1 de octubre de 2020
Este artículo es el segundo de una serie de tres partes, “ Selección de una plataforma de software de gestión automatizada del cumplimiento normativo”.
La recopilación de requisitos es fundamental para el éxito del proceso de selección de software de cumplimiento normativo. El equipo del proyecto (con la colaboración de usuarios, organismos reguladores y expertos del sector) convierte las necesidades de la organización en requisitos viables, descritos en el plan del proyecto.
La solución debe estar alineada con los objetivos del negocio, los requisitos de cumplimiento normativo y las necesidades de las partes interesadas. Por lo tanto, es fundamental determinar los requisitos del negocio antes de comenzar a entrevistar a los proveedores de software. Una vez que haya establecido y documentado... por qué El sistema es necesario, que está involucrado en el proyecto, y cuándo El sistema es necesario Luego puede definir los requisitos para el sistema.
Definir criterios de éxito de alto nivel con anticipación
Al más alto nivel, el equipo del proyecto debe establecer los objetivos clave y los requisitos del negocio. Estos deben estar claramente definidos y ser cuantificables.
Ejemplos de criterios de éxito:
- Monitorear y eliminar el riesgo de violaciones regulatorias
- Desmantelar el sistema antiguo antes del [fecha]
- Reducir el tiempo de preparación de la auditoría al menos en un 50%
- Mantener un estado continuo de cumplimiento
- Reemplazar el sistema XYZ heredado
- Centralizar las estadísticas de confiabilidad y eliminar las hojas de cálculo
Todos sus objetivos deben ser visibles durante la selección, planificación e implementación de la solución de software. Además, deben identificarse como a corto, mediano o largo plazo. Todo aquello que no contribuya directamente al logro de los criterios de éxito definidos debe marcarse como "deseable" en lugar de ser un objetivo definido en el alcance de la solución.
La implementación de un sistema de gestión de cumplimiento puede ser compleja, con numerosos componentes y múltiples criterios de éxito. Considere cómo su sistema debe adaptarse a las regulaciones cambiantes, el crecimiento y la expansión del sistema, los procedimientos operativos estándar (POE) cambiantes y otros ajustes. De cara al futuro, deberá adoptar un enfoque ágil para incorporar cambios incrementales que se adapten rápidamente a los requisitos cambiantes.
Definir el alcance de la solución: requisitos funcionales y no funcionales
Dentro del plan de proyecto, el alcance de la solución se centra en definir las características funcionales y no funcionales, características necesarias para el funcionamiento del software de cumplimiento. El tiempo y el detalle invertidos en el alcance de la solución (sistema que incluye entradas, comportamiento y salidas) harán que las expectativas y los resultados del proyecto sean más predecibles.
Requisitos de la solución funcional Son las características requeridas en el sistema que le ayudarán a cumplir con los requisitos de cumplimiento y las necesidades de su negocio. Describen cómo debe comportarse un producto.
Directrices para documentar los requisitos funcionales:
- Centrarse en lo que hace el sistema necesita hacerNo cómo debería hacerlo. Diferentes soluciones de software resolverán el mismo problema con distintos enfoques. Evalúe el sistema no por cómo hace algo, sino por su eficacia.
- Reciba las aportaciones de todas las partes interesadas. Estas aportaciones no solo ayudaron a guiar el sistema hacia su objetivo, sino que también se centran en consideraciones funcionales que promoverán su adopción entre los usuarios.
- Utilice un sistema de clasificación ponderada para asignar importancia a los diferentes requisitos del sistema.
Por ejemplo:
- Obligatorio=1
- Debería tener=2
- Es bueno tenerlo pero no es obligatorio=3
Requisitos no funcionales Son los atributos de calidad y las características generales del software. Los requisitos no funcionales suelen ser difíciles de cuantificar, pero son esenciales para evaluar el funcionamiento y el rendimiento de un sistema, más que su funcionalidad específica. Si bien no están relacionados con el rendimiento, tal como se define en los requisitos funcionales, son elementos importantes a considerar en el alcance general del proyecto.
Cuadro comparativo: ejemplos de alcance funcional frente a requisitos no funcionales
| Requisitos funcionales | Requerimientos no funcionales |
| Reglas de negocios | Experiencia de usuario positiva |
| Niveles de autorización | Cambios de acceso |
| Seguimiento de auditoría / Registro de auditoría | Cumplimiento legal y regulatorio |
| Seguimiento de cambios | Lanzamiento exitoso de producción |
| Funciones administrativas | Escalabilidad organizacional |
| Conexiones/interfaces externas | Cumplimiento de NERC / NERC CIP |
| Controles de datos | Registros de acceso |
| Firmas Electrónicas | Integridad de los datos |
| Requisitos de Certificación | Interoperabilidad |
| Los requisitos de información | Testabilidad |
Comienza la búsqueda: preselección de proveedores
Una vez que el equipo del proyecto haya documentado y comprendido los criterios y requisitos, es momento de contactar con los proveedores de software. El objetivo es comprender claramente qué ofrece cada proveedor potencial en una solución automatizada de gestión del cumplimiento. Esto incluye la adecuación de la solución a sus requisitos, la metodología de implementación, el coste y los recursos.
Asegúrese de evaluar a varios proveedores sin prejuicios. Puede aprender mucho de este proceso; quizás un proveedor tenga un buen producto que usted desconocía. Quizás un proveedor muy recomendado no cumpla con la mitad de sus requisitos prioritarios. Algunos proveedores pueden ofrecer características que desconocía. Esto también les permite anticipar necesidades que usted quizá no haya considerado. y hacer las preguntas correctas durante la fase de recopilación de requisitos de un proyecto.
Utilice la siguiente lista de verificación como punto de partida en su proceso de investigación/evaluación de proveedores.
Haga clic en la miniatura de la lista de verificación de evaluación para Abrir en una nueva ventana.
Conclusión:
La creación de un documento de requisitos es la base de cualquier proyecto de software. Define las expectativas y el alcance de su sistema de gestión de cumplimiento. Establece un lenguaje común, minimiza la desviación del alcance y crea un plan de proyecto acordado mutuamente que satisface las necesidades y expectativas del negocio.
La gestión del cumplimiento es un proceso sistemático, en constante evolución y cambio. A lo largo de su trayectoria, el personal de su equipo, sus procesos y requisitos, y su plan de proyecto serán fundamentales para su éxito.
