3 de diciembre de 2019
Un sistema de gestión de cambios diseñado eficientemente define claramente cómo se aplicarán las estrategias, los procedimientos y las tecnologías para abordar los cambios en el entorno empresarial.
Implementando un proceso de gestión de cambios La calidad y el cumplimiento requieren planificación y preparación. Comenzar con una estrategia sólida desde el principio puede crear un sistema de gestión del cambio adaptable, que incorpore un enfoque basado en el riesgo y mejore la capacidad de anticipar y planificar el cambio en lugar de reaccionar ante él.
Fomentar la colaboración como una buena práctica de gestión del cambio
Un proceso de gestión del cambio bien diseñado (1) fomenta la colaboración en la preparación sy (2) agiliza el proceso de ejecución al mismo tiempo. Cuando el personal comprende y contribuye al cambio, se está involucrando activamente a una sólida base de conocimientos y a un equipo de defensores del pueblo. Además, aumentan considerablemente las probabilidades de adopción y apoyo del cambio.
Fomentar la colaboración ayuda a impulsar la aceptación. Esta es una clara ventaja de usar un sistema de software de gestión de calidad a la que se puede acceder a través del navegador desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Automatizar el sistema de gestión de cambios
An sistema de software de gestión de cambios eficaz Gestiona solicitudes, evaluación, planificación, aprobación, implementación y documentación de cambios mediante un flujo de trabajo de ciclo cerrado. Una de las mayores ventajas de automatizar la gestión de cambios dentro de los sistemas de gestión de calidad es la capacidad de guiar el flujo de trabajo y el enrutamiento de forma predecible.
Las tareas y los recordatorios de fechas límite durante los procesos de cambio largos permiten que los proyectos avancen sin obstáculos. Consulte la lista de verificación de automatización de ejemplo para cualquier tipo de cambio necesario en el ecosistema de calidad, como materias primas, cadena de suministro, procedimientos operativos estándar (POE), equipos, formulación, diseño, especificaciones, políticas, documentación y métodos.
Lista de verificación de automatización para el cambio
- ¿El sistema selecciona a los miembros del equipo según el tipo y el alcance de la tarea?
- ¿El sistema solicita al usuario que considere preguntas apropiadas a la situación?
- ¿El sistema asigna automáticamente tareas según el plan?
- ¿El sistema automatiza el envío de notificaciones y aprobaciones según el tipo de cambio?
- ¿El sistema notifica automáticamente a los usuarios sobre las tareas que están a punto de vencer?
- ¿El sistema notifica a los usuarios sobre tareas retrasadas y las escala automáticamente según sea necesario?
Emplear un enfoque basado en el riesgo para la gestión del cambio
A enfoque basado en el riesgo a la parte superior proceso de control de cambios Incentiva a los usuarios a considerar preguntas apropiadas a la situación para identificar el propósito del cambio y los riesgos asociados.
Al usar una lista progresiva, el impacto del cambio, y por lo tanto el riesgo, es mayor a medida que avanzan las preguntas. Por ejemplo, un cambio en un producto que aún no está disponible presenta menos riesgo que un producto que ya utilizan los clientes. Como se muestra a continuación, el uso de software de gestión de cambios con... Gestión sistemática del riesgo, , se le puede solicitar al usuario que responda preguntas de puntuación de riesgo a las que se les puede asignar un rango o puntuación de impacto de riesgo:
Integrar la gestión del cambio en el ecosistema de calidad
La gestión del cambio afecta a todos los procesos de gestión de calidad de la organización. Muchas veces, la necesidad de cambio surge de la resolución de problemas en productos o procesos, o como resultado de hallazgos de auditoría.
La mayoría de los cambios afectan las instrucciones de trabajo, los procedimientos y, en ocasiones, las políticas. Por lo tanto, los sistemas de gestión de cambios deben integrarse con otros procesos de gestión de calidad. Se aumenta la visibilidad y una plataforma unificada mejora la eficiencia.
Por ejemplo, la directriz gestión de documentos El proceso debe estar vinculado al proceso de gestión de cambios, y el cambio debe ser visible para los empleados, proveedores, inspectores y auditores correspondientes. Esto permite al usuario enlace a documentos relacionados Al planificar e implementar un cambio.
Seleccione un software de gestión de cambios flexible y configurable
Dado que el entorno regulatorio y el panorama del mercado están siempre sujetos a cambios, es importante que la gestión del cambio software puede sí mismo Desafortunadamente, muchos de los sistemas de gestión de calidad que se utilizan actualmente son muy inflexibles y, por lo tanto, no pueden adaptarse rápidamente a los cambios en el entorno regulatorio y del mercado.
Un sistema de gestión de cambios configurable no requiere el tiempo ni los gastos de un desarrollo personalizado. Esto se traduce en una reducción del gasto en TI y una respuesta más rápida para implementar cambios que disminuyen los costos y aumentan la eficiencia. Además, un sistema flexible anima a los empleados a sugerir e implementar mejoras con mayor rapidez, ya que sienten que participan activamente en el éxito del sistema.
Además, un sistema de gestión de cambios configurable permite que los niveles de control de cambios sean dinámicos y automatizados y permite aplicar diferentes metodologías a diferentes cambios (por ejemplo, cambios de diseño, cambios de proceso).
Busque cumplimiento integrado con estándares regulatorios
Un sistema de gestión de cambios basado en las mejores prácticas debe ser compatible. Por ejemplo, ISO 9001:2015 y ISO 13485, Las normas establecen que cualquier cambio que afecte al sistema de gestión de calidad, incluidos los requisitos del producto y los cambios de diseño y desarrollo, debe ser controlado.
Además, si una industria tiene requisitos regulatorios sobre el manejo de las firmas electrónicas o el control de la seguridad, el sistema de gestión de calidad también debe garantizar el cumplimiento integrado de estos estándares. Utilice la siguiente lista de verificación al implementar un sistema de control de cambios (o cualquier sistema de gestión de calidad):
Lista de verificación de cumplimiento normativo
- ¿El sistema proporciona control de acceso y funcionalidad basado en roles?
- ¿El sistema mantiene un registro de auditoría protegido?
- ¿El sistema incorpora una funcionalidad de firma electrónica segura?
- ¿El sistema garantiza que el personal apropiado se incorpore a los procesos de revisión y aprobación?
- ¿Las tareas vencidas y de alta prioridad se escalan al personal apropiado?
Conclusión
Los sistemas de gestión de cambios complejos, rígidos o aislados suelen tener tasas de adopción bajas. Los sistemas integrados y flexibles que siguen un proceso sencillo de mejores prácticas tienen tasas de adopción más altas. Un sistema de gestión de cambios moderno y configurable ayuda a gestionar el riesgo, adaptarse al cambio y mejorar la eficiencia de los procesos.
