Aprovechar un sistema de gestión de calidad para hacer más

¿Qué aporta más valor a la compra de un software de gestión de calidad: un sistema de un solo uso o uno que pueda aprovecharse para múltiples propósitos?

Esta parece una respuesta obvia, pero pocas personas la consideran. Todas las plataformas eQMS tendrán múltiples "módulos" o soluciones disponibles: Acciones correctivas y preventivas (CAPA), Desviaciones, Gestión de documentos, Gestión de entrenamiento, etc. Sin embargo, muchos de ellos no le permiten crear sus propias soluciones cuando tiene mucho sentido comercial aprovechar dicha funcionalidad.

Problemas con la integración de sistemas dispares

Generalmente, cuando una empresa busca una nueva aplicación en el mercado, tiene un único propósito en mente. Se centra totalmente en ese uso único para resolver un reto empresarial inmediato. Incluso si el objetivo a largo plazo es añadir más módulos a la plataforma, la preocupación inicial se centra en esa solución empresarial específica. En última instancia, este enfoque puede ser miope y, a largo plazo, muy costoso.

En la práctica, los sistemas de un solo uso suelen ser una solución más robusta. Cualquier proveedor que se centre en una sola aplicación desarrollará esa plataforma para abordar específicamente ese mercado en particular. Por ejemplo, un gran proveedor de software de gestión documental creará una aplicación con todas las funciones que pueda necesitar y muchas que no le interesen. Su aplicación probablemente pueda superar a las plataformas multiuso.

Sin embargo, al considerar que la gestión de calidad y cumplimiento consta de múltiples procesos de negocio integrados, el costo de adquirir varios módulos puede resultar prohibitivo. En primer lugar, cada sistema tendrá sus propios costos de licencia. En segundo lugar, cada módulo adicional tiene costos separados para la personalización y la integración del sistema.

Por ejemplo, puede tener su CAPA en un sistema y sus documentos de referencia en otro. Además, cuando se revisan los documentos, es necesario activar la gestión de la capacitación en otro sistema. ¿Cuánto costará lograr ese nivel de integración? Estos problemas no son pequeños, especialmente si ha decidido utilizar sistemas alojados en la nube. De hecho, es posible que las diferentes plataformas de alojamiento ni siquiera permitan el tipo de integración necesaria.

Aprovechar una plataforma única para la gestión de la calidad

Aquí hay dos problemas: una es una plataforma única frente a múltiples módulos, y la segunda lleva la multiusos a otro nivel. Imagine poder proporcionar a su empresa una plataforma de SGC que aborde todos los procesos de negocio relacionados con esa área. Aún más atractivo, imagine poder ofrecerles un paquete que pueda utilizarse para informes de gastos, soporte técnico de TI, acceso a sistemas de empleados, gestión de proyectos y evaluaciones de empleados. ¿Qué pasaría si alguno de los innumerables sistemas pequeños y dispares que se utilizan invariablemente en su empresa (incluidos los sistemas en papel, Excel y Access) pudiera consolidarse en una única plataforma basada en navegador, ya sea local o en la nube?

AssurX es uno de esos sistemas que proporciona una plataforma única para la gestión de la calidad y el cumplimiento. AssurX no solo cuenta con todas las módulos configurables que necesita para su sistema QMS, pero proporciona la capacidad de crear cualquier número de soluciones para tu negocioCon AssurX, otras áreas de la empresa que participarán en la implementación del SGC, pero que no se beneficiarán, se verán beneficiadas. Su departamento de TI, al que probablemente se le informará que tiene más trabajo pendiente para ayudar con esta aplicación, puede obtener un Sistema de Acceso de Empleados consolidado o quizás necesite un sistema de Gestión de Proyectos para tareas más complejas.

Conclusión

Al evaluar una plataforma de eQMS, considere lo siguiente: ¿qué es más conveniente para el negocio: centrarse en una sola necesidad o ampliar su visión y saber que pronto surgirán otras? Puede aprovechar un sistema de gestión de calidad en la compra de una única plataforma de software para cada vez más usos, reduciendo drásticamente el coste total de propiedad.

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