Nutzung Ihres QMS zur Unterstützung der cGMP-Konformität

Im Geschäftsjahr 2023 bezog sich die Mehrheit der Warnschreiben der US-amerikanischen Food and Drug Administration an Arzneimittelhersteller auf Verstöße gegen die aktuelle gute Herstellungspraxis (cGMP).

Zu den schwerwiegendsten Verstößen, die in diesen Vorladungen hervorgehoben wurden, zählen unzureichende Laborkontrollen, das Fehlen schriftlicher Verfahrensanweisungen und unsachgemäße Wartung der Geräte.

Dies ist nicht ganz überraschend, wenn man bedenkt, dass Pharmahersteller eine Vielzahl von Anforderungen erfüllen müssen, um bei FDA-Inspektionen Probleme zu vermeiden.

Die Antwort für Unternehmen, die ihre Compliance-Haltung verbessern möchten: ein starkes Qualitätsmanagementsystem (QMS), das speziell für regulierte Branchen entwickelt wurde.

Denn die Einhaltung der cGMP-Vorschriften basiert auf mehreren Schlüsselbereichen, die eng mit den Merkmalen eines modernen Qualitätsmanagementsystems (QMS) verknüpft sind:

1. Dokumentenmanagement
2. Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA)
3. Risikomanagement
4. Angestellten Training
5. Qualitätsmanagement von Lieferanten
6. Reklamationsbearbeitung
7. Change Control
8. Interne Audits

Jede dieser Komponenten ist eine wesentliche Säule der Compliance, die wir im Folgenden genauer untersuchen.

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Dokumentation und Aufzeichnungen

Die Bedeutung von Dokumentation und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der FDA-Compliance kann kaum hoch genug eingeschätzt werden. Die cGMP-Compliance ist ein Haus, und die Dokumentation bildet die Grundlage. Sie liefert einen Nachweis der Compliance, unterstützt die Rückverfolgbarkeit und erleichtert Audits.

In jedem Warnschreiben der FDA finden Sie wahrscheinlich Verstöße gegen die cGMP im Bereich Dokumentation und Aufzeichnung. QMS-Software kann die Einhaltung der Vorschriften in mehreren Schlüsselbereichen gewährleisten und bietet:

• Ein zentraler Ort für alle Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Automatisierte Workflows für die Erstellung, Genehmigung, Überarbeitung und Archivierung von Dokumenten
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle, um unbefugten Zugriff oder die Bearbeitung von Datensätzen zu verhindern
• Vollständige Rückverfolgbarkeit mit Prüfpfaden, um die Einhaltung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungen und Rückverfolgbarkeit sicherzustellen

Obwohl viele Hersteller immer noch auf Papierdokumente und -aufzeichnungen angewiesen sind, führt dies häufig zu Verstößen gegen die Einhaltung genauer, aktueller und lesbarer Daten. QMS-Software hingegen gewährleistet die Datenintegrität und -ausrichtung mit ALCOA Standards und bewahrt einen detaillierten Compliance-Verlauf, der sowohl aus interner Sicht hilfreich ist als auch externe Audits vereinfacht.

Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA)

Mängel bei Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA) sind eine der Hauptursachen für cGMP-Verstöße, sei es aufgrund unvollständiger Dokumentation, langsamer Reaktionszeiten oder ineffektiver Lösungen.

Mithilfe einer CAPA-Software, die auf einem geschlossenen Prozess basiert, können diese Probleme vermieden werden. Sie stellt sicher, dass Korrekturmaßnahmen in andere damit verbundene Qualitätsprozesse integriert werden, sodass keine Probleme übersehen werden.

Zu den wichtigsten Elementen der QMS-Software, die im Hinblick auf die CAPA-Funktionalität bewertet werden müssen, gehören:

• Ursachenanalyse-Workflows mit verschiedenen Tools wie 5 Warum?, 8D , Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA)
• Die Möglichkeit, aus jedem Prozess heraus Korrekturmaßnahmen einzuleiten, einschließlich der Verfolgung von Nichtkonformitäten, Beschwerden und dem Lieferantenqualitätsmanagement
• Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Schritt im CAPA-Prozess sowie automatische Eskalation überfälliger Aufgaben, um den Prozess auf Kurs zu halten
• Tools zur Risikobewertung, die zu jeder CAPA hinzugefügt werden können, um eine angemessene Priorisierung der Korrekturmaßnahmen sicherzustellen

Risikomanagement

Die FDA-Anforderungen betonen einen risikobasierten Ansatz für Qualität und unterstreichen die Notwendigkeit eines QMS mit eingebauten Risikomanagement Tools, die Herstellern dabei helfen, Risiken im System zu bewerten und zu priorisieren.

Ein QMS, das für die Einhaltung der FDA-Vorschriften entwickelt wurde, bietet in diesem Bereich eine Reihe von Funktionen, beispielsweise:

• Workflow-gesteuerte Prozesse zur systematischen Identifizierung, Bewertung und Kontrolle von Risiken
• Die Möglichkeit, Risikobewertungstools in anderen QMS-Lösungen wie Auditmanagement, Änderungsmanagement, Beschwerden, Korrekturmaßnahmen und Abweichungs- oder Nichtkonformitätsverfolgung zu nutzen
• FMEAs mit automatisierter Berechnung der Risikoprioritätszahl (RPZ)
• Farbcodierte Heatmaps auf Risikomatrizen zur schnellen Identifizierung inakzeptabler Risiken
• Automatisierte Warnmeldungen und Aufgaben zur Beschleunigung der Überprüfung von Risikoelementen und zur Zuweisung von Problemen nach vordefinierten Kriterien wie Risikostufe, Rolle oder Produkttyp

Personal und Ausbildung

Die Schulung des Personals zu den cGMP-Anforderungen ist ein wesentlicher Bestandteil der Compliance und wird bei jedem FDA-Audit häufig zur Sprache kommen. Auditoren führen häufig Stichprobenkontrollen von Schulungsunterlagen durch. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Mitarbeiter auf persönliche Fragen der Auditoren vorbereitet sind.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Trainingsmanagement-Software im QMS können hilfreich sein, darunter:

• Generieren automatisierter Schulungsaufgaben basierend auf Rolle, Abteilung oder Gruppe
• Bereitstellung von Echtzeit-Dashboards zur Prozessverfolgung
• Erstellen einer vollständigen Aufzeichnung aller Trainingsaktivitäten
• Integration von Bewertungen nach der Schulung, um das Verständnis der Schulungsmaterialien zu überprüfen
• Senden von Warnmeldungen zu zugewiesenen und überfälligen Schulungsaufgaben und Weiterleiten von Problemen an das Management, falls erforderlich

Qualitätsmanagement von Lieferanten

Die Sicherstellung der Lieferantenqualität ist ein Eckpfeiler der cGMP-Konformität, da die Leistung der Lieferanten einen enormen Einfluss auf die Produktqualität und -sicherheit haben kann. Letztendlich ist es wichtig zu erkennen, dass Ihre Qualitätsprozesse über Ihre eigenen Einrichtungen hinausgehen müssen, um die Qualität eingehender Materialien sicherzustellen und Produktrisiken zu vermeiden.

Software für das Lieferantenqualitätsmanagement innerhalb des QMS kann Ihnen dabei helfen, den Kreis bei Lieferantenproblemen zu schließen und die Lieferantenqualität proaktiv mit Tools wie den folgenden zu überwachen:

• Ein sicheres Lieferantenqualitätsportal für die Kommunikation mit Lieferanten und Vertragsherstellern
• Die Möglichkeit, Lieferantenkorrekturmaßnahmenanfragen (SCAR) zu dokumentieren und Maßnahmen bis zum Abschluss zu verfolgen
• Automatische Updates für Lieferanten bei Änderungen an Richtlinien, Qualitätsvereinbarungen oder Spezifikationen
• Lieferanten-Scorecards zur Bewertung und Verfolgung der Lieferantenleistung im Zeitverlauf
• Detaillierte Daten zu Eingangsprüfungen zur Identifizierung von Lieferanten mit hohem Risiko und der erforderlichen Maßnahmen sowie Warnmeldungen und Dokumentation bei Prüfergebnissen, die außerhalb der Spezifikation liegen (OOS).
• Umfassende Qualifizierungsprozesse und Checklisten basierend auf dem Komponenten- oder Produktrisiko
• Lieferanten-Auditverfolgung zur Überprüfung der Qualitätspraktiken der Lieferanten, einschließlich der Möglichkeit, Offline-Auditergebnisse in die Lieferantenakte hochzuladen

Reklamationsbearbeitung

Die Bearbeitung von Beschwerden ist ein wesentlicher Bestandteil der cGMP-Compliance, insbesondere im Zusammenhang mit unerwünschten Ereignissen. Je nach Größe Ihres Unternehmens kann die Bearbeitung von Beschwerden erhebliche Ressourcen für die Prüfung der Beschwerden erfordern.

Das QMS kann dazu beitragen, effiziente und effektive Reklamationsbearbeitung mit standardisierten Arbeitsabläufen, um Beschwerden automatisch durch jeden Schritt des Prozesses zu leiten, einschließlich:

• Aufnahme: Sammeln Sie alle relevanten Daten, die für die Untersuchung und Berichterstattung erforderlich sind.
• Bewertung: Bestimmen Sie mithilfe von Entscheidungsbäumen, ob die Beschwerde gültig und/oder meldepflichtig ist, um die Beschwerde entweder zur weiteren Untersuchung oder zur Schließung weiterzuleiten.
• Untersuchung: Leiten Sie Beschwerden, die die festgelegten Schweregrade erreichen, durch einen Untersuchungsworkflow und weisen Sie Aufgaben den verantwortlichen Personen zu.
• Reporting: Senden Sie alle erforderlichen Daten zu unerwünschten Ereignissen mithilfe der automatischen Berichterstellung.

Change Control

Die Einhaltung der cGMP-Anforderungen erfordert ein definiertes Änderungsmanagement für Produktionsabläufe sowie die Untersuchung aller Änderungen, die möglicherweise die Qualität beeinträchtigen könnten.

Ein starker Kontrolle ändern Der Prozess stellt sicher, dass alle an Medikamenten vorgenommenen Änderungen unter Risikoaspekten bewertet werden, um unbeabsichtigte Folgen für Patienten zu vermeiden. Nicht dokumentierte Änderungen können zu Compliance-Lücken führen. Hier kann QMS-Software mit Änderungskontrollsoftware helfen, die:

• Zentralisiert Änderungskontrollaktivitäten an einem Ort zur einfachen Nachverfolgung
• Erleichtert die Zusammenarbeit und Genehmigungen zwischen Fachexperten (SMEs)
• Ermöglicht Ihnen, Tools zur Risikobewertung in Änderungskontrollprozesse zu integrieren
• Integriert sich mit anderen Systemen wie ERP, PLM, CRM und LIMS für volle Transparenz
• Bietet zeitgestempelte Prüfpfade für eine vollständige Aufzeichnung des Änderungsverlaufs

Audits und Inspektionen

Angesichts der Vielzahl der Anforderungen, die Hersteller erfüllen müssen, ist ein strenges internes Auditprogramm ein wesentlicher Bestandteil der cGMP-Konformität. Interne Audits helfen, Lücken zu identifizieren und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. Gleichzeitig stellen sie sicher, dass das Unternehmen für FDA-Inspektionen bereit ist. Dies gilt sowohl für die Dokumentation als auch für die proaktive Erkennung möglicher Probleme bei externen Inspektionen.

Audit-Management-Software unterstützt Unternehmen bei der einfachen Planung und Durchführung interner Audits. So können sie sicher sein, dass sie die Compliance-Anforderungen erfüllen und für Besucher wie FDA-Inspektoren oder ISO-Auditoren bereit sind. Unternehmen können das QMS nutzen, um ihre Auditprozesse zu digitalisieren:

• Echtzeit-Dashboards zur Verfolgung offener Auditergebnisse
• Die Möglichkeit, Auditergebnisse nach Risiko zu kennzeichnen und in CAPA-Workflows zu integrieren
• Ein zentrales Repository für Auditpläne, Aufgaben, Ergebnisse und Berichte
• Automatisiertes Tracking von Aktionselementen, E-Mail-Benachrichtigungen und Eskalationen zur Minimierung der Audit-Zykluszeit
• Druckfertige Prüfberichte mit umfassenden Details, einschließlich der Möglichkeit, Dokumente, Fotos und Videobeweise anzuhängen
• Offline-Audit-Funktionen mit direkten Uploads, um die manuelle Dateneingabe zu vermeiden

Fazit

Die Einhaltung der cGMP ist der Eckpfeiler der Arzneimittelsicherheit und damit ein zentraler Schwerpunkt für Unternehmen und Aufsichtsbehörden, die für den Schutz der öffentlichen Gesundheit zuständig sind. Die Herausforderung für Hersteller besteht darin, sicherzustellen, dass ihr QMS sie bei der Erfüllung der Anforderungen unterstützt und gleichzeitig den manuellen Aufwand herkömmlicher Qualitätsprozesse reduziert.

Ein für regulierte Branchen entwickeltes QMS kann die Grundlage für die Einhaltung der cGMP-Vorschriften bilden und bietet einen geschlossenen, risikobasierten Ansatz zur Qualitätssicherung über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg. Darüber hinaus kann es den Qualitätsprozess selbst transformieren, manuelle Engpässe beseitigen und gleichzeitig den Zugriff auf die für kontinuierliche Verbesserungen erforderlichen Erkenntnisse erleichtern.

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Über den Autor

Stephanie Ojeda ist Leiterin des Produktmanagements für die Life-Science-Branche bei AssurX. Stephanie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in leitenden Funktionen der Qualitätssicherung in verschiedenen Branchen, darunter Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik, Lebensmittel und Getränke sowie Fertigung.