23 de Mayo de 2017
El control de documentos es fundamental para las empresas de servicios públicos que intentan prevenir o aprender de las interrupciones del sistema. Hay mucho en juego. Considere el costo de una documentación desactualizada o insuficiente en términos de consecuencias legales, financieras, regulatorias y de satisfacción pública.
Multas de un millón de dólares cada día
Incumplimiento del desempeño de confiabilidad y otros Corporación Norteamericana de Fiabilidad Eléctrica (NERC) y Comisión Federal Reguladora de Energía (FERC) Las regulaciones pueden resultar en multas de hasta un millón de dólares por día.
Recordatorio oportuno
Inevitablemente, a medida que se acerca el verano y las tormentas que lo acompañan, es un recordatorio oportuno de que Utilidades electricas A menudo se enfrentan a las peores condiciones climáticas que la Madre Naturaleza puede deparar. En algunos casos, esa colisión se traduce en un apagón.
Independientemente del motivo de una interrupción, los reguladores y los clientes presionan a las empresas de servicios públicos para que demuestren su preparación. ¿Se implementaron controles internos preventivos? ¿Esta información estaba disponible y accesible? Por último, ¿cuán efectiva fue? control de documentos ¿En prevención y remediación?
Normas de cumplimiento de NERC
Los datos oficiales del gobierno muestran que el mal tiempo y otros problemas plantean un problema amenaza real para la red eléctricaComo muchos en la industria saben muy bien, no es un problema poco común. NERC Se espera que amplíe los planes de respuesta y recuperación ante eventos de auditoría y busque una “eficacia estricta en el diseño e implementación de controles internos”.
Desafortunadamente, el Cumplimiento normativo de NERC El clima no se está poniendo más fácil para las empresas de servicios públicos. En 2016, el Comité de Cumplimiento de la Junta Directiva de NERC (BOTCC) aprobó 18 Notificaciones Completas de Sanción (NOP) que resuelven Violaciones CIP y no CIP con multas de millones de dólares.
Informe reciente de la Agencia de Información Energética (EIA)
Un informe reciente de la Agencia de Información Energética (EIA) que muestra la frecuencia y duración promedio de los cortes de energía eléctrica en el año calendario 2015 cuenta la historia:
- Entre todos los tipos de servicios públicos, hubo un promedio de una interrupción menor del servicio eléctrico por cliente en 2015. Los cortes importantes ocurrieron aproximadamente con una cuarta parte de la frecuencia, según el Informe anual de la industria de energía eléctrica.
- En general, las empresas de servicios públicos municipales obtuvieron mejores resultados, seguidas de las empresas de propiedad de inversores. En 2015, las cooperativas de servicios públicos tuvieron aproximadamente el doble de probabilidades de sufrir una interrupción del servicio que las empresas de servicios públicos municipales.
- Los tiempos de interrupción del servicio variaron entre aproximadamente dos horas para los servicios públicos municipales (incluidos eventos menores y mayores) y casi cinco horas para las cooperativas.
¿Cómo se mide la confiabilidad?
Normalmente, la confiabilidad de los sistemas de suministro eléctrico se mide por la duración, frecuencia y escala de las interrupciones del servicio utilizando estándares y métricas desarrolladas por la Institute of Electrical and Electronics Engineers, una asociación comercial de la industria.
El control de documentos es importante para empresas de servicios públicos de todos los tamaños
Las empresas de servicios públicos más pequeñas tienden a tener más dificultades con los cortes de suministro relacionados con el clima. Sin embargo, sigue siendo importante que todas las empresas de servicios públicos realicen un seguimiento y registro. fiabilidad las estadísticas de manera defendible.
“Iniciar un programa de registro de interrupciones es la clave para generar una gran cantidad de información”, según Estadísticas de confiabilidad para pequeñas empresas de servicios públicos, una guía desarrollada por el programa DEED (Demostración de Desarrollos Energéticamente Eficientes) de la Asociación Americana de Energía Pública. «Aunque esta información nunca se utilice para calcular índices de confiabilidad, puede ser útil para comprender el funcionamiento del sistema eléctrico».
Aunque el informe está dirigido a las empresas de servicios públicos más pequeñas, o aquellas definidas como aquellas que tienen menos de 2,000 clientes, es un consejo que vale la pena tener en cuenta para las empresas de servicios públicos de cualquier tamaño.
Las empresas de servicios públicos necesitan un sistema de almacenamiento de datos y gestión de documentos en toda la empresa, respetando la duración de los documentos y Gestión del cumplimiento de NERC Requisitos. Por ejemplo, las empresas de servicios públicos deben saber durante cuánto tiempo debe archivarse un registro determinado y ser fácilmente accesible.
El poder del software de control de documentos
Usado correctamente software de control de documentos Integrado dentro de un versátil gestión de cumplimiento plataforma como AssurX automatizará la creación, modificación, revisión y difusión de documentos de forma controlada y centralizada.
Por ejemplo, muchas empresas de servicios públicos, incluidas PG&E y Compañía de energía eléctrica de Vermont (VELCO)Han aplicado las mejores prácticas y herramientas de software para optimizar sus programas de control de documentos. VELCO gestiona un sistema que incluye 738 kilómetros de transmisión; 13,000 hectáreas de derechos de paso; 55 subestaciones, estaciones de conmutación e instalaciones terminales.
VELCO ha estado utilizando el software AssurX Para rastrear el análisis de incidentes y cuasi accidentes de los últimos años. El proceso categoriza y analiza las causas de los eventos, y esa información se utiliza para mejorar el cumplimiento normativo basado en riesgos.
Conclusión
Inevitablemente, se avecinan condiciones climáticas adversas. Sin embargo, las compañías eléctricas también pueden y deben preocuparse por el control de documentos y datos. NERC seguirá evaluando si existen suficientes controles de documentación para los procesos y procedimientos, así como para proporcionar evidencia posterior al evento.
