La importancia de documentar los requisitos del proceso del SGC empresarial

Estás buscando construir una casa nueva. ¿Le dirías al constructor lo que buscas o simplemente le pedirías que construyera "algo"? Si es esto último, ¿qué probabilidades hay de que la casa que obtengas sea lo que deseas? Documentar tus requisitos debería ser obvio, ¿verdad?

Funcionalidad del software frente a requisitos empresariales

A veces no es tan obvio cuando se trata de la compra e implementación de software de SGC empresarial. Uso la analogía de la casa con bastante frecuencia, en parte porque soy aficionado al bricolaje, pero sobre todo porque es cierto. Te sorprendería la cantidad de organizaciones que llegan a la mesa con requisitos de proceso poco o nada documentados. Muchas tendrán requisitos de alto nivel, como los de una solicitud de propuesta (RFP), por ejemplo, "el sistema debe ser accesible a través de un navegador de internet". De hecho, la RFP tendrá entre 50 y 60 páginas de este tipo de información. Sin embargo, en cuanto a los requisitos funcionales reales de los procesos de negocio, muchas veces son insuficientes.

Haga de los requisitos del proceso empresarial una prioridad

Documentar los requisitos reales de los procesos de negocio es la actividad más crucial para el éxito de cualquier implementación de software empresarial. Estos requisitos impulsarán la compra de la solución correcta durante la implementación. Al evaluar proveedores, si no cuenta con requisitos escritos que le ayuden en su análisis, tenga cuidado. El representante de ventas podría intentar deslumbrarle con todas las ventajas que ofrece su software, pero no con las que usted necesita. Es cuestionable si estas ventajas aportarán valor a su negocio. Y si un proveedor realmente puede "hacer que destaque" es otra cuestión.

Cuando llega el momento de la implementación, si no se tiene una lista de lo que se necesita hacer, se vuelve improvisado. Si volvemos a la analogía original, esto es como construir una casa sin planos.

Ahora que espero haberles dejado claro la importancia de los requisitos empresariales, ¿cómo podemos recopilarlos? Hay un par de técnicas que he utilizado con éxito en el pasado.

Construye el equipo adecuado

Lo primero que debe hacer es asegurarse de incluir a las personas adecuadas. Esto incluye a personas del nivel ejecutivo que puedan tener requisitos de informes, gerentes de departamento responsables de las actividades que el software debe abordar y personas que ingresan datos. Consulte nuestro blog.Evite fallas en la automatización del SGC con el equipo de implementación adecuado" para conocer las mejores prácticas.

Divorciarse de su sistema actual

Lo segundo es desvincularse de cualquier sistema de software existente. Si está implementando un nuevo... sistema de gestión de documentos Si ya tienes uno, no bases tus requisitos en lo que hace el sistema anterior. Recuerda que hay una razón por la que lo estás abandonando. Seleccionar algunas de las ventajas del sistema está bien, pero céntrate más en lo que necesitas que en lo que hace cualquier sistema.

Defina sus necesidades de procesos de negocio del SGC empresarial

Un método para documentar los procesos de negocio del SGC empresarial es la lluvia de ideas. Todos se reúnen en una sala con varios paquetes de notas adhesivas. Luego, todos empiezan a escribir lo que quieren que haga el sistema. Después, empiezan a pegarlas en la pared. Puedes moverlas y decidir fácilmente cuáles son realmente necesarias. Puede parecer anticuado y poco tecnológico, pero funciona.

El método que utilizo con más frecuencia consiste en empezar dibujando un flujo de trabajo general, ya sea en una pizarra o en Visio. Una vez que tenga los pasos generales de lo que necesita su proceso, puede empezar a analizarlos en detalle para añadir más detalles al flujo de trabajo. Al final, tendrá un diagrama detallado con cada paso del proceso delineado. Este diagrama incluirá la entrada de datos, la delegación de trabajo, las personas involucradas en cada paso, los puntos de decisión, las aprobaciones y la finalización. Con este diagrama, podrá analizar los requisitos de datos y la lógica de negocio.

En lugar de intentar mapear todos los procesos a la vez, definir los procesos más críticos Abordar primero.

Considere los requisitos de informes

El otro componente a considerar son los informes. ¿Qué tipo de informes o métricas son importantes para su negocio? Estos requisitos deben ser lo suficientemente detallados como para determinar qué datos se necesitan para respaldar el informe. Por lo tanto, puede incluir estos requisitos de datos en las entradas de datos generales del sistema.

No haga suposiciones

Otro punto: no supongas. No supongas simplemente que un software empresarial El sistema hará algo. Si tiene un requisito para una funcionalidad específica, documéntelo. He participado en varias implementaciones donde cumplimos con todos los requisitos solicitados. Sin embargo, cuando se lo entregamos al cliente, se decepcionó porque no abordaba también otros aspectos que tenía en mente. Las expectativas tácitas son las más difíciles de cumplir.

Concéntrese en lo que necesita, no en cómo funciona

Por último, no centre sus requisitos en el "cómo". Con esto quiero decir que no intente diseñar el sistema. En cambio, concéntrese en el "qué". ¿Qué necesita? ¿Qué necesita la empresa para funcionar y garantizar que se abordan los problemas que el software debe resolver? Deje que el proveedor del software se preocupe de cómo cumplir con esos requisitos. Obviamente, usted decidirá si la solución puede cumplirlos eficientemente, pero es responsabilidad del proveedor ofrecer un sistema de gestión de calidad que aborde el "qué".

Conclusión

Recopilar y documentar requisitos no es divertido y a nadie le gusta hacerlo, pero es fundamental. Cuanta más información pueda recopilar sobre sus procesos de negocio, mayores serán sus posibilidades de, en primer lugar, Seleccionar el EQMS adecuado Y, segundo, implementar el software sin problemas. Así que, infórmate bien. ¡Me lo agradecerás después!