Compruebe el estado de su sistema de gestión de políticas

Las políticas y los procedimientos informan a sus empleados, socios, proveedores y clientes sobre el funcionamiento de su sistema. Con las cambiantes regulaciones y expectativas, una biblioteca estática no es suficiente. Las políticas son dinámicas y requieren un sistema que gestione su creación, documentación, distribución y gestión. El siguiente artículo ofrece consejos sobre cómo comprobar el estado de su sistema de gestión de políticas.

Objetivos de la Gestión de Políticas y Procedimientos para Sistemas de Gestión de Calidad

Como en cualquier otra área de negocio, un sistema de gestión de políticas y procedimientos funcionales para la gestión de la calidad deberá:

• Establecer y comunicar metas y objetivos organizacionales
• Definir las estructuras de gobernanza y rendición de cuentas de la organización.
• Definir explícitamente las expectativas y las consecuencias
• Establecer y dar forma a una cultura de cumplimiento
• Reducir el riesgo legal y regulatorio mediante la emisión y Gestión de acciones correctivas
• Afirmar cumplimiento regulatorio y auditoría preparación

Comience su revisión del estado de la gestión de políticas

El siguiente análisis de salud está diseñado para ayudar a determinar las fortalezas y debilidades de su sistema de gestión de políticas y procedimientos a un alto nivel. Este análisis evalúa las fortalezas y debilidades de su sistema basándose en la puntuación de cuatro componentes o áreas críticas:

1. Desarrollo de políticas y procedimientos
2. Mantenimiento
3. Manejo de excepciones
4. Despliegue

Evaluación del estado de su sistema de gestión de políticas

Utilizando la escala a continuación, asigne un número para reflejar la salud de cada elemento de su sistema de gestión de políticas:

• 1 = Supera las expectativas
• 2 = Cumple con las expectativas
• 3 = Necesita mejorar
• 4 = Insatisfactorio

Componente 1 del control de salud: Desarrollo de políticas y procedimientos

___ Las políticas y procedimientos de su empresa están redactados en un formato consistente y establecido.

___ Las políticas y procedimientos de su empresa incluyen el propietario, el objetivo y el alcance del documento.

___ Se puede acceder a todas las políticas y procedimientos de la empresa desde un único repositorio con capacidad de búsqueda.

___ Todas las políticas y procedimientos son revisados ​​para su aprobación por las partes interesadas afectadas.

Puntuación total de desarrollo ____ (4 – 16)

Componente 2 del control de salud: Mantenimiento de políticas y procedimientos

___ Las políticas y procedimientos de su empresa se revisan periódicamente para comprobar su relevancia y actualidad.

___ Las revisiones de políticas y procedimientos incluyen la evaluación de la eficacia documentada, así como del número de medidas relacionadas. excepciones o no conformidades.

___ Los usuarios autorizados pueden recuperar versiones anteriores de políticas/procedimientos revisados ​​según sea necesario para auditorías regulatorias y de cumplimiento.

___ Una revisión de política/procedimiento puede ser desencadenada por un hallazgo de auditoría o una no conformidad que exponga la necesidad de mejoras del documento.

Puntuación total de mantenimiento ____ (4 – 16)

Componente 3 de la comprobación del estado de salud: Manejo de excepciones de políticas y procedimientos

___ Su empresa tiene un proceso documentado y establecido para manejar excepciones de políticas.

___Cualquier persona de la empresa puede solicitar una excepción a la política.

___ Las solicitudes de excepción de política requieren una descripción de por qué se requiere la excepción, los riesgos potenciales y el período de tiempo solicitado para la excepción.

___ Las excepciones de política son revisadas por el propietario del proceso y se documenta la justificación de su aceptación.

Puntuación total de manejo de excepciones ____ (4 – 16)

Componente 4 de la verificación de salud: Proceso de implementación de políticas y procedimientos

___ El proceso de aprobación involucra a todas las partes interesadas relevantes y permite retroalimentación y sugerencias antes de la aprobación.

___ Se proporciona notificación sobre políticas y procedimientos aprobados a los empleados según su rol y función.

___ Su sistema maneja el proceso de certificación y certifica que los empleados “leen y comprenden” las políticas.

___ Su sistema proporciona herramientas para desarrollar y gestionar la capacitación para todas las políticas y procedimientos aplicables.

Puntuación total de implementación ____ (4 – 16)

Guía de evaluación de políticas y procedimientos

¿Qué tan saludable es su sistema de gestión de políticas y procedimientos? Utilice la guía a continuación para cada componente y vea qué importancia debe dar a la evaluación y mejora de su sistema de gestión de políticas:

• 4 - 5: ¡Excelente salud! Necesita muy poca o ninguna mejora.
• 6 - 8: Buena salud. Hay margen de mejora en áreas específicas.
• 9 - 12: Salud deficiente. Se requiere una mejora prioritaria. Tome medidas para evaluar y mejorar primero las áreas más débiles. Evalúe si el sistema de gestión de políticas que utiliza actualmente es eficaz para su organización.
• 13 - 16: Mala salud. Se requiere una mejora urgente. Tome medidas inmediatas para evaluar su sistema actual de gestión de políticas y determinar si es eficaz para su organización ahora y en el futuro.

Conclusión

Implementar o mejorar un sistema de gestión de políticas requiere un enfoque integral. Al analizar y evaluar la eficacia de las funcionalidades específicas del sistema, puede abordar la gestión de políticas de forma estructurada para abordar primero las áreas que requieren mayor mejora. Al utilizar un enfoque estandarizado, un equipo de líderes responsables y la solución automatizada adecuada, su sistema de gestión de políticas y procedimientos debe ser la columna vertebral de la seguridad y... gestión de cumplimiento actividades. En un entorno empresarial cambiante, su sistema debe ajustarse y adaptarse a las necesidades de su organización.