28 de septiembre de 2017
Tras décadas ayudando a empresas a desarrollar e implementar sistemas de gestión de calidad empresarial, se ha consolidado un patrón consistente en todas las implementaciones eficaces de sistemas. Independientemente del sector, algunos elementos clave del sistema de calidad son consistentes para construir sistemas de gestión de calidad eficaces.
Este blog se centra en estos elementos, o "pilares". Cada uno de ellos se conecta para ayudar a una empresa a ofrecer productos y servicios de calidad a sus clientes. Estos cinco atributos no solo son pilares fundamentales de sistemas eficaces de gestión de la calidad empresarial, sino que también son independientes del sector.
Pilar 1: Integración de procesos
Si bien la mayoría de las empresas ejecutan estas funciones, el grado de integración y automatización varía considerablemente entre ellas. La preocupación del primer pilar es cuán bien se integran estos procesos. Por ejemplo, si Queja de un cliente El proceso está completamente separado del Acción Correctiva proceso, entonces hay margen de mejora.
El gráfico a continuación es un diagrama de flujo de trabajo en vivo. Tenga en cuenta que el Evento de Queja del Cliente está vinculado al proceso de Acción Correctiva. El flujo de trabajo está configurado de tal manera que, si el Evento del Cliente cumple ciertos criterios (como un problema de diseño identificado), se ejecuta automáticamente una Acción Correctiva.
Al hacer clic en el número de ID de la queja del cliente, se abre el registro. El formulario indica un problema con el producto A1. La descripción del evento indica que uno de los cinco productos enviados al cliente no funciona. Debido a un problema de diseño, se asignará una acción correctiva con la información predefinida de la queja. Consulte a continuación.
Este ejemplo ilustra los beneficios de integrar procesos. La integración mejora la visibilidad interdepartamental, aumenta la eficiencia y mejora la precisión.
Pilar 2: Flexibilidad y extensibilidad del sistema
Desafortunadamente, nadie puede predecir el futuro. La capacidad de adaptarse e innovar continuamente es fundamental. En resumen, el segundo pilar se centra en la conectividad, la capacidad de expansión y la configurabilidad. Al evaluar la adaptabilidad de un sistema de gestión de calidad, se deben considerar tres atributos principales:
- ¿Qué tan fácil es conectarlo a otros sistemas?
- ¿Qué tan fácil es automatizar nuevos procesos?
- Para cada uno de esos procesos ¿cuál es el esfuerzo necesario para configurar ese sistema?
Conectividad Es la capacidad de conectarse con otros procesos o sistemas, tanto dentro como fuera de la empresa. Como se muestra en la figura a continuación (Diagrama E3), el sistema MRP y los sistemas de gestión de calidad están separados por la nube corporativa.
Sería deseable que ambos sistemas contaran con una interfaz de servicios web para conectar estos procesos de forma fiable y segura. Como alternativa, podríamos conectar el sistema MRP con el sistema MES. Sería ventajoso que cada uno contara con una interfaz de programación que permitiera la transferencia de datos entre ambos sistemas. Sin estas capacidades de conectividad, los sistemas están destinados a permanecer aislados.
Capacidad de expansión Permite agregar flujos de trabajo ilimitados. La ventaja de un sistema expandible con plantillas prediseñadas es que no es necesario activarlas a menos que las necesite. Si está evaluando un software, verifique el margen de expansión disponible. Asegúrese de poder agregar un número ilimitado de flujos de trabajo adicionales a los ya disponibles para satisfacer necesidades futuras imprevistas.
Configurabilidad Elimina el tiempo y el gasto que supone modificar código fuente básico, reconfigurar bases de datos y crear flujos de trabajo desde cero. Busca sistemas que incluyan herramientas de configuración mediante arrastrar y soltar.
Pilar 3: Monitoreo y gestión centralizados
Un sistema de gestión de calidad empresarial de primera categoría debería proporcionar las siguientes capacidades:
- Alertas y notificaciones: El sistema debe recordar a los usuarios cuándo las tareas vencen y se retrasan. Esto ayuda a garantizar que los proyectos se completen a tiempo, lo que reduce los tiempos de respuesta y aumenta la satisfacción del cliente. Además, las alertas deben activarse automáticamente para informar a los usuarios sobre problemas recurrentes y caídas de rendimiento.
- Presentación de informes: Los informes son esenciales para la supervisión y la gestión de un sistema de calidad. La mayoría de los sistemas incluyen informes predefinidos. Sin embargo, es importante evaluar a fondo sus capacidades. Los sistemas de gestión de calidad empresarial deben permitir modificar fácilmente los informes existentes y crear nuevos sin modificar el código fuente ni la configuración de la base de datos. Los informes deben mostrar datos en tiempo real y permitir un análisis detallado de sus detalles.
- Mediciones y KPI: Las mediciones o KPI son informes basados en objetivos. Por ejemplo, su objetivo es responder a los problemas de los clientes en un plazo de 24 horas. Por lo tanto, debería configurar una medición que registre las respuestas a ese objetivo de 24 horas. Asegúrese de que su sistema le permita configurar este tipo de informes y le notifique automáticamente cuando se superen los umbrales del objetivo.
- Cuadros de mando de gestión: Un buen panel de gestión permite visualizar el trabajo de un usuario en una pantalla fácil de leer. Los paneles de gestión muestran tareas, informes y mediciones. Ayudan a gestionar el progreso, identificar tendencias, supervisar objetivos y recibir alertas sobre tareas pendientes y atrasadas.
Pilar 4: Facilitación del cumplimiento
Casi todas las industrias tienen estándares y requisitos regulatorios. Un sistema moderno de gestión de calidad empresarial debe integrar el cumplimiento normativo. El cumplimiento no debe ser una cuestión de último momento. Por ejemplo, su industria podría tener requisitos regulatorios sobre el manejo de firmas electrónicas o el control de seguridad. Confirme que el sistema de software que utiliza cumpla con estos estándares.
Además, es importante configurar los sistemas de gestión de calidad empresarial para guiar a los usuarios en la recopilación de la información necesaria para cumplir con las regulaciones y estándares. En la imagen superior, el formulario de auditoría muestra todas las preguntas requeridas para un tipo específico de auditoría. Esto guía al usuario a través de los pasos correctos para realizar la auditoría y gestionar cualquier hallazgo que no cumpla con los criterios de auditoría.
Pilar 5: Cultura de calidad y cumplimiento
Establecer una cultura de calidad y cumplimiento, quizás el pilar más importante de la gestión de calidad, demuestra un compromiso desde la dirección que se extiende al resto de la organización. Un sistema de calidad, por muy bien diseñado que esté, no puede funcionar sin una clara implicación de la dirección. Los atributos de este pilar incluyen:
- Compromiso de arriba hacia abajo con la calidad y el cumplimiento
- Compromiso activo y comunicación por parte de la gerencia
- Rendición de cuentas por parte del personal ejecutivo y la gerencia
El compromiso vertical implica asignar recursos y presupuestos adecuados para el desempeño eficaz de las funciones de calidad. Cuando los empleados perciben falta de financiación o énfasis en las funciones y sistemas de calidad, se transmite el mensaje de que la calidad no es importante. Por otro lado, la participación activa de la dirección puede impulsar el compromiso de la empresa con la calidad. Por ejemplo, el reconocimiento de las iniciativas y los logros de calidad contribuye a crear una cultura de cumplimiento. La visibilidad de las mejoras de calidad se traduce en un mayor impulso a la mejora continua dentro de la empresa, así como para sus clientes. La rendición de cuentas implica que los líderes de la empresa toman decisiones que benefician al cliente, no solo a los resultados.
Conclusión
Independientemente de la complejidad de la industria o la organización, estos cinco pilares permiten a las empresas sentar una base sólida para cualquier sistema de gestión de calidad. Estos pilares son tan importantes para un Ciencias de la vida empresa tal como son para una energía empresa. Se aplican por igual a empresas de los sectores aeroespacial, manufacturero general, automotriz o de alta tecnología.
Si bien establecer estos cinco pilares requiere inversión, a largo plazo una empresa crecerá más rápido y será más rentable cuando cuente con un sistema eficaz de gestión de calidad empresarial.
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