31 de diciembre de 2016
Nota del editor: En esta serie de dos partes, aprenderá los errores más comunes que se deben evitar y las formas más efectivas de seleccionar un sistema de gestión de calidad empresarial.
Seleccionar un sistema de gestión de calidad empresarial No es diferente a cualquier otra decisión importante de compra empresarial. En términos generales, esto significa que enfrentará problemas y riesgos similares. Si ya tiene experiencia en compras importantes, debería comenzar el proceso con bastante tranquilidad.
Muchas empresas no toman decisiones de compra importantes con frecuencia, ya sea la adquisición de un sistema de software empresarial, la compra o el arrendamiento de nuevas instalaciones o la adquisición de un importante equipo de capital. Estas decisiones tienen efectos duraderos y pueden impulsar o amenazar la carrera profesional de los involucrados.
Con esto en mente, examinemos algunas formas comprobadas de mejorar su proceso de selección.
Tener un plan claro es esencial, pero ¿qué debe incluir? La experiencia demuestra que los mejores planes constan de varias etapas:
- Definición de requisitos y objetivos del proyecto
- Investigación inicial de opciones
- Reseñas detalladas de proveedores (¡no solo de productos!)
- Plan de proyecto y costos definidos
- Aprobación corporativa y lanzamiento
Tenga en cuenta que este proceso probablemente tomará varios meses, así que uno de los primeros pasos es definir las expectativas dentro de su organización. Explique a sus colegas y superiores que se trata de un proyecto de remodelación importante. Consta de muchos pasos, requerirá tiempo y esfuerzo, y solo desea hacerlo una vez, correctamente.
Definición de requisitos y objetivos del proyecto para un SGC electrónico
Es sorprendente cuántas pocas empresas dedican suficiente tiempo a definir los objetivos y las métricas de éxito que debe ofrecer un nuevo eQMS.
Comience con los problemas empresariales clave que desea abordar. Por ejemplo:
- ¿Existe incapacidad para comprender la causa raíz de las fallas de los productos? ¿Cuál es la magnitud del problema: cantidad, impacto económico, pérdida de clientes, etc.? ¿A quién afecta la empresa? ¿Cuáles son los KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) y qué valores se considerarían excelentes? ¿Qué tan difícil es recopilar esa información?
- Cual es el costo de calidad del proveedor ¿Y cómo se puede reducir o repercutir eso? ¿Quiénes son los mejores y los peores proveedores? ¿Cuánto le cuestan a la empresa al año?
- ¿Es difícil o imposible determinar cuántos? quejas de calidad ¿Qué información reciben de los clientes? ¿Cuáles fueron los motivos de esas quejas? ¿Cuántas se resolvieron y cuánto tardaron? ¿Quién querría tener esa información y qué valor tiene para la empresa?
La realización de este ejercicio arroja tres resultados:
- ¿Qué constituye el éxito de este proyecto de sistema de gestión de calidad?
- ¿Cuáles son los beneficios financieros potenciales del proyecto y están de acuerdo sobre cuál debería ser la inversión del proyecto (el presupuesto)?
- ¿Qué capacidades del producto/proveedor se requieren para respaldar los resultados?
Aunque esta etapa del proyecto puede ser realizada por una sola persona, la creación de requisitos debe basarse en entrevistas con todas las partes interesadas clave, incluyendo usuarios, gerentes y ejecutivos. Un equipo de selección de proyectos también debe reclutarse entre estos profesionales y, generalmente, también debe incluir profesionales de TI.
Investigación inicial de las opciones del sistema de software de gestión de calidad
Con tantas opciones disponibles, ¿cómo puede el equipo asegurarse de incluir las mejores? Primero, comprenda lo que el proveedor del sistema ERP corporativo puede ofrecer. A menudo, este será el más económico y el más fácil de implementar, y como mínimo debería evaluarse para proporcionar una base de comparación con otras opciones de primera línea.
Algunas empresas tienen una política estricta de no adquirir aplicaciones de terceros a menos que se presente una sólida justificación comercial para no utilizar los módulos del proveedor de ERP. En empresas más grandes, es posible que otras divisiones o unidades de negocio ya hayan implementado un sistema de gestión de calidad electrónico (eQMS). No solo se puede obtener un gran beneficio entrevistando a esos usuarios, sino que también podrían existir edictos corporativos o, al menos, precios preferenciales y recursos de implementación ya disponibles para implementar ese producto.
Se pueden encontrar otras opciones de software para sistemas de gestión de calidad mediante búsquedas en internet, pero una de las mejores maneras es establecer contactos con colegas del sector. No solo se beneficiará de su experiencia, sino que, en la medida en que sus proveedores se centren en su sector, su equipo dispondrá de las mejores prácticas. Con frecuencia, los clientes tendrán sugerencias y, posiblemente, preferencias sobre qué software de SGC seleccionar o, al menos, una lista de los que utilizan sus otros proveedores.
Sin duda, un criterio en este punto es el costo, pero otro es si se debe comprar el software del SGC o suscribirse a una solución alojada. Algunos proveedores ofrecen ambas opciones, pero muchos no, por lo que parte de los criterios iniciales deben definirse con la organización de TI y la política corporativa.
La mayoría de las empresas querrán considerar proveedores con perfiles de clientes similares a los suyos, ya sea por tamaño, sector, tecnología, etc., o con un sólido grupo de usuarios. Por ejemplo, las empresas de ciencias de la vida, aeroespaciales y automotrices tienen necesidades específicas que limitan el número de proveedores adecuados. Es importante involucrar al departamento de TI, ya que puede haber preferencias por ciertas plataformas tecnológicas, como las bases de datos Oracle frente a las de Microsoft, o la integración con sistemas ERP específicos.
¿Cuántas Sistema de gestión de calidad v¿Se deben evaluar los proveedores recomendados? Es difícil para un equipo dedicar tiempo a buscar proveedores y a integrarlos en su trabajo habitual; por lo tanto, la mayoría de las empresas entrevistan a entre seis y diez proveedores, pero reducen la cifra a tres o cinco para la siguiente fase de análisis detallados.
Reseñas detalladas de proveedores
Ahora que su equipo ha creado una lista corta de Proveedores de software de SGCEs conveniente profundizar en el tema. En esta etapa, la atención debe centrarse principalmente en la funcionalidad completa del producto y su facilidad de uso. Es fundamental establecer criterios en esta etapa, ya que los productos llamativos pueden no ser la mejor opción para su empresa. En la industria del software, un término frecuente es el de producto "completo", no solo el software. Esto incluye, además de la funcionalidad del software, elementos como:
- Soporte: métricas de rendimiento de tiempo de actividad, problemas de soporte de nivel uno y tiempos de respuesta, ¿cuál es el proceso de soporte y cuáles son las métricas?
- Comunidad de usuarios: ¿existe?, ¿qué tan activa es?, ¿quién participa?, ¿está impulsada por el proveedor o por el cliente?
- Conocimiento del sector: ¿Conoce el proveedor su sector y cuenta con personal de apoyo experimentado? ¿Sabe cómo trabajar con empresas de su tamaño y alcance?
- Confiabilidad del producto: ¿con qué frecuencia tienen problemas los clientes y qué tan graves son?
- Historial de implementación: ¿Con qué frecuencia los clientes no implementan? ¿Por qué? ¿Existe un proceso de implementación?
- Visión y dirección: ¿el proveedor está comprometido a ser un EQMS, tiene un plan de producto y su estrategia de producto y mercado se alinea con los planes de su empresa?
- Clientes: ¿Quiénes son y se alinean con su tipo de empresa? ¿Dependen en gran medida del proveedor o pueden mantenerse por sí mismos?
- Costo total: más allá del proyecto inicial, ¿qué costos podrían surgir en el futuro? ¿Usuarios, módulos o cambios adicionales? ¿Las versiones futuras tendrán algún costo? ¿Qué protección de costos ofrecerá el proveedor? ¿Cómo son las experiencias de los clientes?
Los principales proveedores de software de gestión de calidad comprenden los elementos del proceso de decisión y estarán dispuestos a compartir información. Los proveedores exitosos, que han participado en decenas, si no cientos, de ciclos de selección, poseen un profundo conocimiento de las mejores prácticas de su sector y de las opciones del mercado; generalmente, mucho mejor que los consultores o gestores de programas, que solo dirigen proyectos de selección unas pocas veces al año.
Nota: En la segunda parte, analizaremos las formas más eficaces de “calificar” a los proveedores de software de sistemas de gestión de calidad, limitar el proceso de búsqueda y definir los costos y el alcance del proyecto.
