CAPA, auditoría, y otros procesos de calidad aumentan la probabilidad de mayor ineficiencia e incumplimiento.
Con la capacidad de invitar a varias personas a colaborar simultáneamente, el software de control de documentos lleva el trabajo en equipo y la productividad a un nuevo nivel. Los sistemas de archivo manuales o el software obsoleto no dan abasto por falta de registros de auditoría y automatización.
AssurX automatiza el control de documentos, incluyendo el enrutamiento, la revisión y la aprobación, con su software de gestión documental. Como resultado, los supervisores y usuarios se mantienen al día y centrados en sus tareas. Nuestra solución cuenta con potentes funciones de notificación, revisión, escalamiento y aprobación. El software del sistema de gestión documental proporciona un repositorio centralizado y seguro para facilitar la búsqueda y el registro de entrada y salida de documentos en toda la empresa.
Colaboración potente y edición en línea
Nuestro software de gestión documental, con funciones de edición y colaboración en línea, es una potente función que revoluciona la forma de gestionar y editar sus documentos. Con esta función, puede realizar cambios en tiempo real directamente en sus documentos desde el sistema de gestión documental. Todo esto se realiza sin necesidad de descargar ni usar herramientas de edición externas. También puede colaborar simultáneamente con otros miembros de su organización y ver los cambios al instante.
Ya sea que necesite actualizar un procedimiento operativo estándar (POE), revisar un informe o colaborar en una presentación, nuestra función de edición en línea agiliza el proceso y le ahorra tiempo valioso. Simplemente haga clic en el documento que desea editar y se abrirá una interfaz intuitiva que le permitirá modificar texto, insertar imágenes, dar formato a párrafos y mucho más.
Además, la función de edición en línea garantiza que todos los cambios se guarden automáticamente, eliminando el riesgo de perder el progreso o trabajar con versiones obsoletas. Varios usuarios pueden colaborar simultáneamente en el mismo documento gracias a las funciones de control de versiones y colaboración, lo que facilita la organización.
Experimente la conveniencia y la eficiencia de la funcionalidad de edición en línea de nuestro software de gestión de documentos y lleve su gestión de documentos al siguiente nivel.
Vea ahora un video de 12 minutos de la solución de gestión de documentos AssurX
Descubra cómo la solución de gestión documental AssurX crea un sistema electrónico de fácil acceso y control. Gestiona todo el ciclo de vida del documento, desde su creación hasta su obsolescencia, incluyendo la creación colaborativa, los cambios, el enrutamiento de aprobaciones, la publicación, las notificaciones y la formación.
Cómo el software de gestión documental de calidad AssurX puede ayudarle
Cada vez más empresas reguladas se dan cuenta de la necesidad de un software de control de calidad documental para mejorar las operaciones de calidad y facilitar el cumplimiento normativo. Las organizaciones con algunos de los requisitos regulatorios más rigurosos confían en AssurX para gestionar las cinco fases del ciclo de vida del control documental.
Con el software de gestión documental, podrá colaborar fluidamente dentro de la solución. Tendrá visibilidad completa del historial de cambios, lo que garantiza un proceso ágil y eficiente. Es como tener un equipo virtual trabajando en armonía y rastreando fácilmente cada modificación realizada.
Esta fase casi siempre requiere colaboración, que solo es eficaz dentro de un sistema automatizado. Aumente su eficiencia automatizando las notificaciones, el enrutamiento, la revisión y la corrección de documentos en un entorno seguro.
Un proceso manual se ve afectado por retrasos paralizantes debido a la incapacidad de gestionar la ausencia de aprobadores. Además, no está equipado para versionar archivos antiguos, por lo que los empleados podrían usar documentos obsoletos sin darse cuenta. El sistema de circuito cerrado de AssurX reduce drásticamente la duración del ciclo de aprobación con mecanismos automáticos de notificación y escalamiento. Puede tener la seguridad de que solo la versión actual estará disponible para los usuarios.
Los cambios en los documentos son inevitables. El objetivo de todo software de control documental de un sistema de gestión de calidad es garantizar que los cambios en los procedimientos estén sincronizados con la documentación requerida para el cumplimiento. Con AssurX, las partes interesadas de su empresa controlan de forma segura las revisiones para que los procedimientos y la documentación estén siempre alineados.
Los usuarios y las partes interesadas deben poder encontrar fácilmente los documentos aprobados. AssurX ofrece la posibilidad de buscar y recuperar documentos rápidamente en una ubicación central, lo cual es especialmente crucial durante inspecciones y auditorías.
Una política de retención eficaz no implica conservar los documentos indefinidamente, sino identificar cuáles pueden eliminarse de forma segura. Su software de gestión documental de calidad debe respaldar y aplicar una política de retención rigurosa.
Beneficios de utilizar el software de gestión documental de calidad AssurX
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AssurX: Sistemas de calidad y cumplimiento para todas las empresas
El camino hacia la calidad y el cumplimiento normativo puede ser una carrera de obstáculos ante las regulaciones y estándares cambiantes en un mercado global dinámico. AssurX sistema de gestión de calidad empresarial (EQMS) y Sistema de Cumplimiento Energético AssurX (ECOS) Ayudar a guiar a las organizaciones a través de las complejidades de cualquier panorama regulatorio.
Nuestras soluciones dinámicas y conectadas de gestión de calidad y cumplimiento le ayudan a guiar su proceso mediante la automatización de procesos para optimizar la gestión de eventos, minimizar el riesgo, medir el rendimiento y facilitar el cambio. El resultado es un sistema proactivo que mejora la eficiencia, la preparación para el cumplimiento, la calidad del producto y... así como la satisfacción de nuestros clientes..
Una plataforma. Todas las soluciones.
AssurX centraliza los procesos de gestión de calidad y cumplimiento normativo dentro de una única plataforma de software configurable. El sistema incluye flujos de trabajo básicos de calidad y cumplimiento listos para usar, lo que elimina la necesidad de módulos separados y reduce la dependencia de sistemas desconectados o basados en papel.
Las organizaciones pueden implementar las soluciones que necesitan hoy y añadir capacidades adicionales a medida que evolucionan los requisitos. Con flujos de trabajo preconfigurados, datos con capacidad de búsqueda y opciones de integración flexibles, AssurX facilita una implementación, configuración y escalabilidad a largo plazo eficientes en toda la empresa.
