20 de junio de 2017
Los sistemas automatizados de gestión de procesos son la base de toda empresa moderna. Estos sistemas guían las operaciones y mejoran la calidad y la eficiencia. En el corazón de cada sistema automatizado de gestión de procesos se esconde el formulario electrónico, aunque poco conocido, esencial. Evite errores en el diseño de formularios del SGC siguiendo algunas directrices de eficacia comprobada.
Los formularios son las arterias que bombean información al corazón de su sistema de gestión de calidad a través de:
- Flujo de trabajo: Respuestas de formularios completados y desencadenadores de acciones y flujos de trabajo, incluidos procesos de aprobación.
- Tareas: Los formularios crean tareas automatizadas para las partes responsables mientras administran los permisos de los usuarios.
- Captura: Los formularios capturan la documentación requerida, incluidos documentos, fotografías, firmas y sellos de tiempo.
El diseño de formularios automatiza los procesos de su sistema de gestión de calidad. Los errores pueden requerir una revisión exhaustiva y hacer que un sistema sea ineficaz. Analicemos cinco errores clave que se cometen con frecuencia al diseñar formularios electrónicos y cómo podemos mejorarlos.
Error 1 en el diseño de formularios del SGC: Duplicar formularios en papel
El primer error que se debe evitar al diseñar formularios electrónicos es copiar formularios antiguos. Si bien los formularios en papel (con suerte) han desaparecido hace tiempo en la mayoría de las empresas modernas, los formularios semiautomatizados actuales probablemente sean derivados de formularios en papel y artefactos de diagramas de flujo. Asegúrese de evaluar los formularios electrónicos para identificar y excluir atributos innecesarios que obstaculizan el proceso, heredados de los sistemas antiguos.
Las empresas con sistemas de gestión de calidad automatizados, establecidos y eficaces, han logrado el éxito a través de la evolución. documentar procesos heredados Para identificar qué sigue funcionando y dónde existen deficiencias y obstáculos. No diseñan formularios según "nuestra forma de siempre", sino basándose en los procesos más eficientes para el entorno GMP actual. Normalmente, esto se realiza en colaboración con un proveedor de SGC que aporta amplia experiencia en diseño de formularios y gestión de procesos.
Error n.° 2 en el diseño de formularios del SGC: uso excesivo de aprobaciones y firmas
El segundo error que se debe evitar al diseñar formularios electrónicos es el uso excesivo de aprobaciones y firmas. Casi todos los procesos automatizados incorporan múltiples pasos de aprobación o firma. Elimine la necesidad de saber en el proceso de aprobación y adopte una mentalidad de eficiencia optimizada.
Demasiados aprobadores crean cuellos de botella en cualquier proceso. Los pasos de aprobación deben garantizar que las personas adecuadas (empleados esenciales) participen en el momento oportuno. Por ejemplo, si un acción correctiva Si se requiere un cambio de diseño, es posible que un gerente de ingeniería deba evaluar el cambio propuesto antes de implementarlo. No es necesario que todo el equipo de diseño lo apruebe (puede informarles por correo electrónico o notificación).
Error 3 en el diseño de formularios del SGC: Recopilar información incorrecta en el momento equivocado
La función principal de un formulario electrónico es recopilar información. Entonces, ¿cuál es la información incorrecta? Puede ser demasiada información, información insuficiente, información irrelevante o incluso una solicitud inoportuna.
Los usuarios se frustran cuando se les pide que introduzcan datos innecesarios. Los formularios electrónicos deben diseñarse con sensatez para enrutar los documentos mediante un flujo de trabajo inteligente que pueda mostrar u ocultar campos automáticamente a usuarios y grupos específicos.
En resumen, cree campos que recopilen la información correcta en el momento oportuno. Céntrese en la eficiencia. automatización de procesos de calidad; no sobrecarga de información ni duplicación.
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Error 4 en el diseño de formularios del SGC: creación de silos en los formularios
Ningún formulario es una isla. Los formularios son parte de un sistema integrado de procesos interconectados en un sistema de gestión de calidad. Tramitación de las reclamaciones puede estar conectado a acción correctiva . Gestión de documentos Los sistemas se conectan a la gestión del cambio .
Por lo tanto, conecte la información recopilada en los pasos anteriores con los pasos posteriores. Nuevamente, enfatizamos la importancia de un diseño sistemático de su estrategia de automatización. Por ejemplo, si se inicia un formulario de acciones correctivas desde un formulario de seguimiento de problemas, todos los datos recopilados previamente deben completarse previamente en dicho formulario (véase el Error 3). Vincular procesos y completar previamente los campos del formulario ahorra tiempo, elimina errores y aumenta la productividad.
Otro consejo: asegúrese de que todos los campos del formulario tengan las mismas convenciones de nomenclatura en todos los procesos. Recuerde que cada formulario forma parte de un sistema más amplio.
Error 5 en el diseño de formularios del SGC: Falta de adaptación
La gestión de calidad automatizada no es estática. No se puede configurar y olvidar. Las empresas con sistemas de gestión de calidad eficaces se adaptan a entornos empresariales en constante evolución. A medida que las empresas evolucionan, también deben hacerlo sus necesidades de automatización de procesos y, por extensión, sus formularios electrónicos. Que un formulario se diseñe y publique no significa que no pueda o no deba mejorarse.
Como práctica recomendada, solicite la opinión de los usuarios. Sus sugerencias suelen ser la mejor fuente de datos para orientar las mejoras de los formularios. Además, solicite la opinión de los administradores que utilizan los datos para tomar decisiones. Por ejemplo, si calificación del proveedor Se basa en la calidad del producto entregado. Es importante asegurarse de que los formularios de seguimiento de problemas le permitan rastrear los problemas del producto hasta el proveedor correcto. Mejor aún, incluya a los empleados y gerentes como parte de su equipo de implementación.
¿Cuáles son los errores costosos más comunes al automatizar un
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Conclusiones
Los buenos formularios garantizan buenos procesos. Los formularios son la base de un sistema de gestión de calidad electrónica eficaz. Son el punto de encuentro entre los procesos de negocio automatizados y las personas. Por lo tanto, para garantizar la optimización de los procesos de negocio, los formularios deben diseñarse con una mentalidad evolutiva. Los formularios deben agilizar las aprobaciones y la recopilación de datos, y ser configurables para adaptarse a los cambios y al crecimiento. procesos de calidadPor último, recuerde monitorear los comentarios de los usuarios y administradores para mantener los formularios actualizados y relevantes.
Una plataforma QMS flexible, como AssurX, permite la implementación y modificación de formularios según sea necesario, con el poder de integrar todos los flujos de trabajo, datos y documentación en un solo sistema.
