Implementación de su sistema automatizado de gestión de cumplimiento

Este artículo es el último de una serie de tres partes, “Selección de una plataforma de software de gestión automatizada del cumplimiento normativo”.  

Parte I y Parte II Los artículos de esta serie ofrecen las mejores prácticas para la preparación y selección de su proveedor de sistemas de gestión de cumplimiento. Una vez firmado el contrato con su proveedor, comienza el proceso final de planificación e implementación. Este artículo le guiará a través de prácticas importantes y obstáculos que debe evitar.

Durante la implementación de su sistema, muchas personas contribuirán al resultado. Realizará una revisión final del alcance del proyecto, colaborará con su proveedor en los plazos, la integración de sistemas y los flujos de trabajo de los procesos. Perfeccionará su sistema y capacitará a la organización. El éxito del proyecto depende de la solidez de los equipos, el establecimiento de plazos realistas, la comunicación continua y la preparación para el cambio.

Designar el equipo central de implementación

El equipo principal de implementación está compuesto por un grupo de personas que se encargarán de la planificación diaria, las pruebas y la implementación práctica. Este equipo requiere el tiempo y los recursos adicionales necesarios para trabajar en el proyecto, así como la autoridad para tomar o coordinar decisiones que lo afecten.

Se debe identificar a una sola persona como líder del equipo de implementación, con una segunda persona como suplente. Esta persona es el gerente de proyecto; la comunicación entre el cliente y los proveedores debe canalizarse directamente a través del líder del equipo, quien actúa como único punto de contacto.

Todos los proveedores que contribuyan al sistema, incluyendo el proveedor principal de la plataforma y el proveedor de cualquier otro sistema, deben contar con un equipo de implementación. Este debe incluir un líder de equipo para cada proveedor, así como un suplente secundario.

El equipo de implementación, con el apoyo de las partes interesadas clave, debe fomentar la confianza en el proyecto. Las partes interesadas deben participar regularmente y proporcionar comunicación y actualizaciones a toda la organización. Su nuevo sistema será revolucionario. Debe asegurarse de que el proyecto resultante satisfaga sus necesidades y fomente un sentido de pertenencia corporativa.

Desafortunadamente, muchos proyectos tienen cínicos. Puedes encontrar resistencia de personas que simplemente no les gusta el cambio y que pueden obstaculizar el progreso y la moral. Identifícalos discretamente y emplea estrategias para obtener su apoyo. Por ejemplo, solicita opiniones sobre algunas características relevantes para mejorar su eficiencia laboral. Reconoce sus sugerencias y aportaciones. Pase lo que pase, ¡no te desvíes de tus requisitos fundamentales!

El alcance de su proyecto, con sus prioridades identificadas, crea un enfoque de implementación por fases con hitos claros. No intente hacerlo todo a la vez. Las fases de implementación deben ser dobles: la funcionalidad y la implementación en diferentes áreas. Defina claramente las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo.

Ajuste los procesos de su sistema

Aunque haya documentado sus requisitos y quizás realizado un mapeo inicial de procesos según sus expectativas, es muy común realizar revisiones significativas con su proveedor. Este ha realizado implementaciones similares (ya que no hay dos iguales) y conoce a fondo qué funciona mejor y por qué. Tras revisar los procesos, establecer rutas más eficientes para su finalización puede ayudar a optimizar aún más el sistema. Esto comienza con revisiones del flujo de trabajo para garantizar que se hayan registrado los pasos esenciales y minimizado los innecesarios.

Procesos/flujos de trabajo existentes:Documente claramente los procesos/flujos de trabajo existentes y documente cualquier cambio que se produzca como resultado de la migración al nuevo sistema:

• Documente el flujo normal así como todas las excepciones.
• Incluya roles y aprobaciones (asignado, revisor, aprobador, etc.). Incluya las escaladas y notificaciones deseadas. Incluya todos los permisos.
• Tenga en cuenta los pasos "ocultos" del proceso: las acciones de los usuarios que no se reflejan en la documentación del proceso. Cree un paso formal del proceso.

Nuevos procesos/flujos de trabajo:Utilizando el mismo enfoque, documente:

• Nuevos flujos de trabajo y excepciones.
• Datos clave y su origen.
• Roles y aprobaciones.
• Seguridad/permisos (quién puede agregar/editar/ver/eliminar el registro).
• La temporalidad de los procesos (fechas de vencimiento, hitos, etc.).
• Notificaciones y escaladas deseadas.

Utilice la amplia experiencia de su proveedor como una mejora para su trabajo, no como una crítica. Conocen las mejores prácticas y tienen un interés particular en el éxito de su sistema de gestión de cumplimiento.

Integración del alcance y migración de datos

Una integración exitosa requiere comprender la función de cada sistema, los datos necesarios y la mensajería/intercambio requerido entre ellos. Su proveedor le ayudará, cuando sea necesario, a visualizar y documentar integralmente los requisitos para todo el intercambio de datos. Nunca subestime el esfuerzo que supone mover grandes cantidades de datos.

Algunos requisitos a tener en cuenta para la migración (y la operación continua) incluyen:

• Comunicaciones unidireccionales vs. bidireccionales
• ¿Qué protocolos de comunicación admite cada sistema?
• Protocolos que utilizarás para la integración
• Identificar quién es responsable de interactuar con cada sistema
• Ajustes necesarios para lograr las entradas y salidas correctas
• ¿Quién es responsable de recopilar los datos y prepararlos para la importación?

Implementación: Control del alcance y gestión del cambio

Durante todo el proceso de implementación, es fundamental respetar el alcance. Ha definido su estructura de desglose del trabajo en el alcance del producto y del proyecto. Al comenzar la implementación, concéntrese en estos parámetros para evitar la corrupción del alcance.

La desviación del alcance consiste en añadir funciones, características o trabajos que exceden el alcance acordado. Esta desviación se produce por diversas razones, entre ellas:

• Permitir contacto no gestionado entre líderes de equipo no designados
• Intentando incluir características que serían “agradables de tener”
• Comenzar el diseño y el desarrollo antes de realizar una evaluación exhaustiva de riesgos, análisis de requisitos y análisis de costo-beneficio.
• Programación “DIY” no aprobada en el ámbito
• Solicitudes adicionales de los accionistas que pueden no comprender la complejidad de la implementación

Es casi imposible evitar cualquier desviación del alcance. Los cambios de alcance o de características afectarán el cronograma. Cuando esto ocurra, concéntrese en los elementos de mayor prioridad que tengan más sentido en función de lo que se necesita lograr ahora. Deje otras ideas útiles o requisitos futuros para un proyecto posterior o, de lo contrario, corre el riesgo de desviarse demasiado del plan y del presupuesto.

Lo más importante es implementar un proceso de gestión de cambios para documentar las desviaciones significativas de la solución planificada. Formalizar los cambios garantizará que exista un registro de por qué se ha cambiado algo y quién participó en la decisión de cambiarlo. Algunos clientes utilizan un Panel de Cambios más formalizado, donde todos deben acordar los cambios significativos antes de implementarlos. Las aprobaciones del Panel de Cambios pueden canalizarse a través de una solución automatizada de gestión de cambios.

Gestión de pruebas

El primer paso en las pruebas es crear planes de prueba. Idealmente, los planes de prueba se elaboran antes de implementar cualquier parte del sistema. El objetivo es probar las características individuales del sistema para garantizar que se obtengan los resultados deseados. Los planes de prueba deben incluir diversos tipos de pruebas, entre ellos:

• Examen de la unidad: Asegúrese de que cada elemento funcione como se espera. Haga clic en cada botón, enlace, opción de menú, campo, etc.
• Asignaciones: Asegúrese de que los registros se asignen a la persona correcta y que las aprobaciones se soliciten a las personas adecuadas.
• Permisos:Asegúrese de que los usuarios no puedan hacer cosas que no tienen permitido hacer y de que tengan los privilegios necesarios para hacer lo que deben hacer.
• Notificaciones: Compruebe que los mensajes sean correctos y se entreguen a los destinatarios correctos. Preste atención a la cantidad de notificaciones que se envían durante los procesos; ajústelas si hay demasiadas o muy pocas.
• Pruebas de extremo a extremo: Ejecute pruebas situacionales desde simples hasta complejas para garantizar que cada proceso funcione como se espera de principio a fin.

Considere realizar pruebas con diferentes audiencias. El equipo principal se familiarizará con el sistema y sabrá cómo interactuar con él. Realizar pruebas con audiencias de muestra que no estén familiarizadas con el sistema permitirá comprender qué funciona, qué puede faltar en las instrucciones en pantalla, qué no se ve en las pruebas o qué les impide avanzar.

Medio Ambiente

Todo el trabajo debe realizarse en un entorno de desarrollo y luego transferirse a un entorno de pruebas o control de calidad. Solo cuando las características se hayan probado exhaustivamente y se hayan declarado operativas, se trasladarán al entorno de producción.

Los entornos de desarrollo y prueba deben ser Tan cerca como sea posible Al entorno de producción. Se deben realizar copias de seguridad periódicas de cada entorno.

Capacitación Especializada

Si sistema de gestión de formación Si no se ha adquirido para integrarlo con el sistema de gestión de cumplimiento, aún está a tiempo. En primer lugar, las tareas de capacitación se pueden iniciar automáticamente en función de los eventos de otros sistemas de software. En segundo lugar, las actividades de capacitación asociadas se gestionan y registran sistemáticamente, y se puede realizar un seguimiento en paneles que indican el progreso, las tendencias y las tareas atrasadas. En tercer y último lugar, el control y la visibilidad mantienen a su empresa eficiente y en cumplimiento con los requisitos normativos.

Los requisitos de capacitación varían según el puesto, por lo que los cursos y materiales de capacitación deben adaptarse a cada grupo de roles. Considere quién necesitará capacitación inicial para probar el sistema correctamente y quién solo la necesitará una vez completado el desarrollo.

Para facilitar la capacitación a nivel empresarial, realice una encuesta a los primeros usuarios de prueba para que puedan explicar qué contenido podría ser más beneficioso para cada grupo. Sin embargo, una deficiencia común es capacitar demasiado pronto. No deje un intervalo de tiempo significativo entre la capacitación y la puesta en marcha. Dejar un margen de tiempo amplio puede sobrecargar posteriormente sus recursos de soporte. Al no poder aplicar los conocimientos de inmediato, es común que se genere una brecha de conocimiento. Para abordar estas brechas, prepare y actualice la documentación de capacitación durante todo el proceso.

Implementación del sistema

Puede parecer obvio, pero asegúrese de probar todo y capacitar a todos. antes intentando poner en marcha cualquier parte del sistema.

Si es posible, limite el número de usuarios al principio para conocer qué brechas aún pueden persistir en funcionalidad, permisos, notificaciones, documentación o capacitación. Por ejemplo, considere implementar primero en una ubicación, comenzando con los usuarios avanzados de un departamento. Una implementación más controlada con puntos de control claramente definidos le permitirá mantener la coherencia con su equipo, su proveedor, las partes interesadas y los usuarios del sistema.

Conclusión

Una implementación de software exitosa es todo un arte: no solo es necesario que los componentes técnicos estén listos y probados a fondo, que los usuarios estén capacitados, etc., sino que también es necesario fomentar el entusiasmo para mejorar la adopción del nuevo sistema. A pesar de los planes más elaborados, prepárese para los cambios. Gestionar el cambio es fundamental desde el inicio del proyecto y durante toda la vida útil de su sistema de gestión de cumplimiento. Una implementación de esta envergadura y alcance puede ser un desafío, pero las ventajas de un ecosistema de cumplimiento automatizado son un resultado final gratificante.