4 de Abril, 2024
Un análisis de las cartas de advertencia de la Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA) Instituto de Derecho de Alimentos y Medicamentos Revela un vínculo quizás no tan sorprendente entre las brechas de capacitación y las violaciones de la FDA.
Es uno de los factores que impulsan a las empresas a adoptar software automatizado de gestión de la formación. El problema subyacente: los métodos manuales de registro del pasado simplemente no son suficientes para seguir el ritmo de la fabricación moderna.
Para lograr el retorno de la inversión se necesita una solución que aborde los desafíos fundamentales de la gestión de la capacitación y realmente facilite el trabajo de las personas.
En esta guía para elegir el software de gestión de formación adecuado, exploramos:
- ¿Por qué las empresas implementan un software de gestión de formación?
- Características y funciones clave que debe buscar en una solución de gestión de capacitación
- Integraciones clave entre la gestión de la formación y su SGC
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Beneficios del software de gestión automatizada de la formación
La elección del software de gestión de capacitación adecuado comienza con la comprensión de los problemas comerciales que está tratando de resolver y lo que su organización puede ganar al hacerlo.
Para muchos fabricantes, se trata de fortalecer el cumplimiento normativo y, al mismo tiempo, ser más eficientes para impulsar tanto la productividad como la calidad. A continuación, analizamos cómo con más detalle.
Centralización del mantenimiento de registros
Mantenerse organizado es una de las principales ventajas de adoptar un software de gestión de capacitación automatizada. Con el Capacidad de almacenar archivos y registros de capacitación en un repositorio centralizadoLas empresas pueden asegurarse de que:
- Tener un registro completo del cumplimiento de la capacitación.
- Reducir el riesgo de perder archivos importantes relacionados con la capacitación
- Mantener a los empleados actualizados sobre los requisitos de capacitación.
Mejorar la preparación para las auditorías
La capacitación de los empleados casi siempre surge durante auditoríasSi bien las empresas pueden tener registros de capacitación inicial para sus empleados, un área en la que tienden a fallar es en brindar evidencia de capacitación de actualización.
Con el software, puede configurar la frecuencia de las capacitaciones para recibir recordatorios automáticos cuando vence la capacitación de actualización. La automatización reduce la posibilidad de que se pase por alto, a la vez que garantiza que no se quede sin los registros correctos cuando los auditores los soliciten.
Recuerde que no basta con decir que cuenta con un programa de capacitación. El auditor querrá ver evidencia. Con los registros en papel, es más difícil demostrarlo y mucho más difícil proporcionarlos rápidamente. Con un sistema automatizado, puede acceder a los registros de capacitación con solo unos clics, lo que también ayuda a causar una buena impresión en los auditores.
Reducción de riesgos de calidad y seguridad
Desconocer si el personal ha completado la capacitación requerida genera riesgos significativos de calidad y seguridad. Por ejemplo, imagine que un empleado es transferido a otra línea de producción, pero no ha recibido la capacitación necesaria para operar el proceso correctamente.
Los riesgos ocultos aquí generan oportunidades para problemas que van desde productos defectuosos hasta incidentes de seguridad graves. El software reduce estos riesgos mediante:
- Ayudar a identificar las brechas de capacitación donde las personas necesitan capacitación atrasada
- Permitir a las empresas monitorear la efectividad de la capacitación a lo largo del tiempo
- Asegurarse de que los cambios clave (por ejemplo, cambios de procesos o cambios de equipos) generen nuevos requisitos de capacitación.
Toma de decisiones basadas en datos
Una solución de gestión de capacitación automatizada permite a las organizaciones implementar sistemas de informes más efectivos para tomar decisiones basadas en datos, de modo que puedan:
- Establecer objetivos relacionados con la capacitación (por ejemplo, mejorar las tasas de finalización a tiempo) y realizar un seguimiento del progreso en relación con ellos.
- Desarrollar métricas líderes para predecir y prevenir problemas relacionados con la capacitación.
- Comuníquese fácilmente con las partes interesadas de la organización sobre tendencias de capacitación importantes.
Fortalecimiento de la rendición de cuentas
Completar cursos de capacitación rara vez es una prioridad para un empleado, especialmente en entornos de fabricación con mucha actividad, donde las necesidades más inmediatas suelen tener prioridad. Las empresas pueden usar software para reducir la brecha de responsabilidad mediante:
- Recordar a los empleados cuando se acercan las fechas de vencimiento de la capacitación
- Proporcionar fácil acceso a materiales de capacitación, registros y exámenes.
- Escalar alertas a los gerentes cuando el personal no haya completado la capacitación en el plazo requerido
Una breve lista de las principales características
Elegir la solución de gestión de la formación adecuada puede ser un catalizador para alcanzar sus objetivos de mejora continua. Sin embargo, si elige una solución ineficaz, podría estar desperdiciando miles de dólares en material de desecho.
Para ayudarle a hacer la selección correcta, examinemos algunas de las principales características y funciones que debe buscar al reunir requisitos y evaluar proveedores.
Asignaciones de capacitación automatizadas
La capacidad de asignar automáticamente requisitos y tareas de capacitación supone un gran ahorro de tiempo, especialmente para grandes empresas o centros de producción. Con esto en mente, debería poder:
- Asignar tareas de capacitación por puesto de trabajo, grupo o departamento
- Cree alertas y reglas de escalamiento para mejorar el cumplimiento y la responsabilidad de la capacitación.
- Desarrollar requisitos de capacitación basados en la documentación del proceso y SOP
- Vincule las tareas de capacitación generadas automáticamente con otros procesos relacionados, como la gestión de documentos, cambio de control, y CAPA
Capacidades del panel de control
Los paneles configurables le brindan una descripción general del estado de capacitación de su equipo de un vistazo, lo que lo ayuda a encontrar y solucionar más rápidamente las brechas que conducen a problemas de cumplimiento.
Muchas instalaciones de producción también podrían considerar la posibilidad de crear varios paneles. Por ejemplo, puede ser útil tener un panel para que los gerentes vean el estado de sus subordinados directos, y paneles separados para que los usuarios vean sus registros y próximas asignaciones.
Exámenes de formación
Los exámenes posteriores a la capacitación son fundamentales para verificar que los empleados no solo hayan completado la capacitación, sino también que comprendan la información presentada. Esto también puede ayudar a evaluar la eficacia de la capacitación para orientar futuras actualizaciones y mejoras de los cursos.
En cuanto a los exámenes, el software debe ofrecer tipos de preguntas flexibles, como verdadero/falso, sí/no, opción múltiple e incluso respuestas de texto libre. También debe poder especificar el umbral de aprobación para verificar que los empleados hayan asimilado el material.
Documentación Suplementaria
Poder vincular la documentación de apoyo dentro de cualquier curso de capacitación, examen o registro es una característica importante que se debe buscar. Esto podría implicar añadir recursos adicionales a los cursos, así como documentación de las cualificaciones de los empleados, como Six Sigma y otras certificaciones.
La importación masiva de datos puede resultar útil en este caso, por ejemplo, al cargar materiales de formación existentes u otra documentación relacionada.
Funcionalidad lista para usar con flexibilidad
Cualquier solución que elija debe incluir flujos de trabajo preconfigurados y totalmente funcionales. Esto le permitirá ponerse en marcha rápidamente y puede ser especialmente útil si busca estandarizar su flujo de trabajo de capacitación según las mejores prácticas del sector.
Al mismo tiempo, también busca una solución que le permita configurarla fácilmente según sus necesidades, para que pueda adaptarla a su propio proceso a medida que evoluciona. Esta flexibilidad es clave para adaptarse a los cambios organizacionales a lo largo del tiempo y apoyar el proceso de mejora continua.
Con muchos proveedores de software de gestión de formación, lo que ves es lo que obtienes. Modificar formularios y flujos de trabajo es difícil, lo que obliga a los fabricantes a contactar al proveedor para obtener ayuda. En algunos casos, puede verse obligado a adaptar su proceso al software, lo que puede obstaculizarle a largo plazo y perjudicar sus esfuerzos por mejorar la eficiencia.
Por eso es tan importante elegir una solución que se pueda configurar fácilmente, sin modificar el código fuente ni requerir validación adicional. El software debe facilitar la modificación:
- Tareas de formación
- Flujos de trabajo y reglas de integración
- Formularios y ruta de aprobación
- Recordatorios y reglas de escalada
La clave aquí es encontrar un proveedor que ofrezca una combinación de funcionalidad sólida lista para usar y flexibilidad, con soporte del proveedor fácilmente disponible cuando lo necesite.
Cumplimiento integrado
Una solución robusta de gestión de capacitación vendrá con herramientas integradas para garantizar el cumplimiento y actuará como un repositorio centralizado para el seguimiento:
- Historiales completos de capacitación de empleados
- Anexos como certificaciones y licencias
- Resultados de la prueba posterior al entrenamiento
- Firmas con sello de tiempo y registros de auditoría
Aquí desea buscar un sistema diseñado para respaldar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y estándar, incluido el cumplimiento de la FDA e ISO.
Integración todo en uno
La capacitación de los empleados forma parte de un conjunto interdependiente de procesos en el ecosistema de calidad. Cualquier cambio puede requerir la actualización de la capacitación, ya sea en los requisitos de capacitación individual o en la actualización de los propios materiales de capacitación.
Por ejemplo, cada vez que cambian los equipos, los procesos o los procedimientos operativos estándar (POE), la capacitación de los empleados también se verá afectada. Un sistema integrado sistema de gestión de la calidad (SGC) permite vincular estos cambios directamente a las actualizaciones de capacitación de los empleados, para que las personas reciban la información correcta en el momento adecuado.
En muchos casos, las empresas han podido reemplazar su sistema de gestión de aprendizaje (LMS) con un software de gestión de capacitación que es parte de un sistema de gestión de calidad (QMS) integrado.
Con este enfoque, los formularios, las tareas y los flujos de trabajo se estandarizan en múltiples procesos, como capacitación, gestión de documentos, auditorías y CAPALos equipos solo tienen que aprender una herramienta, lo que ayuda a acelerar la adopción y reducir los costos de TI.
Conclusión
Los enfoques tradicionales de gestión de la capacitación pueden ser engorrosos y propensos a errores, lo que incrementa los riesgos y los costos para los fabricantes. Cuando se pierden registros o se descuida la capacitación, pronto se encontrará con todas sus operaciones bajo la lupa.
Las empresas con visión de futuro, por otro lado, pueden obtener un valor significativo al automatizar la gestión de la capacitación de sus empleados. Esto se aplica tanto al ahorro directo de costos derivado de una mayor eficiencia como a la prevención de errores y problemas de cumplimiento normativo. El software de gestión de capacitación adecuado permite a las empresas cumplir con el cumplimiento normativo con menos tareas manuales, lo que ayuda a su equipo a mejorar la productividad sin comprometer la calidad.
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Sobre la autora
Estefanía Ojeda Es Directora de Gestión de Productos para la industria de Ciencias de la Vida en AssurX. Stephanie cuenta con más de 15 años de experiencia liderando funciones de control de calidad en diversas industrias, como la farmacéutica, la biotecnológica, la de dispositivos médicos, la de alimentos y bebidas y la manufacturera.
