¿Cómo utilizar el SGC para apoyar iniciativas de fabricación eficiente?

Los fabricantes consideran ampliamente que los marcos de mejora de procesos, como Lean, son la solución para aumentar la productividad. Lo consiguen reduciendo la variación y el desperdicio en los procesos de fabricación.

La pérdida de documentación e información, así como una gran acumulación de quejas, pueden ralentizar la mejora. Los procesos manuales también se oponen directamente al espíritu de Lean.

La automatización del sistema de gestión de calidad (SGC) ofrece una solución a estos problemas tan comunes. Respalda las iniciativas Lean al proporcionar un mecanismo para estandarizar procesos, ejecutar acciones correctivas, supervisar métricas de calidad y más.

En este contexto, este artículo examina el papel de un SGC digital en el apoyo a las iniciativas de fabricación eficiente, incluido cómo puede ayudar a los fabricantes a:

• Estandarizar sus procesos
• Reducir gasto
• Fomentar la mejora continua
• Asegúrese de centrarse en el cliente

También analizaremos el ingrediente clave necesario en un SGC para impulsar sus iniciativas Lean y cómo encontrar un SGC sólido que esté a la altura del trabajo.

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Estandarización de procesos y procedimientos: construyendo las bases

El trabajo estandarizado es fundamental tanto para la manufactura esbelta como para el SGC. Además, es el primer paso del enfoque de procesos Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, sobre el que se basa el Lean. Este enfoque requiere documentar los procesos y procedimientos para que se ejecuten de forma consistente en todo momento. Solo una vez documentados estos procesos se pueden analizar eficazmente. Posteriormente, se pueden comparar con las prácticas en planta e identificar oportunidades de mejora.

Cada paso del proceso de calidad está vinculado a los estándares, por lo que es esencial que los fabricantes tengan un sistema bien organizado para desarrollarlos y mantenerlos.

En el pasado, las empresas dependían en gran medida de unidades compartidas para rastrear documentos importantes, pero este enfoque plantea varios problemas, entre ellos:

• Cambios de documentos sin control, sin visibilidad de quién modificó los documentos, cuándo ni por qué
• Errores de versiones debido a que las personas acceden a documentos obsoletos
• Tiempo perdido buscando documentos importantes como procedimientos operativos estándar (POE) y especificaciones
• Largos tiempos de ciclo de documentos debido a entregas manuales y procesos de revisión complejos

Software de gestión de documentos dentro de un SGC automatizado se eliminan estos problemas y se prepara el escenario para un proceso más eficiente al:

• Creación de un repositorio central para administrar y proteger documentos a lo largo de todo su ciclo de vida
• Proporcionar una única fuente de verdad para garantizar que los usuarios siempre accedan a la versión más actualizada y correcta de los documentos.
• Optimizar el proceso de colaboración para acelerar los tiempos del ciclo de documentos
• Facilitar la alerta y la capacitación del personal sobre nuevos documentos o actualizaciones de documentos

Reduciendo los 8 desperdicios de Lean

La clave de la manufactura esbelta reside en identificar y minimizar el desperdicio, definido como todo aquello que no aporta valor al cliente. En particular, la manufactura esbelta se centra en los ocho desperdicios, conocidos por el acrónimo TIMWOODS:

• Transporte:El movimiento innecesario de personas y materiales a menudo significa pérdida de tiempo y posibles daños.
• Inventario:El exceso de inventario ocupa espacio, capital y recursos valiosos.
• Motion :Los movimientos innecesarios en el proceso de producción pueden provocar lesiones ergonómicas y daños en los equipos o productos.
• Esperando:Esperar personas, información, materiales y equipos puede crear un desperdicio significativo en forma de demoras.
• Superproducción:Fabricar más de lo necesario crea un exceso de inventario y costos asociados.
• Exceso de procesamiento: Añadir al proceso más de lo que requiere el cliente da como resultado un desperdicio de tiempo y recursos.
• Defectos: Los desechos y retrabajos como resultado de defectos representan un desperdicio significativo en las organizaciones, consumiendo recursos que de otra manera podrían usarse en productos vendibles.
• Habilidades: Subutilizar los conocimientos y las habilidades de su equipo es un desperdicio de talento que debería utilizarse para impulsar los objetivos de la organización.

 Usando un sistema automatizado SGC aborda directamente varios de estos desperdicios, en particular los tiempos de espera, los defectos y las habilidades:

• Esperando: Las herramientas de colaboración y la capacidad de acceder a los datos en el momento reducen las esperas en entregas manuales, aprobaciones y firmas para agilizar el proceso de calidad en general.
• Defectos: Un seguimiento más eficaz de los problemas de calidad, como los informes de no conformidad, el seguimiento de quejas y las herramientas de acciones correctivas, permite realizar mejoras proactivas para lograr reducciones posteriores en los defectos y los costos de calidad.
• Habilidades: El software de seguimiento de la capacitación de empleados ofrece a los equipos un proceso estructurado para impulsar el desarrollo de sus empleados. También ayuda a las empresas a obtener una visión integral de las capacidades de los empleados, para que puedan utilizarse de forma más eficiente en toda la planta.

Además de lo anterior, el SGC también proporciona datos importantes para abordar otros desperdicios Lean. Por ejemplo, los datos de quejas pueden vincularse a problemas de transporte. Esto permite analizar con mayor profundidad dónde se puede optimizar el proceso. De igual manera, los datos de incidentes de EHS podrían revelar un aumento repentino de lesiones ergonómicas relacionadas con un proceso o línea de producción específicos. Esto proporciona una orientación importante sobre dónde se producen movimientos innecesarios en el proceso.

Fomentando la mejora continua

Kaizen, término japonés que se traduce como "mejora continua", es una filosofía estrechamente relacionada con Lean, ya que se centra en la reducción de desperdicios y en el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar. Lo que hace único a Kaizen es su énfasis en involucrar a los equipos en la implementación de mejoras graduales, que se traducen en cambios a mayor escala a largo plazo.

La automatización del SGC facilita el kaizen de varias maneras clave:

• Procesos simplificadosEliminar las tareas manuales y reducir la carga administrativa permite que el equipo se concentre en proyectos de mejora, en lugar de verse abrumado por el papeleo. Los flujos de trabajo automatizados promueven la consistencia y la estabilidad de los procesos, reduciendo la variabilidad y el desperdicio resultante.
• Análisis y conocimientosLa capacidad de acceder a métricas de calidad en tiempo real permite a los fabricantes identificar problemas y oportunidades de mejora con mayor facilidad, así como tomar decisiones basadas en datos. La mejora basada en datos y la eliminación de desperdicios son fundamentales para Lean y proporcionan evidencia cuantificable del valor de los proyectos Lean.
• Responsabilidad mejoradaEl seguimiento de tareas con responsabilidades, elementos de acción y plazos claramente definidos ayuda a mantener el proceso de mejora en marcha y mejora la responsabilidad de todo el equipo.
• Análisis de causa raíz: Herramientas de análisis de causa raíz Integrados en el SGC, como los 5 Por Qué y las 8 D, fomentan la mejora continua mediante un proceso estructurado que puede aplicarse de forma consistente a diferentes tipos de problemas. La posibilidad de consultar los resultados de investigaciones previas puede ayudar a identificar soluciones existentes a problemas similares o a profundizar el análisis cuando las soluciones previas no han funcionado.
• Acción correctiva y preventiva (CAPA)El software CAPA sienta las bases para la mejora de la calidad, brindando a los equipos las herramientas para corregir problemas rápidamente y minimizar el riesgo de recurrencia. Las comprobaciones de eficacia y las acciones preventivas garantizan que las empresas mantengan las mejoras implementadas.

CAPA Las herramientas del SGC son especialmente importantes desde una perspectiva kaizen. Proporcionan un proceso de ciclo cerrado necesario para la mejora continua. Dentro del SGC, los equipos de calidad pueden:

• Catalogue, gestione y haga seguimiento de problemas abiertos en un solo lugar
• Iniciar evaluaciones de riesgos a partir de quejas o desviaciones para evaluar los riesgos sistémicos
• Defina flujos de trabajo de acciones correctivas según el tipo de problema, departamento, producto y más.
• Integrarse con otras soluciones QMS como gestión de documentos y capacitación de empleados

Garantizar un enfoque en el cliente

La filosofía Lean se basa en la idea de que las organizaciones existen para ofrecer valor a los clientes, y alienta a los profesionales a ver cada paso del proceso desde esta perspectiva.

Sin embargo, un problema común que enfrentan las empresas con los enfoques de calidad manuales o basados ​​en papel es que tienden a ser reactivos. Esto significa que los equipos dedican más tiempo a afrontar la crisis actual que a mejorar proactivamente la calidad del producto.

Es natural cuando los equipos se ven presionados a hacer más con menos. Sin embargo, un SGC automatizado puede ayudar a las empresas a lograr precisamente eso. También les permite implementar mejoras estratégicas basadas en la retroalimentación de los clientes.

Por ejemplo, software de seguimiento de quejas El SGC reduce la carga administrativa del seguimiento de las quejas. De esta forma, los fabricantes pueden mejorar la satisfacción del cliente mediante:

• Acelerar la resolución de problemas y reducir su impacto en otros clientes
• Datos de seguimiento y tendencias que se pueden utilizar para mejorar los productos y mitigar los riesgos de calidad y seguridad.
• Capturar comentarios de cualquier fuente, como correo electrónico, llamadas telefónicas, envíos a sitios web e informes de campo, en una ubicación centralizada

Software QMS: Por qué la flexibilidad es clave

Si está buscando un software QMS que le ayude a definir o mejorar sus procesos de fabricación Lean, uno de los elementos más importantes a tener en cuenta al evaluar los sistemas es la flexibilidad.

¿Por qué es tan importante la flexibilidad? Todo se reduce a la eficiencia del proceso.

Un SGC fácilmente configurable para su proceso le permite perfeccionarlo continuamente con el tiempo. Esto aplica tanto en respuesta a lecciones aprendidas como en el marco de iniciativas de manufactura esbelta. Si utiliza un SGC que requiere adaptar su proceso al software, esto implicará sacrificar parte de la eficiencia que tanto le ha costado lograr.

Las funciones que se deben buscar aquí incluyen:

• Formularios y campos configurables que le permiten estandarizar la forma en que captura la información
• Integración con otros sistemas empresariales como ERP, MES, LIMS y más
• Flujos de trabajo automatizados que se pueden asignar directamente a su proceso

Los fabricantes también deberían considerar una solución integral que les permita implementar cualquier proceso del SGC. Esto es preferible a tener que adquirir módulos o paquetes individuales. Esto les permitirá automatizar los procesos de calidad de la manera que mejor se adapte a las necesidades de su negocio. Esto respaldará sus prioridades Lean más amplias.

Conclusión: Construyendo el éxito Lean con un SGC digital

Implementar un SGC digital como parte de su estrategia de manufactura esbelta puede proporcionar una base fundamental. Ayuda a estandarizar procesos, reducir desperdicios y fomentar la mejora continua. La flexibilidad del SGC es esencial para lograr nuevas eficiencias. Refuerza su enfoque en la satisfacción del cliente. Con el SGC adecuado, las empresas no solo pueden sentar las bases para el éxito de la manufactura esbelta, sino también cultivar una cultura de excelencia en los procesos, compromiso y mejora continua.

Obtenga más información sobre Gestión de la calidad del cliente: cómo puede ayudar el SGC

 

Sobre la autora

Estefanía Ojeda Es Directora de Gestión de Productos para la industria de Ciencias de la Vida en AssurX. Stephanie cuenta con más de 15 años de experiencia liderando funciones de control de calidad en diversas industrias, como la farmacéutica, la biotecnológica, la de dispositivos médicos, la de alimentos y bebidas, y la manufacturera.