7 de mayo de 2025
En esencia, la acción correctiva y preventiva (CAPA) consiste en evaluar sistemáticamente los problemas y aplicar soluciones permanentes que minimicen el riesgo, tanto para los clientes como para la empresa.
Ese es el objetivo, en teoría. ¿Pero en la práctica? Puede ser un poco lioso.
En nuestro debate sobre las iniciativas del Proceso de Participación de CAPA, nos centramos en enfoques prácticos y orientados al trabajo en equipo.
Los empleados tratan CAPA como una tarea más. No existe un sentido compartido de responsabilidad sobre los resultados. Los plazos de cierre son más largos de lo debido porque no ven cómo el proceso aporta valor a su trabajo diario.
Estos son lo que llamamos factores humanos y, si no los abordamos, corremos el riesgo de socavar todo el propósito del proceso.
En la primera parte de nuestra serie Factores humanos en CAPA, exploramos por qué es importante el compromiso de los empleados y compartimos formas creativas de ayudar a potenciar a su equipo.
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Por qué es importante el compromiso de los empleados en CAPA
El compromiso de los empleados no es solo una simple jerga corporativa; es fundamental para la calidad. El Proceso de Compromiso CAPA está diseñado no solo para cumplir con la normativa, sino también para fomentar una cultura de calidad proactiva. Las empresas con equipos comprometidos obtienen beneficios significativos cuando el compromiso es alto, incluyendo:
- Resolución proactiva de problemas: los empleados comprometidos buscan e informan activamente los riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas.
- Mejor calidad de los datos: una mayor participación da como resultado datos más precisos y completos sobre los problemas.
- Colaboración multifuncional: cuando los empleados de varios departamentos se reúnen para resolver un problema, obtendrán soluciones más sólidas porque estarán trabajando desde diferentes perspectivas.
- Menor rotación de personal: los empleados que sienten que sus esfuerzos son parte de algo más grande tienen más probabilidades de permanecer en la empresa.
Por qué los enfoques tradicionales no funcionan
Antes de analizar estrategias para involucrar a su equipo, hablemos de lo que no funciona (sin juzgar, todos lo hemos probado).
Capacitación sobre cumplimiento de normas
Esta es la clásica capacitación de "reunámonos todos en una sala y recordémosles que CAPA es un requisito de la FDA". Si bien a los líderes de calidad les encanta crear estas presentaciones, la mayoría las encuentra aburridas.
Peor aún, este enfoque prioriza la obligación sobre la inspiración. La gente se va pensando: "Tengo que hacer esto porque lo dice la FDA", no: "Quiero hacerlo porque me importa la calidad".
Motivación basada en el miedo
Las tácticas de miedo, como contar historias de terror sobre el cumplimiento normativo o recordarles a las personas las consecuencias de no hacer su parte, pueden generar urgencia a corto plazo. Sin embargo, a largo plazo, resultan contraproducentes.
Las personas se centran más en evitar el castigo que en resolver problemas e impulsar la mejora continua. Se desvinculan. Y una vez que eso sucede, es difícil recuperarlas.
Estrategias creativas para impulsar el compromiso de los empleados en CAPA
Entonces, ¿qué funciona para involucrar a los empleados en tu proceso? Aquí tienes algunas ideas que puedes probar y que realmente pueden marcar la diferencia.
Hackatones CAPA
La idea es simple: reunir equipos multifuncionales para evaluar casos reales (o hipotéticos) de CAPA, alentándolos a ser lo más creativos posible con sus soluciones.
En grupos pequeños, los equipos trabajan juntos para investigar, realizar análisis de causa raíz, proponer acciones correctivas y preventivas y presentar sus hallazgos.
Es colaborativo, creativo y, de hecho, divertido. Incluso puedes incorporar un tema como las "Olimpiadas CAPA" o que todos vengan disfrazados para una edición de Halloween. Cuando he usado esta estrategia, hemos otorgado premios y reconocimientos a la solución más innovadora o al análisis de causa raíz más eficiente.
Programa de Embajadores de CAPA
Una estrategia que he utilizado con gran éxito es el programa de embajadores de CAPA. Inicialmente, lo iniciamos con becarios de verano, pero fue tan divertido que tuvimos empleados de tiempo completo que quisieron inscribirse como embajadores para continuar el programa.
La idea es designar embajadores que actúen como puente entre los equipos y el proceso CAPA. Estas personas están capacitadas para supervisar el progreso, detectar problemas y brindar retroalimentación a los líderes sobre las áreas de mejora.
Puedes crear retos, como regalar una tarjeta de regalo o un obsequio de la empresa a quien complete más retos o ofrezca las mejores soluciones. Un grupo incluso creó tarjetas coleccionables similares a las de béisbol para cada embajador, con su foto y sus puntos fuertes relacionados con el proceso. Los miembros del equipo las recopilaban mientras trabajaban con diferentes embajadores para cerrar sus CAPA pendientes.
Gamificación y reconocimiento
Un poco de competencia amistosa puede ser muy útil. Puedes crear tablas de clasificación para mejorar los KPI de CAPA o destacar en reuniones las investigaciones bien redactadas. No tiene que ser costoso ni elaborado; simplemente asegúrate de que las personas se sientan reconocidas cuando hacen un buen trabajo.
Comunicar los logros de CAPA
Una de las mejores maneras de involucrar a la gente es mostrarles un ejemplo real de una acción correctiva bien ejecutada que evitó que algo malo sucediera. Mejor aún si provino de alguien del taller o de su departamento.
Conclusión
Si desea mejorar el compromiso, debe cambiar la cultura de la mentalidad de “debe cumplir” a la de “puede marcar la diferencia”.
También requiere integrar acciones correctivas en el trabajo diario. Soluciones como AssurX hacen que el proceso sea visible, ágil y fácil de colaborar. Esto es clave para que las personas vean CAPA como un catalizador de mejora y no como una carga.
Al diseñar sistemas —y una cultura de calidad— para fomentar la participación, se va más allá de cumplir requisitos. Se crea un equipo capacitado para resolver problemas, mejorar la calidad y contribuir a un objetivo mayor.
Estudio de caso gratuito: Descubra cómo funciona Highline Warren automatizó su proceso de acciones correctivas basado en papel
Sobre la autora
Estefanía Ojeda Es Directora de Gestión de Productos para la industria de Ciencias de la Vida en AssurX. Stephanie cuenta con más de 15 años de experiencia liderando funciones de control de calidad en diversas industrias, como la farmacéutica, la biotecnológica, la de dispositivos médicos, la de alimentos y bebidas y la manufacturera.
